Tools für Remote Teams: Unsere Empfehlungen

Normalerweise sitzen wir abteilungsweise in Großraumbüros. Der Austausch funktioniert da oft ganz unkompliziert, indem man mit seinem Gegenüber schnell den Blickkontakt über den Bildschirmrand sucht und eine Frage stellt. Oder man schreit mal einfach quer durch den Raum und wartet auf Antwort – manchmal vergeblich, wenn die Person grade nicht am Platz sitzt und man zu faul war, sich umzudrehen … Schöne Erinnerungen an gefühlt längst vergangene Zeiten. Klarerweise geht das so jetzt nicht mehr, da oft ganze Postleitzahlen und teilweise auch Bundesländergrenzen zwischen uns liegen. Trotzdem sind wir auch im Homeoffice im regelmäßigen Austausch miteinander, und das dank dieser Tools:

Tools für Remote Teams: So bleibt ihr miteinander in Kontakt

Kommunikation ist alles, wenn man miteinander an Projekten arbeitet. Damit die auch gewährleistet ist, wenn man räumlich voneinander getrennt ist und sich nicht mal eben zur Abstimmung treffen kann, gibt es unzählige Tools für Remote Teams. Mit den folgenden haben wir gute Erfahrungen gemacht:

Slack: Nicht nur zum Chatten

Unser Kommunikationstool der Stunde. Was wir vorher einfach so über den Tisch oder Raum miteinander besprochen haben, das funktioniert nun über Slack.

Möglichkeiten: Gruppenchats (ganzes Unternehmen bis Projektteams), Direct Messages zwischen Einzelpersonen und Kleingruppen, Anruffunktion, Videokonferenzfunktion (max. 15 Teilnehmer), Integration anderer Tools wie CORE, Twitter sowie Blog, Newsletter; Dokumente und (Katzen-)Fotos mit Kollegen teilen

Anwendungsfälle: Benachrichtigung, wenn Infos auf anderen Kanälen veröffentlicht werden; Abstimmung in Teams via Videokonferenz, gemeinsame Kaffeepause (Video), Smalltalk

Alternativen für Videokonferenzen:

• Skype: der Klassiker, erlebt bei uns gerade ein echtes Revival. Chat, Videofunktion, Telefonmöglichkeit – altbewährt seit Anfang der 2000er.
• Zoom: Tolles Tool für Videokonferenzen inklusive Aufzeichnungsfunktion. Sehr einfach zu bedienen. Das Video in diesem Artikel wurde damit erstellt.
• Whereby: Konferenztool eigens für Remote Teams. Hier können virtuelle Meetingrooms je nach Anlass für vier bis zwölf Personen eingerichtet werden. Super für Bewerbungsgespräche!

3CX: digitales Telefonieren

Nicht jeder Mitarbeiter hat ein Firmenhandy. Das ist auch nicht nötig, denn wir haben 3CX, eine digitale Telefonanlage am Notebook.

Möglichkeiten: Telefonieren, Audio- und Videokonferenzen (mit Aufzeichnungsfunktion), Verbinden mit physischem Telefon (3CX als Fernbedienung)

Anwendungsfälle: Telefon- und Videoanrufe innerhalb und außerhalb des Unternehmens, Abstimmungen und Teamkonferenzen

CORE: Information für alle

Unser Informationstool für alles, was alle betrifft. Wichtige Infos aus dem Management werden hier ebenso kommuniziert wie private Anliegen, zum Beispiel Wohnungssuche. CORE ist quasi unser virtuelles Schwarzes Brett.

Möglichkeiten (Auswahl): Postings erstellen, die für alle sichtbar sind, Umfragen starten, Unternehmensstruktur sichtbar machen (Wer gehört zu welchem Team?), berufliche Kontaktdaten der Mitarbeiter

Anwendungsfälle: aktuelle Infos, die für das gesamte Unternehmen wichtig sind, teilen, „Schwarmwissen“ einholen (z. B. Wohnungssuche), Informationen einholen (Suchfunktion)

TimeTac: Zeiterfassung, nicht nur im Homeoffice

Zeiterfassung ist wichtig, vor allem im Homeoffice, wo man tendenziell eher zu viel als zu wenig arbeitet. TimeTac ist quasi unsere digitale Stempelkarte, die wir auch im Büro nützen.

Möglichkeiten: Arbeits- und Pausenzeiten eintragen, Urlaubsanträge und andere Abwesenheiten dokumentieren, Teamkalender, klare Übersicht über geleistete Arbeitsstunden, Urlaubs- und ZA-Saldo, projektbezogene Zeiterfassung.

Tipp: Alternativen zu TimeTac sind TimeTrack oder Teambox (für Agenturen), wo auch Kostenaufstellungen möglich sind.

Outlook

Ja, auch das klassische E-Mail haben wir in Verwendung. Vor allem für die Kommunikation mit externen Partnern oder Kunden ist das sehr wichtig, aber auch, um Gesprächsverläufe nachverfolgen zu können, und für wichtige Dokumente, die nicht im Slack-Trubel untergehen sollen.

Möglichkeiten: E-Mails schicken, Kalendereinträge machen und Kalender teilen (gemeinsame Termine vereinbaren)

Anwendungsfälle: wichtige Kommunikation, Verschicken wichtiger Dokumente, Terminkoordination

Womit arbeitet ihr?

Welche Tools und Programme könnt ihr empfehlen? Hinterlasst uns eure Erfahrungen und Tipps in den Kommentaren! Wir freuen uns auf viele hilfreiche Ergänzungen. :)

Bildnachweis: shutterstock/Rawpixel.com