Candidate Experience: Der Schlüssel zum Recruiting-Erfolg

Oft unterschätzen Recruiter*innen, dass selbst unscheinbare Erfahrungen wie eine unglücklich formulierte E-Mail oder eine späte Rückmeldung den Gesamteindruck nachhaltig prägen. Dieser wirkt sich nicht nur auf die Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen aus, sondern beeinflusst auch die Arbeitgebermarke, die Mitarbeiter*innenbindung und den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens.

In diesem Artikel erfährst du:

• Was ist die Candidate Experience?
• Warum ist ist sie wichtig?
• Was macht sie aus?
• Wie kann man die Candidate Experience optimieren?

Was ist die Candidate Experience? #

Die Candidate Journey ist die „Reise“ einer Person durch den gesamten Bewerbungsprozess aus Sicht der Bewerber*innen. Sie beginnt mit der Recherche bereits vor der Bewerbung und endet nicht mit der Vertragsunterschrift, sondern geht ins Onboarding über.

📍 Jeder Schritt auf dieser Reise ist ein Touchpoint – ein Moment, in dem das Unternehmen Eindruck hinterlässt. Arbeitgeber, die verstehen, was Kandidat*innen in diesen Phasen erleben – und welche Erwartungen sie haben – kann Optimierungen vornehmen, die Bewerbungen steigern und Absprünge reduzieren.

Warum ist die Candidate Experience wichtig? #

Recruiting ist längst kein Einbahnstraßenprozess mehr. Bewerber*innen bewerten Unternehmen genauso kritisch wie umgekehrt. Dabei geht es nicht nur um harte Fakten wie Gehalt oder Urlaubstage, sondern um das Gesamtgefühl:

1. Wurde ich respektvoll behandelt?
2. Fühle ich mich willkommen?
3. Hat man mein Potenzial erkannt?

Eine schlechte Candidate Experience bleibt im Kopf und landet oft online. Bewertungsportale, soziale Netzwerke oder persönliche Gespräche mit anderen Talenten können die Entscheidung künftiger Bewerber*innen maßgeblich beeinflussen.

Kostenlose Checkliste #

Mit dieser kostenlosen Checkliste können Personalverantwortliche ganz einfach herausfinden, wie es um die Candidate Experience in ihrem Unternehmen steht.

Candidate Journey: 5 Phasen einer Bewerber*in
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Die Candidate Journey beschreibt die verschiedenen Phasen, die eine Bewerber*in im Bewerbungsprozess durchläuft. In jeder Phase gibt es unterschiedliche Berührungspunkte zwischen Arbeitgeber und Talent.

Phase 1: Bewusstsein #

Alles beginnt mit Sichtbarkeit: durch eine Veranstaltung, einen Social-Media-Post oder eine Empfehlung. Der erste Eindruck entscheidet darüber, ob sich jemand angesprochen fühlt oder weiterklickt.

Ein besonders relevanter Touchpoint sind Stelleninserate. Diese müssen nicht nur ansprechend aussehen, sondern auch informativ sein und einen ersten Vorgeschmack auf die Unternehmenskultur bieten.

💡 Tipp: Inserate erfordern eine authentische Sprache und Bilder von echten Menschen aus dem Team – nicht nur Stockfotos.

👉 Relevante Touchpoints:

• Stelleninserate
• Active Sourcing
• Recruiting-Kampagnen
• Veranstaltungen
• Mundpropaganda

Phase 2: Erwägung #

Sind Kandidat*innen erst einmal auf einen Arbeitgeber aufmerksam geworden, ist der nächste Schritt meist die Recherche. 64 Prozent der Arbeitnehmenden beschäftigen sich sehr bis eher intensiv mit einem Unternehmen, bevor sie sich dort bewerben – zu diesem Ergebnis kam eine karriere.at Studie im Jahr 2023.

Eine benutzer*innenfreundliche Karriereseite oder ein befülltes Arbeitgeberprofil versorgen Kandidat*innen mit den wichtigsten Infos, während die Vorstellung von Mitarbeitenden auf Social Media Vertrauen schafft und Einblicke gibt.

👉 Relevante Touchpoints:

• Karriereseite
• Social Media
• Arbeitgeberbewertung
• Arbeitgeberprofil

📌 Quick Check:

1. Ist die Karriereseite mobil optimiert?

2. Werden Unternehmenswerte greifbar vermittelt?

3. Gibt es Einblicke ins Team (z. B. Blog, Video)?

Phase 3: Bewerbung #

Der entscheidende Moment: Wird aus Interesse eine Bewerbung? Der Prozess sollte so einfach wie möglich sein – intuitiv, mobilfähig, ohne unnötige Hürden. Ein guter Bewerbungsprozess zeichnet sich zudem durch Klarheit aus. Bewerber*innen müssen immer darüber Bescheid wissen, an welchem Punkt sie sich gerade befinden und was im Rahmen des Prozesses noch auf sie zukommt.

Im Gespräch selbst steht beidseitige Authentizität im Mittelpunkt sowie die Kommunikation auf Augenhöhe.

👉 Relevante Touchpoints:

• Bewerbungsformular
• Bewerbung
• Rückmeldung
• Gespräch

💡 Tipp: Bewerbungsformulare sollten so einfach und kurz wie möglich gehalten sein und nur die Eingabe jener Daten erfordern, die zwingend notwendig sind.

Phase 4: Entscheidung #

Nach dem Gespräch sollte die finale Entscheidung binnen sieben Tagen erfolgen. Bei einer Zusage ist der Vertrag zu übermitteln und Personalverantwortliche sollten für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Bei einer Absage ist Fingerspitzengefühl gefragt. Enttäuschung seitens der Bewerber*in wird sich nicht vermeiden lassen. Aber eine Rückmeldung inklusive konstruktivem Feedback und ehrlicher Klärung der Absagegründe hinterlässt einen besseren Nachgeschmack als ein standardisierter Zweizeiler.

👉 Relevante Touchpoints:

• Ab- oder Zusage
• Vertragsverhandlung
• Vertragsunterzeichnung

💬 Tipp: Selbst bei Absagen kann eine gute Erfahrung dazu führen, dass Kandidat*innen das Unternehmen weiterempfehlen.

Phase 5: Onboarding #

Mit der Vertragsunterschrift beginnt die nächste wichtige Phase: das Ankommen im Unternehmen. Ein standardisierter Onboarding-Prozess entscheidet, ob sich jemand gut aufgehoben oder überfordert und allein gelassen fühlt.

👉 Relevante Touchpoints:

• Willkommens-E-Mail
• Erster Arbeitstag
• Einarbeitung
• Kennenlernen des Teams bzw. des Unternehmens
• Buddy bzw. Pat*in

Typische Fehler #

Viele Probleme in der Candidate Experience entstehen unbewusst, lassen sich aber leicht korrigieren.

🔧 Tool-Tipp: Nutze einfache Bewerbungsmanagement-Systeme, um Übersicht, Schnelligkeit und Transparenz im Prozess zu sichern.

Fazit #

Die Candidate Experience ist von vielen Eindrücken geprägt. Unternehmen, die sie aktiv gestalten, zeigen, dass sie Bewerber*innen ernst nehmen – nicht nur als Arbeitskraft, sondern als Mensch.

Eine gute Candidate Experience bedeutet:

• Schnelligkeit ohne Hektik

• Professionalität mit Persönlichkeit

• Struktur mit Flexibilität

Denn am Ende geht es nicht nur darum, Positionen zu besetzen, sondern Beziehungen aufzubauen.