Executive Assistant (m/w/d)

Executive Assistant (m/w/d)

Du hast große Pläne. Wir großartige Chancen.

In dieser Schlüsselposition unterstützt du das C-Level Management auf höchstem Niveau und sind gleichzeitig das organisatorische Herzstück unseres Büros. Du verbindest exzellente Assistenzarbeit mit operativem Office Management und sorgst dafür, dass sowohl das Management als auch der Büroalltag reibungslos funktionieren. Als erste Anlaufstelle am Empfang repräsentierst du unser Unternehmen professionell nach innen und außen.

Deine Aufgaben

• Empfang & First Point of Contact, wie professioneller Empfang von Gästen, Annahme, Verwaltung und Weiterleitung von Poststücken sowie Sicherstellung eines repräsentativen Erscheinungsbildes des Empfangsbereichs
• Proaktive, vorausschauende Unterstützung des C‑Level im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
• Selbstständiges Kalender‑, Termin‑ und E‑Mail‑Management sowie Priorisierung von Themen
• Planung, Organisation und Nachbereitung von Aufsichtsratssitzungen (inkl. Agenda‑Erstellung, Unterlagenmanagement, Abstimmung mit Stakeholdern, Protokollführung)
• Organisation und Koordination von Meetings, Reisen, Workshops und internen Veranstaltungen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen und Kommunikationsunterlagen
• Präzise und verlässliche Dokumentenverwaltung, einschließlich vertraulicher Informationen
• Koordination bereichsübergreifender Abstimmungen und Follow‑Ups
• Unterstützung in administrativen Projektaufgaben und Prozessoptimierungen
• Ansprechperson für interne Abteilungen und externe Partner*innen

Dein Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Position
• Sehr strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
• Hohe Verlässlichkeit, Diskretion und professionelle Kommunikation
• Erfahrung in der Organisation von Management‑ und idealerweise Aufsichtsgremien‑Terminen
• Erfahrung in internationalem Umfeld
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu steuern und Prioritäten klar zu setzen
• Organisationstalent mit Blick fürs Detail und hoher Serviceorientierung

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle als Direct-Report zum C-Level
• Modernes Arbeitsumfeld in Wien
• Gestaltungsfreiraum in administrativen Prozessen und Raum für eigene Ideen
• Flexible Arbeitszeiten und attraktive Benefits
• Ein wertschätzendes, kollegiales und internationales Umfeld

Für diese Position bieten wir dir ein Mindestbruttogehalt ab EUR 3.500,- pro Monat auf Vollzeit-Basis (38,5 Wochenstunden). Das tatsächliche Gehalt richtet sich selbstverständlich nach deiner Erfahrung und Expertise.

Weitere Informationen über deinen potenziellen neuen Arbeitgeber findest du unter www.neuroth.com.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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