Assistenz der Forschungs- und Projektekoordination

Die Hochschule Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen Umfeld.

Die Forschungs- und Projektekoordination ist die zentrale Service- und Kontaktstelle für die Planung und Umsetzung von Projekten. Wir fungieren als Projektmanagement-Office und erste Ansprechstelle für Kooperationspartner*innen aus Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft zu Themen wie Forschungsförderung, Auftragsforschung, Wissens- und Technologietransfer sowie Third Mission.

Wir möchten unser engagiertes und kompetentes Team mit Ihrer Expertise ab sofort verstärken. (20 Wochenstunden, unbefristet)

Assistenz der Forschungs- und Projektekoordination

Ihr Aufgabenbereich

• Sie entlasten die Abteilungsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und behalten Fristen sowie laufende Aufgaben im Blick.
• Sie übernehmen die Termin- und Kalenderverwaltung sowie die Verwaltung des Postfachs der Abteilungsleitung.
• Sie übernehmen die klassischen Büroagenden: Korrespondenz (Deutsch/Englisch), Telefonbetreuung, Reiseorganisation und Erstellung von Dokumenten.
• Sie organisieren und begleiten Besprechungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf: Vorbereitung und Nachbereitung der Unterlagen, Protokollführung und Berichterstellung sowie Organisation von Räumen, Technik und Verpflegung.
• Sie gewährleisten eine strukturierte Administration und Ablage (digital und physisch) und fungieren als erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen.
• Sie agieren als enge Schnittstelle zum Vizerektorat Forschung und Entwicklung.

Ihr Profil

• Fundierte kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung im Office-Management und im Assistenzbereich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
• Perfekte Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse auf Niveau B2
• Organisationstalent, eigenständige Arbeitsweise, hohe Service- und Kund*innenorientierung, Diskretion
• Zielstrebigkeit, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit runden Ihr Profil ab
• Dienstort: Wien 10
• Beschäftigungsausmaß von 20 Wochenstunden
• Das Gehalt richtet sich nach dem Gehaltssystem der Hochschule Campus Wien und hängt von den facheinschlägigen Vordienstzeiten ab. Für diese Position ist ein Entgelt ab EUR 3.109,-- brutto monatlich vorgesehen (Vollzeitbasis, 39 Wochenstunden, bei 5 Jahren facheinschlägiger, anrechenbarer Berufserfahrung) - die Hochschule Campus Wien unterliegt keinem Kollektivvertrag.
• Dienstantritt: ab 1. September 2026

Unser Angebot

• Bei uns finden Sie ein stabiles und sicheres Arbeitsumfeld vor
• Es erwartet Sie ein kollegiales Team sowie ein spannendes Aufgabengebiet mit vielen Möglichkeiten sich einzubringen
• Optimale Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, sowie beste Erreichbarkeit mit Fahrrad oder Auto (Garagenplätze mit E-Ladestationen für E-Bikes und Autos, sowie Duschen vorhanden)
• Flexible Gestaltung der Arbeitszeiten inkl. Homeoffice-Möglichkeiten
• Sie erhalten Lebensmittelgutscheine, die Sie neben der Mensa am Campus auch in anderen Geschäften einlösen können
• Wir tragen zur Förderung Ihrer Gesundheit am Arbeitsplatz durch spezifische Angebote von Campus Vital bei (z.B. Gesunder Rücken, Entspannung im Alltag, Boxen,…)
• Die Hochschule Campus Wien ist als familienfreundliche Hochschule zertifiziert und setzt zahlreiche Maßnahmen zur Unterstützung von Mitarbeitenden und Studierenden mit Kindern bzw. Pflegeverpflichtungen um - z.B. Kinderbetreuung an der Hochschule in den Herbstferien

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht/Geschlechtsidentität, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Behinderung, sexueller Orientierung, Religion, Alter und Elternschaft/ Betreuungs- bzw. Pflegeverpflichtungen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über unser Online-Bewerbungsportal (inklusive Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit) bis 14.08.2026. Informationen zum Datenschutz finden Sie unter https://www.hcw.ac.at/datenschutzerklaerung