Senior Assistenz & Office Lead (m/w/d)

ÜBER DIE KUNST, DAS RISIKO ZUM ERFOLG ZU NUTZEN.

Senior Assistenz & Office Lead (m/w/d)

Vollzeit | Operatives Back Office, Teamkoordination & Unterstützung der Abteilungsleitung

Wir sind ein etabliertes, international tätiges Beratungsunternehmen im Bereich Risikomanagement mit Sitz im Herzen von Wien. Unsere Schwerpunkte liegen in der technischen Risikoanalyse, Wertermittlung und im Schadenmanagement.

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit, die über klassische Assistenz hinaus das Back Office aktiv koordiniert und Verantwortung für effiziente und reibungslose Abläufe übernimmt.

Ihre Aufgaben

Operatives Back Office & Administration

• Eigenständige Abwicklung zentraler Back-Office-Prozesse - von Auftragseingang bis hin zur Rechnungserstellung
• Gewährleistung einer strukturierten und termingerechten Umsetzung im Tagesgeschäft
• Operative Nachverfolgung von Projekten sowie Steuerung eingehender Aufgaben inkl. zentraler E-Mail-Postfächer
• Pflege und Weiterentwicklung von Datenstrukturen sowie Sicherstellung hoher Datenqualität
• Erste Ansprechperson für Kund:innen sowie eigenständige Bearbeitung und Koordination eingehender Anfragen

Assistenz der Abteilungsleitung

• Vorausschauende Organisation und Koordination von Terminen, Themen und Abläufen
• Inhaltliche Vor- und Aufbereitung von Unterlagen sowie Erstellung von Auswertungen (insbesondere in Excel)
• Selbstständiges Nachhalten von offenen Punkten, Fristen und Rückmeldungen
• Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben (z.B. Reisekostenabrechnungen) sowie Identifikation von Verbesserungs- und Entlastungspotenzialen

Office Management & Teamkoordination

• Fachliche Koordination eines kleinen Back-Office-Teams (1-2 Mitarbeitende)
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie Weiterentwicklung von Standards und Prozessen im Back Office
• Zentrale Ansprechperson für organisatorische und operative Fragestellungen im Team

Ihr Profil

• Mehrjährige, fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle im operativen Back Office bzw. in der Assistenz mit hoher Eigenständigkeit und Verlässlichkeit in der Organisation und Abwicklung von Back-Office-Abläufen
• Selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten klar zu setzen, den Überblick zu behalten und stabile Abläufe sicherzustellen
• Erfahrung in der Aufbereitung von Unterlagen und Auswertungen (insbesondere Excel)
• Praxis in der Koordination von Abläufen oder kleineren Teams sowie Freude daran, Struktur und Verbindlichkeit zu schaffen
• Klare, professionelle Kommunikation sowie sicheres Auftreten
• Hands-on-Mentalität kombiniert mit einem hohen Qualitätsanspruch und Diskretion

Unser Angebot

• Verantwortungsvolle und langfristig angelegte Position in einem etablierten, stabilen Unternehmensumfeld
• Eigenständiger Aufgabenbereich mit hoher Selbstorganisation und klar definierten Zuständigkeiten
• Enge Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung sowie kurze Entscheidungswege
• Planbares Arbeitsumfeld mit klaren Strukturen und verlässlichen Abläufen
• Strukturierte Einschulung und ein gut organisiertes, wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, Abläufe im Back Office aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Moderne Büroräumlichkeiten in zentraler Lage in Wien
• Flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen klarer Strukturen

Für diese Position gilt ein monatliches Bruttogehalt von mindestens EUR 3.067,03 auf Vollzeitbasis, mit der Bereitschaft zur marktkonformen Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns sehr auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit dem Vermerk „Assistenz & Office Lead" an:

Frau Birgit Huber, BA
smart bewerben

Risk Consult Sicherheits- und Risiko-Managementberatung Gesellschaft m.b.H., Deutschmeisterplatz 4, 1010 Wien