Über ToolSense
ToolSense ist die führende Asset-Management-Lösung für die Facility-Management-Branche. Unsere Plattform hilft FM-Unternehmen, ihre Maschinen, Fahrzeuge und Reinigungsroboter an einem Ort zu verwalten und messbar Kosten zu senken. Seit 2017 aus Wien, heute über 200 Kunden in mehr als 30 Ländern, rund 65 Mitarbeiter und seit 2026 von GRO Capital unterstützt.
Deine Rolle & Aufgaben
Du bist die gute Seele des Wiener Office und die rechte Hand von CEO und Leadership Team. Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft, damit sich das Team auf Kunden und Wachstum konzentrieren kann.
Deine Aufgaben
- Executive Assistance: Kalender- und Terminmanagement für CEO und Leadership Team, Vorbereitung von Meetings, Board- und Investorenterminen, Korrespondenz und Unterlagen
- Reisen: Buchung und Organisation von Flügen, Zügen, Hotels und Mietwagen, inklusive Reisekostenabrechnung
- Office Management: Du sorgst für ein schönes, sauberes und funktionierendes Office: Koordination der Reinigungsfirma, Müll und Ordnung, Ansprechperson für Vermieter, Handwerker und Dienstleister
- Einkauf: Bestellung von Lebensmitteln, Getränken, Büromaterial und Ausstattung, Verwaltung von Lieferanten und Budgets
- Events & Kultur: Planung und Durchführung von Firmenevents wie Halloween, Weihnachtsfeier, Team-Offsites und All-Hands, Begrüßung von Gästen und Kunden im Office
- HR-Assistenz: Unterstützung bei Onboarding und Offboarding, Arbeitsverträgen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankenstandsverwaltung, Schnittstelle zu Lohnverrechnung und Finance
- Allgemeine Administration: Post, Ablage, Verträge, Versicherungen und alle Themen, die sonst liegen bleiben würden
- Sonstige operative Themen: Alles, was im Alltag eines wachsenden Unternehmens anfällt, z.B. IT-Equipment und Laptops für neue Kollegen bestellen, Schlüssel und Zutrittskarten verwalten, Kundenbesuche und Meetingräume vorbereiten, Merchandise und Messematerial organisieren, Firmenwagen und Parkplätze koordinieren, Geschenke für Kunden und Partner besorgen, Rechnungen sammeln und an Finance weiterleiten
Anforderungen
- Mehrjährige Erfahrung als Office Manager, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise im Startup- oder Scale-up-Umfeld
- Sehr gute Organisationsfähigkeit, du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick
- Hands-on-Mentalität: Du packst an, siehst selbst, was zu tun ist, und brauchst keine Checkliste
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sehr gutes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Google Workspace bzw. MS Office, Offenheit für AI-Tools
Angebot
- Eine zentrale Rolle mit direktem Draht zum CEO und viel Gestaltungsspielraum
- Ein internationales, ambitioniertes Team in einem wachsenden Tech-Unternehmen
- Modernes Office in 1070 Wien, gute öffentliche Anbindung
- Team-Events, Snacks und Getränke im Office und flache Hierarchien
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 7. Bezirk (Neubau)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Budgetverwaltung
- E-Mail-Management
Nice-To-Have Kenntnisse
- Reiseplanung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 7. Bezirk (Neubau)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminplanung
- Budgetverwaltung
- E-Mail-Management
Nice-To-Have Kenntnisse
- Reiseplanung
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 2.547 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Benefits
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Team-Events
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Gute Anbindung
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Getränke
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Team-Events
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Gute Anbindung
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Getränke
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungszeitraum:
Bis 04.11.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Ploy Trucker
Operations Manager
Bewerbung
Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Sätze, warum du die Richtige bzw. der Richtige für diese Rolle bist, an [E-Mail-Adresse]. Wir freuen uns auf dich!
