Erstellt am 27. August 2020 · HR · von

Digitale Tools für HR: Wie man in der Personalarbeit Zeit sparen kann

Lesezeit: 5 Minuten

„Human Resources“ – schon der Titel verrät, dass es im HR um Menschen und Ressourcen geht. Wer letztere falsch einsetzt, kann den Menschen nicht mehr in den Fokus stellen. Allzu oft kämpft man gegen bürokratische Zeitfresser und wird seiner Berufsbezeichnung nicht mehr gerecht. Claudia Reisinger, HR-Manager bei karriere.at, erzählt, wie digitale Tools dabei helfen können, im Personalwesen wieder mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge zu schaffen: 

Ein Gastartikel von Claudia Reisinger, HR-Manager bei karriere.at

HR Manager karriere.at

Claudia Reisinger, HR-Manager bei karriere.at

Die Personalarbeit ist ein wichtiges Puzzlestück in einem Unternehmen und benötigt in der Abwicklung und Umsetzung viel Zeit und Ressourcen. Viele kleine und mittlere Unternehmen „schupfen“ das Personal nebenbei und haben kaum die Chance, sich intensiv mit der Thematik zu beschäftigen. Einige Personalverantwortliche kennen das sicherlich gut: Ich möchte in meinem Bereich noch mehr herausholen, aber die Zeit lässt es einfach nicht zu.

Zeitfresser im HR

Dass die Zeit oft nicht ausreicht, liegt oftmals daran, dass im HR viele Tätigkeiten große Zeitfresser sind. Hier eine kleine Auflistung, welche Themen aus meiner Sicht die meiste Zeit beanspruchen:

  • Administrative Tätigkeiten (z. B. Stammdaten)
  • Bewerbungsmanagement & Recruiting
  • Zeitwirtschaft
  • Ablagesystem & Wissenstransfer

Im HR läuft die zentrale Datenspeicherung aller Arbeitnehmerdaten zusammen und umfasst sowohl Stammdaten, spezifische Mitarbeiteranfragen als auch Reporting. Dass das Recruiting an sich viel Zeit beansprucht, ist vielen wahrscheinlich klar. Aber auch die Tätigkeiten im Hintergrund benötigen einiges an Kapazitäten, z. B. Bewerberkommunikation, -verwaltung und DSGVO-konforme Speicherung. Die Zeitwirtschaft ist ein weiterer Zeitfresser im HR. Viele Unternehmen verfügen über ein digitales und automatisiertes Zeiterfassungssystem, einige können davon nur träumen. Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen läuft die Zeitwirtschaft meist händisch und aufwändig ab.

„Wer suchet, der findet! HR-Manager sind irgendwo auch Entdecker.“

Ein jeder HR-Manager sollte eine gewisse Entdeckerfähigkeit mit sich bringen, denn wer suchet, der findet. So ähnlich könnte in einigen Unternehmen das Arbeitsmotto in der Personalarbeit lauten. Denn damit MitarbeiterInnen eine bestimmte Information erhalten können, ist es notwendig, den eigenen Dokumentendschungel zu durchforsten.

Aufgrund dieser Zeitfresser gelangt ein wichtiger Bestandteil im HR immer mehr in den Hintergrund, nämlich der direkte Kontakt und Austausch mit den Mitarbeitern, dem Management oder den Fachabteilungen.

Zauberwort: Digitalisierung! 8 Gründe für digitale HR-Tools

Wie können wir die Zeitfresser aber nun bekämpfen? Digitalisierung ist das Zauberwort! Unsere Top-Gründe, warum es Sinn macht, auf digitale Tools zu setzen:

  1. Automatisierung von administrativen Tätigkeiten: Ein großer Teil des Arbeitsalltags im HR kann durch die Digitalisierung automatisiert werden und das lästige Pflegen der Personalakte oder das Bearbeiten von Stammdaten kann durch digitale Tools einfach, unkompliziert und automatisch erfolgen.
  2. Effizienz und Schnelligkeit im Recruiting: Eine Digitalisierung im Bewerbermanagement kann die Candidate Journey verbessern und professionalisieren. Ebenfalls können anhand von Vorlagen die Bewerberkommunikation effizienter gestaltet werden sowie durch die Datenspeicherung (natürlich DSGVO-konform) eine eindeutigere Messbarkeit und Reporting erstellt werden. Auch das Aufbauen eines tatsächlichen Talent Pools ist unkomplizierter möglich.
    Wir verwenden dazu unsere karriere.at Lösung, den bewerber.manager.
  3. Fehlerquote minimieren: Durch digitale und automatisierte Tools können Fehlerquellen minimiert werden und das HR erstrahlt mittels einer Professionalisierung in einem modernen und positiven Anstrich.
  4. Vielfalt in der Personalentwicklung: Digitalisierung ermöglicht eine Vielzahl an weiteren Weiterbildungsmethoden. Vor allem in der aktuellen Zeit von Corona ermöglichen digitale Methoden – z. B. E-Learning, Apps oder Webinare – eine Möglichkeit, die MitarbeiterInnen auch in dieser Zeit laufend weiterzubilden.
  5. Attraktivität bei den Kandidaten: Eine Offenheit gegenüber neuen Technologien und Digitalisierung wirkt anziehend für jüngere Kandidaten (Generation Y und Z) und kann im „War for Talents“ den entscheidenden Unterschied machen. Diese Generationen suchen Unternehmen, die fortschrittlich, modern und zukunftsorientiert handeln.
  6. Sichere Datenspeicherung: Mittels HR-Tools fällt das Thema DSGVO ganz leicht, denn Daten lassen sich dadurch problemlos richtig, sicher und digital speichern.
  7. Schnellere Auswertungen: Durch digitale Tools können bestimmte Informationen ganz leicht mit einem Mausklick analysiert und ausgewertet werden.
  8. Der Mensch im Fokus: Zeitersparnisse, die durch die Digitalisierung ermöglicht wurden, können endlich wieder für das wirklich Wichtige genutzt werden, nämlich für die Menschen im Unternehmen. Mitarbeitergespräche, Beratungen und individuelle Coachings haben wieder Platz im Arbeitsalltag eines Personalverantwortlichen.

Tool Time: Welche Tools im HR wirklich Zeit sparen

Es gibt zahlreiche Gründe für die Einführung von digitalen Anwendungen im HR. Doch wie kann die Personalarbeit nun genau unterstützt werden? Es gibt einige Anbieter, welche digitale HR-Tools vertreiben. Das Sprichwort „Man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht“ trifft hier zu und deshalb möchte ich explizit auf die vier zuvor genannten Zeitfresser etwas genauer eingehen.

Administration im HR

Ein digitaler Personalakt dient als zentraler und einheitlicher Speicherort aller personenrelevanten Daten der MitarbeiterInnen. Das Chaos am Laufwerk hat ein Ende, denn mittels digitalem Personalakt können alle Daten zu einer Person an einem gesammelten Ort gespeichert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass sowohl andere relevante Abteilungen (z. B. Facility Management oder Finanzabteilung) als auch der Mitarbeiter selbst (eingeschränkten) Zugriff auf die Daten bekommt.

Zudem können alle Mitarbeiter zu jeder Zeit ihre Dokumente (z. B. Vertrag, Anlage etc.) einsehen. Auswertungen, beispielsweise zum Wohnort oder zum Gehaltsvergleich, können unkompliziert und schnell erstellt werden. Weiters können durch einen digitalen Personalakt die wichtigsten HR-Kennzahlen (wie Headcount, FTE oder Fluktuation) aufgelistet und ein Reporting erstellt werden. Dieses HR-Tool erspart einer Personalabteilung Zeit, Ressourcen und Nerven.

 Bewerbermanagement & Recruiting

Eine Bewerbermanagementsoftware kann das Recruiting bestmöglich unterstützen und administrative Schritte vereinfachen bzw. übernehmen. Eine entsprechende Anwendung ist DSGVO-konform und achtet auf die Datenspeicherung. Excel-Listen gehören somit der Vergangenheit an, denn alle Kandidaten werden im System gespeichert und verwaltet.

Mittels einer Bewerbermanagementsoftware ist es einfacher, den Überblick über eine offene Position und ihre Bewerbungen zu behalten. Ebenfalls unterstützt die Anwendung dabei, die vorgegebenen Fristen hinsichtlich Rückmeldung einzuhalten. Eine Urlaubsvertretung ist mit einer derartigen Software unkompliziert machbar, da alle Informationen dokumentiert und mittels Historie einfach nachzuvollziehen sind.

Zeitwirtschaft

Ein digitales Zeiterfassungssystem, in dem alle Mitarbeiter ihre Arbeitszeit selbst erfassen, Urlaube beantragen und sonstige Abwesenheiten eintragen können, erspart einem HR-Manager viele graue Haare. Betriebliche Vorgaben sind mittels einer solchen Anwendung ganz einfach einzuhalten und zu definieren. Wöchentliche oder monatliche Auswertungen zu Urlaub, Krankenstand oder sonstiger Abwesenheit sind dann ein Klacks. Dieses System erspart einem nicht nur Zeit, sondern minimiert eine hohe Fehlerquote.

Ablage & Wissen

Wie viel Zeit für das Suchen und Finden von Dokumenten verbracht wird, ist unbeschreiblich … Jeder HR-Manager weiß, wovon ich spreche. Ein digitales und einheitliches Ablagesystem, das gleichzeitig als Wissenstransfer für Kollegen dient, ist die Lösung. Ganz einfach sind Informationen digital für ausgewählte Personen einsehbar und dienen somit als erste Anlaufstelle bei Fragen.

Der Weg zum neuen HR-Tool

Anbieter für digitale HR-Lösungen gibt es wie Sand am Meer. Wir haben bei unserer Auswahl auf Folgendes geachtet:

  • Preis/Leistung
  • Umsetzung individueller Bedürfnisse und Wünsche
  • guter Support
  • und erreichbare Ansprechpartner

Es hilft meist ein Austausch mit anderen Personalabteilungen, um Empfehlungen und ein offenes Feedback zu den einzelnen Anbietern zu erhalten. Sobald es zu einer Entscheidung für ein digitales Tool kommt, folgt die Einführungs- und Einlernphase. Für viele wirkt das abschreckend, doch sobald das Tool integriert und genutzt wird, sind jegliche Zweifel verflogen. Wichtig ist hierbei langfristig zu denken, denn die Vorteile der Anwendungen überwiegen meist den Aufwand.

Der Nutzen digitaler Anwendungen im HR

Alle diese vier Anwendungsbereiche sind unsere persönlichen Must-haves im HR. Durch den Einsatz digitaler Anwendungen lassen sich Zeitersparnis, Effizienzsteigerung und Professionalisierung erzielen. Die höchste Effizienz konnte unserer Meinung im Recruiting durch eine Bewerbermanagementsoftware nachgewiesen werden. Zusätzlich dazu werden eine Bandbreite unserer Tätigkeiten bereits mittels digitaler Software unterstützt, zum Beispiel Zeitwirtschaft, digitaler Personalakt, Wissenstransfer, Mitarbeiterzufriedenheit, Kommunikation, Umfragen und vieles mehr. Es ist schwer einzuschätzen, wie viele Stunden wir uns durch den Einsatz dieser Anwendungen ersparen konnten, aber eines ist sicher: Wir haben dadurch mehr Zeit gewonnen, uns mit zeitintensiven Themen zu beschäftigen und den Mensch in den Fokus unseres Arbeitsalltags zu stellen.

Der Gewinn: Der Mensch ist wieder im Fokus.

Allen Digitalisierungs-Neulingen möchte ich mit auf den Weg geben, dass Digitalisierung nichts Schlechtes sein muss. Im Gegenteil – meine Erfahrung ist es, dass digitale Tools den Arbeitsalltag im HR enorm erleichtern. Diese Zeitersparnis kann endlich für wichtigere Themen verwendet werden. Es ist nicht notwendig sofort alle Tools umzusetzen, sondern mit einer kleinen, digitalen Veränderung zu starten und die HR-Prozesse und Themen schrittweise zu digitalisieren.

HR-Tools – unsere Empfehlungen

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Tanja Karlsböck

Tanja macht Instagram, YouTube & Co. für karriere.at und als Abwechslung Blogposts, denn Schreiben ist ihre liebste Kulturtechnik.