Office Koordinator*in

Wirtschaftsuniversität Wien

Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen, Verantwortung übernehmen und so die Rahmenbedingungen für Spitzenforschung und -lehre schaffen? Bei uns finden Sie das Umfeld, in dem Sie Ihr Potenzial entfalten können. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Department of Business Analytics and Decision Sciences
Teilzeit, 30 Stunden/Woche
Ab 01.07.2026 befristet für die Dauer von 1 Jahr

Sie möchten den Aufbau eines neuen Departments aktiv mitgestalten und sorgen mit Ihrem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft? Sie arbeiten eigenständig, behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und sind gerne zentrale Ansprechperson? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Was Sie erwartet

• Back-Office koordinieren: Sie übernehmen eigenständig organisatorische und administrative Aufgaben und sorgen dafür, dass die Abläufe im Department effizient funktionieren.
• Wissenschaft unterstützen: Sie betreuen Professor*innen und wissenschaftliche Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag (z.B. Terminmanagement, Korrespondenz, Reiseorganisation, organisatorische Unterstützung).
• Lehre organisieren: Sie wirken bei der Planung und Organisation des Studienbetriebs mit (Lehrveranstaltungen, Prüfungen, Raumplanung, Aussendungen).
• Projekte und Budget im Blick behalten: Sie unterstützen bei der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie beim Budgetmonitoring, Bestellungen und Abrechnungen.
• Digitale Administration und Workflows: Sie unterstützen digitale Büroabläufe, pflegen Unterlagen, bereiten Daten für Berichte auf, koordinieren mit den IT-Services und helfen Kolleg*innen bei technischen Anliegen.
• Kommunikation: Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Department, Studierenden, internen Dienstleistungseinrichtungen und externen Partner*innen in einem internationalen Umfeld.
• Events koordinieren und durchführen: Sie organisieren Meetings, Workshops, Seminare und Konferenzen mit nationalen und internationalen Teilnehmer*innen.
• Strukturen mitgestalten: Sie bringen sich aktiv in den Aufbau und die Weiterentwicklung von Prozessen in einem neu entstehenden Department ein.
• Tagesgeschäft: Sie kümmern sich gemeinsam mit dem Team um alle anfallenden organisatorischen Aufgaben im Office (z. B. Gästeempfang, Website-Inhalte, Infrastrukturthemen etc.).

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen über einen Maturaabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Einschlägige Berufserfahrung: Sie bringen mehrjährige einschlägige administrative Berufserfahrung mit. Erfahrung im universitären Umfeld von Vorteil.
• Sprachkenntnisse: Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Arbeitsweise & Organisation: Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und behalten auch bei mehreren Aufgaben den Überblick.
• Persönliche Kompetenzen: Sie sind kommunikativ, serviceorientiert, flexibel und treten freundlich und professionell auf. Sie haben Interesse daran, sich aktiv neue relevante Fähigkeiten anzueignen und bestehende Kenntnisse kontinuierlich zu pflegen und zu erweitern.
• Teamplayer*in: Sie arbeiten gerne kollegial im Team.
• IT-Kenntnisse: Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office). Gute Kenntnisse in bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung in digitale Tools (z.B. Lehrverwaltungstools wie Canvas, Sharepoint, Power BI, Typo3)

Was wir Ihnen bieten

• 6 Wochen Urlaub/Erholungszeit
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Gleitzeit
• Mobiles Arbeiten
• Vielfältiges Angebot an Weiterbildung
• Zahlreiche Benefits, von Betriebsarzt über Sportangebote und Essenszuschuss bis hin zu vielfältigen Mitarbeitenden-Rabatten
• Sinnstiftende Arbeit, in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Arbeitsklima
• Architektonisch herausragender, moderner Campus mitten in Wien
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden
• Sehr gute öffentliche Erreichbarkeit

Neugierig geworden? Mehr darüber was die WU als Arbeitgeberin besonders macht, erfahren Sie unter www.wu.ac.at/benefits.

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 2.245,13 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 13.05.2026 (Kennzahl: 2753).
Wir freuen uns auf Sie!

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