Wir sind ein innovatives Projektmanagement- und Kommunikations-Unternehmen mit aktuell 17 Mitarbeiter*innen aus unterschiedlichen fachlichen Ecken mit lebendigem Teamgeist.
Wir bieten - von der Projektidee bis zur erfolgreichen Umsetzung - nachhaltiges Projektmanagement aus einer Hand, mit inhaltlichem Fokus auf ökologische, soziale und wirtschaftliche Nachhaltigkeit. Inhaltliche Schwerpunkte sind u. a. in den Bereichen nachhaltige Stadtentwicklung, Erneuerbare Energien, Wasser und Gewässer, Umwelt- und Klimaschutz, Klimawandelanpassung/Stadtbegrünung, Abfall und Ressourcenmanagement.
Für unser Team im Stadtteilmanagement Seestadt aspern suchen wir ab sofort eine*n Office Manager*in (m/w/d).
Deine Aufgaben
- Projektabrechnung: fristgerechte quartalsweise Abrechnung lt. vertraglichen Vorgaben; Aufbereitung sämtlicher Unterlagen in Abstimmung mit dem Projektteam – inhaltlicher Quartalsbericht, Stundenlisten, Sachkostenbelege, Arbeitsstatistik etc.
- Laufendes Office Management: Betreuung allg. Anfragen, Bestellwesen, Instandhaltung etc. im Stadtteilmanagement-Büro (STM-Büro) für ein engagiertes Team, das sich vor Ort um die Anliegen der Bewohner*innen im Grätzl kümmert und Aktionen und Veranstaltungen umsetzt.
- Belegwesen: Eingangsrechnungen prüfen, digital erfassen, ablegen und begleichen; Kassabuch führen; Belege monatlich für Steuerberatung aufbereiten (keine Kontierung/Buchung)
- Schnittstellenfunktion: Ansprechperson für Steuerberatung, IT-Betreuer, Projektpartner*innen, Auftraggeber*innen und teamintern bei administrativen Fragestellungen
- Übernahme von Beratungsdiensten während der Öffnungszeiten des STM-Büros (in Abstimmung mit dem Team): Beantwortung von Anfragen persönlich, telefonisch und per Mail; erste Anlaufstelle für Bewohner*innen; Verleih Grätzlräder (Ausgabe/Rücknahme)
- Verwaltung Nachbarschaftsräume und Grätzlräder: Buchungs- und Vertragsmanagement, erste Ansprechperson bei Fragen rund um Schäden/Instandhaltung
- Betreuung Tauschregal: regelmäßiges Sichten und Aussortieren der Gegenstände, Entsorgung von kaputten, verschmutzten und nicht geeigneten Gegenständen
- Pflege Kontaktverteiler: neue Kontakte ergänzen/recherchieren, vorhandene Verteiler abgleichen/zusammenführen in Abstimmung mit dem Team
- Pflege Veranstaltungskalender: eingetragene Veranstaltungsdetails prüfen, ggf. fehlende Daten nachfassen/recherchieren, Veranstaltungen freischalten
- Organisatorische Unterstützung bei Umsetzung von Veranstaltungen in Abstimmung mit dem Team (z. B. Anmeldemanagement, Auf-/Abbau etc.)
Was bringst du mit?
- Berufserfahrung im Bereich Office Management
- Genauigkeit, Zahlenaffinität, logisches und lösungsorientiertes Denken, Zuverlässigkeit
- effiziente und eigenständige Arbeitsweise, Organisationstalent
- Serviceorientierung und Kommunikationsstärke gegenüber Kund*innen/Partner*innen sowie entsprechende Kontaktfreude
- Routine im Umgang mit Microsoft 365 (insbesondere Microsoft Excel)
- Grundkenntnisse im Bereich Rechnungswesen (ausschließlich vorbereitende Tätigkeiten, Funktion als Schnittstelle zur Steuerberatung)
- hohe Belastbarkeit, Durchhaltevermögen, Stressresistenz
- schnelle Auffassungsgabe und Bereitschaft Wissen und Fähigkeiten auch durch Weiterbildungsangebote auszubauen
- Freude an der Arbeit mit Zahlen und am Umgang mit Menschen und an der Zusammenarbeit in einem bunten, dynamischen Team
Was bieten wir dir?
- einen verantwortungsvollen, abwechslungsreichen Arbeitsbereich
- offene Firmenkultur, flache Hierarchien
- unbefristetes, langfristiges Dienstverhältnis im Ausmaß von 18 Wochenstunden (mind. 3 Tage vor Ort)
- moderne flexible Rahmenbedingungen (Gleitzeit unter Beachtung der Öffnungszeiten des STM-Büros und der nötigen Bürobesetzung vor Ort, nach Abstimmung auch tlw. Möglichkeit zum Homeoffice, Zeitausgleich)
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 18 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Office Management
- Zahlenaffinität
- Microsoft Excel
- MS Office
- Buchhaltungsvorbereitung
- Rechnungslegung
- Bestellwesen
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 18 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- Office Management
- Zahlenaffinität
- Microsoft Excel
- MS Office
- Buchhaltungsvorbereitung
- Rechnungslegung
- Bestellwesen
Gehalt
Das monatliche Bruttogehalt (14x) beträgt auf Basis Vollzeitbeschäftigung (38,5h) € 3.453,80 (Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation Wien, Verwendungsgruppe 3, 12 Verwendungsgruppenjahre).
Überstunden
Anfallende Überstunden werden in Form von Zeitausgleich abgegolten.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Referenzen
Ansprechperson
Regina Arnberger
Wir l(i)eben Chancengleichheit und Vielfalt und freuen uns, dich kennenzulernen. Bitte übermittle uns deine Bewerbung mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und ggf. Referenzen und nenne uns bitte auch dein frühestmögliches Eintrittsdatum.
