Team- & Office Assistant (m/w/d)

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umdasch Store Makers Management GmbH

Vollzeit
ab 3.000 € monatlich
Berufserfahrung
Wien
Über das Unternehmen
501+ Mitarbeiter*innen
Amstetten

Team- & Office Assistant (m/w/d)

Seidlgasse 32, Wien, Österreich | Vollzeit

Unternehmensbeschreibung

Wir sind umdasch Emax - ein Tochterunternehmen der umdasch The Store Makers.
Ein Innenausbauunternehmen für Retail, Gastro und Hospitality. Unser Anspruch: Projekte verlässlich, wirtschaftlich und in hoher Qualität liefern - mit klaren Prozessen, starken Partnern und einem Baustellenteam, das zusammenhält.

Für unseren Standort in Wien suchen wir eine organisierte, serviceorientierte Persönlichkeit als Team- & Office Assistant (m/w/d). Eine Rolle für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, den Überblick behalten und Freude daran haben, ein Team im Hintergrund erfolgreich zu machen.

Deine Mission

Du sorgst dafür, dass unser Wiener Office läuft, Termine organisiert sind und nichts untergeht. Als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Partner hältst du unserem Team den Rücken frei, koordinierst Abläufe und schaffst Struktur im Tagesgeschäft.

Mit deiner Verlässlichkeit, deinem Organisationstalent und deiner Hands-on-Mentalität trägst du maßgeblich zu einem professionellen und angenehmen Arbeitsumfeld bei.

Stellenbeschreibung

Deine Aufgaben

Organisation und Koordination des laufenden Office-Betriebs
Empfang und Betreuung von Gästen sowie erste Ansprechperson am Standort
Planung und Organisation von Terminen, Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
Bearbeitung allgemeiner Anfragen per Telefon und E-Mail
Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Bestellungen und Rechnungsabläufen
Pflege von Dokumentationen, Ablagen, Vorlagen und Kontaktlisten
Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und organisatorischen Unterlagen
Unterstützung der Geschäftsführung und der Teams im Tagesgeschäft
Organisation von internen Veranstaltungen, Team-Events und Besprechungen
Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und organisatorischen Themen

Qualifikationen

Was du mitbringen sollst

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in Office Management, Teamassistenz, Administration oder einer vergleichbaren Rolle
Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise mit Blick fürs Detail
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint)
Hohe Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse

Zusätzliche Informationen

Was wir dir bieten

Freue dich auf eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung und engem Austausch mit unterschiedlichsten Unternehmensbereichen:

Vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Selbstständigkeit
Ein wertschätzendes und kollegiales Team
Moderne Arbeitsumgebung am Standort Wien
Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Führungskräften
Sicherer Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Familienunternehmen mit internationalem Hintergrund
Raum für Eigeninitiative und aktive Mitgestaltung

Unser Angebot auf Vollzeitbasis beinhaltet ein Bruttomonatsgehalt ab 3.000,00 EUR. Je nach Qualifikation und relevanter Berufserfahrung ist eine Überzahlung selbstverständlich.

Neugierig geworden?

Bei Fragen ist Isabella Steinmayr gerne für dich da: +43 7472 69000 1629.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unser Karriereportal.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit nutzen wir im Text überwiegend die männliche Form. Selbstverständlich sind damit Personen jeden Geschlechts (m/w/d) gleichermaßen gemeint.