Für jemanden, der Organisation, technisches Verständnis und KI-gestütztes Arbeiten als eine Kompetenz denkt — nicht als drei getrennte Fähigkeiten.
KONTEXT
Ein etabliertes technisches Ingenieurbüro im Anlagenbau baut einen neuen Engineering-Standort in Wien auf. Gesucht wird keine klassische Assistenz, die abarbeitet — sondern eine Person, die den operativen Betrieb eigenständig strukturiert, den Executive Director spürbar entlastet und mit KI-Tools schneller ist als drei Leute per Hand.
AUFGABEN
Büroorganisation und eigenständige Ablaufkoordination
Termin- und Aufgabensteuerung des Executive Director
Tägliches Briefing am Tagesrand — was am Folgetag fällig ist
Nachverfolgung offener Punkte und Maßnahmen bis zur Erledigung
Unterstützung bei Angeboten und Kalkulationsunterlagen
Strukturierung von Projekt- und Organisationsdokumenten
Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Lieferanten
Aufbau und Pflege KI-gestützter Abläufe im Standort-Alltag
IHR PROFIL — OHNE DIESE PUNKTE IST EINE BEWERBUNG NICHT SINNVOLL
Mindestens 5 Jahre Office Management, Operations oder technische Projektassistenz, davon eigenverantwortlich
Nachweisbare Praxis mit KI-Tools im Arbeitsalltag — nicht „schon mal ausprobiert“, sondern regelmäßig im Einsatz
Erfahrung in einem technischen Umfeld — Anlagenbau, Industrie oder Engineering-Dienstleistung
Outlook, Excel und Word sicher; Zahlen und Fachbegriffe sind kein Hindernis
Klare, sachliche Kommunikation auf allen Ebenen; verlässlich, diskret, belastbar
Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise. Die Stelle wird nicht angeleitet.
DAS UMFELD
Aufbauphase — Strukturen und Abläufe werden gemeinsam entwickelt
Kein Großkonzern: direkter Einfluss, kurze Wege, Mitgestaltung von Tag eins
Direktreporting an den Executive Director
KI-Werkzeuge und aktuelle Hardware als Standard
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstorte
- Wien
- Schwechat
Erforderliche Kenntnisse
- KI-Tools
- Outlook
- Excel
- Word
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstorte
- Wien
- Schwechat
Erforderliche Kenntnisse
- KI-Tools
- Outlook
- Excel
- Word
Gehalt
Ab EUR 65.000 Jahresbrutto — Überzahlung bei entsprechender Qualifikation ausdrücklich vorgesehen
§ 9 Abs. 2 GlBG: Das tatsächliche Gehalt orientiert sich an Qualifikation und Erfahrung. Überzahlung ist ausdrücklich vorgesehen.
ARBEITSZEIT Vollzeit — Teilzeit nur auf Anfrage
STANDORT Wien / Schwechat — Concorde Business Park
ARBEITGEBER Technisches Ingenieurbüro (Anlagenbau) — Name im persönlichen Gespräch
BEWERBUNG
Bewerbung über karriere.at. Bitte im Anschreiben angeben:
Beschreiben Sie in 3–4 Sätzen eine konkrete Aufgabe, die Sie mit einem KI-Tool schneller oder besser gelöst haben als vorher — und wie.
Bewerbungen ohne diese Angaben werden nicht bearbeitet.
