Nachricht an die Hiring Manager*in: So erreichst du mehr als nur das Recruiting-Postfach
Wie oft verschwinden Bewerbungen im digitalen Nirgendwo – anonym eingereicht, ohne dass sie je die richtige Person liest? Genau hier kann deine Nachricht an die Hiring Manager*in ansetzen: persönlich, gezielt und wirkungsvoll.
Gerade auf einem Arbeitsmarkt, wo der Wettbewerb um qualifizierte Positionen zunimmt, kann dieser kleine Schritt einen großen Unterschied machen.
👉 In diesem Artikel zeigen wir dir daher:
- Wann eine Nachricht an die Hiring Manager*in sinnvoll ist und wann nicht
- Wie du herausfindest, wer zuständig ist
- Was du schreiben solltest – inklusive Vorlagen und Muster
- Welche Kanäle du nutzen kannst
- Was du nach dem Absenden tun kannst
Wann lohnt sich eine Nachricht an die Hiring Manager*in? #
Nicht immer ist die klassische Bewerbung der beste Weg. In bestimmten Situationen verschafft dir eine direkte Nachricht an die verantwortliche Ansprechperson, wie die Hiring Manager*ins (zu Deutsch: der oder die Personalverantwortliche), entscheidende Vorteile.
Wann sinnvoll – wann besser nicht? #
| ✅ Direkte Nachricht sinnvoll bei … | ❌ Besser verzichten, wenn … |
| Du planst eine Initiativbewerbung | Im Inserat steht „Bitte ausschließlich über unser Onlineportal“ |
| Du hast die Ansprechpartner*in auf einem Event kennengelernt | Keine Person auffindbar und nur vage Vermutungen möglich |
| Du bekommst eine persönliche Empfehlung aus deinem Netzwerk | Das Unternehmen ist für strenge, zentrale Prozesse bekannt |
| Die Stelle ist seit vielen Wochen ausgeschrieben | Die Anzeige enthält bereits klare Kontaktdaten einer Recruitingstelle |
| Dein Profil passt nicht ganz, aber du siehst deinen Mehrwert für das Team | Die Firma verweist auf Bewerbung nur über Personalagentur |
💡 Tipp: Bitte denk daran, dass nicht jede Stelle diese Initiative erfordert, aber wenn du glaubst, dass du etwas Wertvolles beitragen kannst, ist eine persönliche Nachricht oft der beste Weg, das sichtbar zu machen.
Wie du die richtige Ansprechperson findest #
Eine Nachricht bringt nur dann etwas, wenn sie auch bei der richtigen Person landet. In vielen Fällen ist die „Hiring Manager*in“ nicht direkt in der Stellenanzeige genannt, aber mit ein wenig Recherche findest du trotzdem heraus, wer für die Position zuständig sein könnte.
So gehst du am besten vor:
- Stellenanzeige auf karriere.at genau lesen: Manchmal verstecken sich Hinweise im Fließtext, insbesondere der Name im Unternehmensabschnitt („Das Marketing-Team unter Leitung von Lisa Berger …“)
- Netzwerkplattformen nutzen: Suche dort gezielt nach Jobtitel + Unternehmensname (zum Beispiel „Leitung Vertrieb bei [Unternehmensname]“). Dort findest du oft direkte Führungskräfte.
- Karriereseite oder Impressum prüfen: Manche Unternehmen stellen ihr HR-Team oder ihre Führungskräfte auf der Website vor. Gerade bei KMUs in Österreich ist das üblich.
- Persönliches Netzwerk einsetzen: Frage Kolleg*innen, Alumni oder andere Kontakte, ob sie dir eine Ansprechperson empfehlen können.
👉 Der Aufbau eines persönlichen Netzwerkes kann dir hier eine große Hilfe sein. Wenn du wissen willst, wie du Netzwerken lernen kannst, dann schaue dir gern diesen Artikel dazu an:
Netzwerken lernen: 7 Schritte für deinen beruflichen Erfolg
Du möchtest beruflich weiterkommen, aber nicht ständig Bewerbungen schreiben? Dann solltest du Netzwerken nicht dem Zufall überlassen. Ein starkes berufliches Netzwerk kann dir Türen öffnen, von denen du heute noch nichts weißt, sei es für neue Jobs, spannende Projekte oder einfach frischen Input aus deiner Branche.
Vorsicht bei Mutmaßungen #
💡 Tipp
Auch wenn du dir nicht 100 Prozent sicher bist: Lieber gezielt und respektvoll schreiben als gar nicht in Kontakt treten. Eine neutrale, aber konkrete Ansprache wirkt professioneller als ein „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Wenn du keine zuverlässige Quelle findest, formuliere deine Nachricht lieber neutral, etwa an „die verantwortliche Führungskraft im Bereich XY“.
Beispiel für eine Recherche-Anwendung: #
Du bewirbst dich als Sales Consultant in einem steirischen Familienbetrieb. Du hast über deine Recherchen unter dem Firmennamen eine Person mit dem Titel „Leitung Vertrieb“ gefunden. In einer Stellenanzeige wird zudem das Vertriebsteam erwähnt.
👉 Ergebnis: Hohe Wahrscheinlichkeit, dass genau diese Person deine Nachricht lesen wird.
So schreibst du eine überzeugende Nachricht an die Hiring Manager*in #
Jetzt wirds konkret: Was gehört in deine Nachricht an die Hiring Manager*in und was nicht? Ziel ist es, Interesse zu wecken, deinen Mehrwert sichtbar zu machen und einen sympathischen, professionellen Eindruck zu hinterlassen. Alles in maximal 150 bis 200 Wörtern.
Die Grundstruktur deiner Nachricht: #
| Inhalt | |
| Betreffzeile | Klare Positionierung + Bezug zur Stelle (z. B. „Bewerbung: Sales Consultant mit Branchenerfahrung“) |
| Anrede | Persönlich, korrekt recherchiert (z. B. „Sehr geehrte Frau Berger“) |
| Einstieg | Woher du die Stelle kennst, warum du dich meldest |
| Hauptteil | Deine Qualifikation & konkreter Mehrwert für das Unternehmen |
| Verbindung zum Unternehmen | Bezug auf Projekte, Werte, Strategie etc. |
| Call-to-Action | Gesprächswunsch oder Verweis auf Bewerbung |
| Grußformel | Freundlich, inkl. Kontaktinfo |
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Nachricht an die Hiring Manager*in: Muster und Vorlage #
📌 Hinweis
Nutze keinen Copy-and-paste-Text. Passe deine Nachricht immer an, denn individuelle Details machen den Unterschied.
Hier erhältst du eine konkrete Vorlage oder Muster einer Nachricht an eine Hiring Manager*in.
Betreff: Bewerbung als Sales Consultant – Branchenerfahrung & Netzwerkqualitäten
Sehr geehrte Frau Berger,
Ihr Unternehmen verfolgt im Vertrieb eine klare Linie – partnerschaftlich, nachhaltig, strategisch. Genau das ist auch mein Ansatz in der Kund*innenarbeit. Mit über fünf Jahren Erfahrung im B2B-Vertrieb und einem aktiven Netzwerk in der DACH-Region bin ich überzeugt, Ihr Team gezielt beim Ausbau langfristiger Kundenbeziehungen unterstützen zu können.
Besonders angesprochen hat mich Ihre Aussage zur systematischen Vertriebsentwicklung im Interview mit der Wirtschaftszeitung. Der dort beschriebene Ansatz zur Kundenbindung deckt sich stark mit meinem aktuellen Projekt: einer datenbasierten Retention-Kampagne im Industriebereich.
Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen sende ich Ihnen im Anhang mit. Gern zeige ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich meine Fähigkeiten konkret in Ihre Ziele einbringen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Julia Reiter
Tel.: 0664 1234567
[weitere Kontaktmöglichkeiten]
Dein perfektes Bewerbungsschreiben: Muster, Aufbau & Beispiele
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Die 5 häufigsten Fehler bei der Nachricht an die Hiring Manager*in #
Auch eine gut gemeinte Nachricht kann schnell verpuffen, wenn sie unklar, zu lang oder unpersönlich ist. Hier findest du typische Stolperfallen und wie du es besser machst.
| ❌ Warum problematisch | ✅ Besser so | |
| Unpersönliche Anrede | Zeigt fehlende Recherche, wirkt beliebig | Recherchiere den Namen |
| Generische Inhalte | Klingt wie Massenmail, erzeugt kein Interesse | Zeige konkreten Bezug zur Stelle oder zum Unternehmen |
| Übertriebene Selbstdarstellung | Wirkt arrogant oder unglaubwürdig | Zeige Fakten, Erfolge und Motivation, nicht nur Selbstlob |
| Zu langer Text ohne Fokus | Personaler*innen haben wenig Zeit | Max. 150–200 Wörter, klar strukturiert und auf den Punkt gebracht |
| Rechtschreibfehler | Vermittelt Nachlässigkeit oder fehlende Professionalität | Lass Korrektur lesen oder nutze Tools zur Prüfung |
Follow-up: Was tun, wenn keine Antwort kommt? #
Du hast deine Nachricht geschickt und es kommt … nichts zurück? Das ist vollkommen normal. Viele Hiring Manager*innen haben volle Terminkalender oder koordinieren mit anderen Abteilungen. Wichtig ist jetzt: dranbleiben, aber mit Fingerspitzengefühl.
Wann nachfassen? #
- Zeitpunkt: 5 bis 7 Werktage nach dem Versand der Nachricht
- Ton: Freundlich, verbindlich, professionell
- Inhalt: Kurz, höflich, mit Verweis auf die ursprüngliche Nachricht
Beispiel für ein Follow-up #
Betreff: Follow-up zur Bewerbung als Sales Consultant
Sehr geehrte Frau Berger,
ich hatte mich letzte Woche mit einer Nachricht zur ausgeschriebenen Position als Sales Consultant bei Ihnen gemeldet. Da ich bisher keine Rückmeldung erhalten habe, wollte ich freundlich nachfragen, ob meine Bewerbung Ihr Interesse geweckt hat.
Ich freue mich sehr über ein kurzes Feedback und natürlich über die Möglichkeit, mich persönlich vorzustellen.
Mit freundlichen Grüßen
Julia Reiter
❗Wichtige Hinweise: #
- Ein Follow-up ist kein Drängeln, sondern ein Zeichen von echtem Interesse.
- Mehr als zwei Nachrichten ohne Reaktion sind in der Regel nicht zielführend.
- Nutze die Gelegenheit, dein Interesse nochmals zu bekräftigen, aber bleib immer respektvoll.
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Fazit: Deine Chance, gesehen zu werden #
Ob Initiativbewerbung,
starke Konkurrenz oder schlicht der Wunsch, nicht in der Masse
unterzugehen, eine direkte an den Hiring Manager kann der Türöffner zu
deinem nächsten Job sein. Was es dafür benötigt, hast du jetzt in der
Hand:
✅ Du weißt, wann eine Nachricht sinnvoll ist und wann nicht
✅ Du kannst die richtige Ansprechperson finden und zielgerichtet anschreiben
✅ Du kennst den Aufbau einer überzeugenden Nachricht und vermeidest typische Fehler
✅ Du weißt, wie du dranbleibst, ohne aufdringlich zu wirken
👉 Du bist dir nicht sicher, ob deine Nachricht allein reicht? Dann schau dir auch unseren Artikel zur Online-Bewerbung an, dort findest du alles rund um Lebenslauf, Motivationsschreiben und Co.
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