In der Serviceeinrichtung Forschungsservice kommt es zur Besetzung einer Stelle als:
Office Manager*in
(Referenznummer 192)
Beschäftigungsausmaß: 30 Wochenstunden
Dauer des Dienstverhältnisses: ab 01.12.2026 - unbefristet
Die BOKU University steht seit fast 150 Jahren für Forschung, Lehre und Nachhaltigkeit und zählt zu den führenden Universitäten Europas in diesem Bereich. Unsere Mission ist die Bewahrung, Entwicklung und der Schutz von Lebensraum und Lebensqualität, das Management natürlicher Ressourcen sowie die Sicherung von Ernährung und Gesundheit. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft!
Aufgaben
Administrative Tätigkeiten:
Allgemeine Assistenz des Forschungsservice-Leitungsteams
Allgemeine Bürotätigkeiten: Entgegennahme von Telefonaten, Bearbeitung der eingehenden Post, Ablage, Stundenlisten, Bearbeitung von Rechnungen, etc.
Erstellung und Aktualisierung von Protokollen, Berichten und Präsentationen
Wartung der Webseite und des internen Wissensmanagementsystems
Organisations- und Koordinationsaufgaben:
Planung und Koordination von Terminen, Besprechungen und Meetings
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung und Dokumentation
Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Klausuren und internen Events
Schnittstelle zu anderen Abteilungen und externen Partner*innen
Serviceorientierung:
Sicherstellung eines reibungslosen und professionellen Büroablaufs, u. a. Verwaltung von IT-Hardware, Büromaterialien und Büroinfrastruktur
Zentrale Anlaufstelle für organisatorische Anliegen
Empfang und Betreuung von Gästen
Erkennen von Verbesserungspotenzial und eigenständige Umsetzung im Büroalltag
Erwünschte Qualifikationen
Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise HAK- oder HTL-Matura bzw. vergleichbarer Schulabschluss oder vergleichbarer Lehrabschluss
Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder vergleichbaren Tätigkeiten von Vorteil
Organisationstalent und schnelle Auffassungsgabe
Strukturierte Arbeitsweise mit guten Zeitmanagement
Engagement, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
Teamfähigkeit, offene Kommunikation und Freude an der Arbeit in einem dynamischen Team
Sehr gute IT-Kenntnisse (MS Office, SAP, CMS); Kenntnisse in Mindmanager sind von Vorteil
Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team
Einen Arbeitsplatz an einem der schönsten Parks Wiens
Ein modernes Arbeitsumfeld mit einer attraktiven Gleitzeitregelung
Ein vielseitiges Fortbildungsangebot, betriebliche Gesundheitsförderung
Die Chance, Teil einer der besten Nachhaltigkeitsuniversitäten Europas zu sein
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS Office
- SAP
- CMS
Nice-To-Have Kenntnisse
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz
- Berufserfahrung im Bereich Office Management
- Mindmanager
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise HAK- oder HTL-Matura bzw. vergleichbarer Schulabschluss oder vergleichbarer Lehrabschluss
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- 30 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS Office
- SAP
- CMS
Nice-To-Have Kenntnisse
- Berufserfahrung im Bereich Assistenz
- Berufserfahrung im Bereich Office Management
- Mindmanager
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C1
- Englisch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene Ausbildung, vorzugsweise HAK- oder HTL-Matura bzw. vergleichbarer Schulabschluss oder vergleichbarer Lehrabschluss
Gehalt
Einstufung gem. Univ.-KV, Verwendungsgruppe: IIIa
Bruttomonatsgehalt: (abhängig von der anrechenbaren Vorerfahrung) mind.: € 2.069,40 (14 × jährlich, zusätzlich bieten wir ein attraktives Personalentwicklungsprogramm und umfassende Sozialleistungen)
Benefits
-
Aus- und Weiterbildung
-
Gesundheitsmaßnahmen
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Aus- und Weiterbildung
-
Gesundheitsmaßnahmen
Alle Infos zur Bewerbung
Referenznummer:
192
Bewerbungszeitraum:
Bis 26.10.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Wenn Sie sich in dieser Beschreibung wiederfinden und Teil unseres Teams werden möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Erscheinungstermin: 12.10.2026
Bewerbungsfrist: 26.10.2026
Die BOKU strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerberinnen, die gleich geeignet sind wie der bestgeeignete Mitbewerber, werden vorrangig aufgenommen, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.
Menschen mit Behinderung und entsprechender Qualifikationen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.
Motivationsschreiben
Lebenslauf
an das Personalmanagement, Referenznummer 192, der Universität für Bodenkultur, Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien. Bitte Referenznummer unbedingt anführen!
Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.
