Referent:in für Organisations- und Gremienmanagement

Referent:in für Organisations- und Gremienmanagement

Befristet bis 01.08.2027

Die Bundesarbeitsgemeinschaft Freie Wohlfahrt (BAG) ist die gemeinsame Plattform von Caritas, Diakonie, Hilfswerk, Volkshilfe und Österreichischem Roten Kreuz zur Vertretung sozialpolitischer Anliegen. Schwerpunkte sind Pflege, Sozialhilfe, Armutsbekämpfung, Kinderbetreuung sowie Migration und Integration.

Ab Juli 2026 spielst du eine Schlüsselrolle im BAG-Vorsitzjahr des Österreichischen Roten Kreuzes. Du hältst die organisatorischen Fäden zusammen, steuerst Termine und Gremien und sorgst dafür, dass Sitzungen und Veranstaltungen reibungslos laufen. Als kommunikative Drehscheibe zwischen internen Fachbereichen, Präsidium und externen Partner:innen leistest du einen entscheidenden Beitrag zu einem erfolgreichen Vorsitzjahr.

Wir setzen uns für ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld ein und freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeden Geschlechts, Alters, kulturellen oder sozialen Hintergrunds, sexueller Identität sowie von Menschen mit Behinderungen.

Aufgabengebiet:

• Du übernimmst die administrative Koordination des BAG-Vorsitzjahres des Österreichischen Roten Kreuzes ab Juli 2026.
• Organisation, Terminmanagement sowie Vor- und Nachbereitung der monatlichen Vorstandssitzungen, der Klausur im Herbst 2026 und der Hauptversammlung 2027 gehören ebenso dazu (inkl. Einladungen, Abstimmungen, Raum- und Teilnehmermanagement sowie hybrider Formate).
• Als Schnittstelle arbeitest du eng mit internen Fachgruppen (Soziales, Migration, Pflege), der Bereichsleitung, dem Präsidium und externen BAG-Gremien zusammen.
• Die Planung und Unterstützung der fachlichen Arbeitsgruppen sowie der Vorsitzführung liegt in deiner Verantwortung, insbesondere in der Terminplanung, der Abstimmung von Arbeitsständen und bei gemeinsamen Aktivitäten.
• In laufender Abstimmung mit der Presse- und Kommunikationsabteilung koordinierst du Termine, Aussendungen und öffentlichkeitswirksame Maßnahmen.
• Protokollführung, Nachverfolgung von Beschlüssen und To-dos sowie die strukturierte Dokumentation relevanter Prozesse zählen zu deinen Aufgaben.
• Du pflegst interne Verteiler und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss sowie gut aufbereitete Arbeitsunterlagen.
• Die Vorbereitung von Unterlagen für Sitzungen, Veranstaltungen und externe Termine rundet dein Aufgabenprofil ab.
• Während des gesamten Vorsitzjahres stellst du einen reibungslosen organisatorischen Ablauf sicher.

Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische, organisatorische oder verwaltungsnahe Ausbildung (z. B. HAK, Studium FH/Uni mit Organisations-, Sozial- oder Verwaltungsbezug von Vorteil)
• Erfahrung oder Kenntnisse im Pflege- oder Sozialbereich von großem Vorteil
• Kenntnisse der sozial- und gesellschaftspolitischen Landschaft in Österreich (z. B. Wohlfahrtssystem, relevante Akteur:innen, Verbände, Stakeholder) von großem Vorteil
• Erfahrung in Projektkoordination, Veranstaltungsorganisation oder administrativer Unterstützung von Gremien von Vorteil
• Sehr gute organisatorische und strukturierende Fähigkeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Zusammenarbeitstools
• Sehr gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch sowie professioneller Umgang mit formeller Korrespondenz
• Hohe Organisations- und Koordinationskompetenz
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Freude an bereichsübergreifender Zusammenarbeit

Wir bieten:

• Abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit in einer der größten humanitären Organisationen in einem dynamischen Team
• Verantwortungsvolle Tätigkeit mit Sinn und Gestaltungsspielraum
• Teilzeitanstellung im Ausmaß von 20 Std./Woche, in Gleitzeit mit Möglichkeit für Home-Office
• Mindestbruttogehalt bei Vollzeit von monatlich EUR 2.804,90 eine Überzahlung ist je nach Vorerfahrung möglich
• Ausgezeichnete öffentliche Anbindung und zentrale Lage in 1040 Wien
• Vergünstigte Mittagsmenüs (vegan/vegetarisch/Fisch/Fleisch) und Gratiskaffee aus der hauseigenen Kantine
• Nachhaltig unterwegs: gestütztes Öffi-Ticket (monatlicher Zuschuss)
• Genieße eine bezahlte Pause - wir honorieren deine Erholung während der Arbeitszeit
• Der 24.12. und 31.12. sind bei uns bezahlte freie Tage - für mehr Zeit mit den Liebsten!

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Kontakt

Österreichisches Rotes Kreuz, Generalsekretariat
Wiedner Hauptstraße
1040 Wien

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