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Absageschreiben formulieren

Professionelles Absageschreiben: 8 Vorlagen & 5 Tipps

Zusammenarbeit Aktualisiert am: 10. November 2022 6 Min.

Absageschreiben zu formulieren, gehört zu den eher unangenehmen Aufgaben von Recruiter*innen. Da aber immer nur eine Person eingestellt werden kann, sind sie unumgänglich. Wie man Bewerber*innen professionell absagt und dadurch einen positiven Eindruck hinterlässt, lege ich in diesem Artikel dar. Vorlagen – auch in englischer Sprache – gibts ebenfalls!

Was ist ein Absageschreiben? #

Das Absageschreiben dient im Kontext des Recruitings dazu, eine Bewerber*in darüber zu informieren, dass er*sie für den ausgeschriebenen Job nicht ausgewählt wurde. Das Schreiben sollte nicht nur aus der Absage selbst bestehen, sondern im Idealfall die Entscheidung auch begründen.

Drei Gründe, warum ein Absageschreiben wichtig ist #

Arbeitgeber nehmen oftmals viel Geld in die Hand, um eine Arbeitgebermarke aufzubauen. Ein Absageschreiben zu formulieren ist dagegen so gut wie kostenlos und trägt ebenso dazu bei, ein positives Bild vom Unternehmen nach außen zu tragen.

  1. Die Kommunikation mit Bewerber*innen zahlt in die Arbeitgebermarke ein.
  2. Ein Absageschreiben suggeriert Wertschätzung für die Zeit, die die Kandidat*in in die Bewerbungsunterlagen investiert hat.
  3. Bei Top-Talenten können Recruiter*innen nachfragen, ob man sie in Evidenz halten darf.

„Man kann nicht nicht kommunizieren!“

Paul Watzlawick · Kommunikationswissenschaftler

Wie schnell sollte die Rückmeldung erfolgen? #

Bei der Kommunikation mit Bewerber*innen ist immer von „zeitnah“ die Rede. Aber was bedeutet das eigentlich konkret? Laut einer Studie von karriere.at aus dem Jahr 2023 erwarten sich Jobsuchende binnen sieben Tagen eine erste Rückmeldung auf ihre Bewerbungsunterlagen. Zwischen Bewerbungsgespräch und Entscheidungsfindung sind weitere sieben Tage akzeptabel.

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Das erwarten sich Bewerbende:

Durchschnittlich 7 Tage wollen Jobsuchende warten, bis sie nach Absenden der Bewerbung eine Antwort erhalten (positiv oder negativ).

Welche Gründe gibt es für eine Absage? #

Grundsätzlich gilt: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, die Gründe für eine Absage den bewerbenden Personen mitzuteilen. Im Sinne der Arbeitgebermarke empfehlen wir, jedenfalls Rückmeldung zu geben. Wer sich nicht aufs Glatteis begeben möchte, bleibt bei der klassischen Variante: „Wir haben uns für eine andere Kandidat*in entschieden!“

Spezifischeres Feedback ist jedoch vor allem dann angebracht, wenn es die Bewerber*in in den engeren Auswahlkreis geschafft hat. Legitime Gründe für eine Absage:

  • Initiativbewerbung, aber keine passende Stelle frei
  • Über- oder Unterqualifizierung
  • Mangelnde Berufserfahrung
  • Zu hohe Gehaltsvorstellung
  • Mangelhafte Bewerbungsunterlagen
  • Lebenslauf ist unstimmig
  • Bewerber*in passt nicht zur Unternehmenskultur

Was darf in einem Absageschreiben nicht stehen? #

Es gibt rechtliche Bestimmungen dafür, welche Gründe für eine Absage nicht zulässig sind. Diese sind im Bundesgesetz über die Gleichbehandlung festgelegt. Die folgenden Faktoren dürfen nicht hinter einer Absage stecken:

  • Ethnische Herkunft
  • Religionszugehörigkeit
  • Weltanschauung
  • Geschlecht
  • Alter
  • Behinderung
  • Sexuelle Identität

Im Hinblick auf das Geschlecht ist zusätzlich festgelegt, dass Frauen aufgrund von Schwanger- oder Mutterschaft nicht benachteiligt werden dürfen. Auch Männer dürfen nicht abgewiesen werden, weil sie väterliche Pflichten haben oder bald Familienzuwachs bekommen. Ausgenommen von dieser Regel sind zum Beispiel Frauenhäuser, die aus offensichtlichen Gründen nur Frauen beschäftigen.

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Absageschreiben & ChatGPT

Ein Absageschreiben lässt sich auch mithilfe von ChatGPT generieren. Dieses sollte vor dem Versand aber nochmal kritisch überprüft und gegebenenfalls umformuliert werden, um peinliche Hoppalas zu vermeiden!

Wie formuliert man ein Absageschreiben? #

Der Aufbau im Überblick
#

  1. Persönliche Ansprache
  2. Bedanken für Bewerbung
  3. Optional: Absage individuell begründen
  4. Optional: Frage nach Evidenzhaltung
  5. Positiver Abschluss

Beispiele für Absageschreiben #

Ein simples Absageschreiben kann wie folgt aussehen:

Vielen Dank für Ihre Bewerbung und das in [NAME UNTERNEHMEN] gesetzte Vertrauen.

Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir uns im Bewerbungsprozess für andere Bewerbende entschieden haben, die unserem Qualifikationsprofil für diese Stelle noch treffender entsprechen. Es tut uns leid, dass wir Ihnen keine positive Nachricht geben können.

Für Ihre berufliche und private Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute

Hier noch ein Beispiel für ein Absageschreiben, das etwas persönlicher formuliert ist:

Wir haben Ihr Bewerbungsschreiben sowie Ihre Unterlagen aufmerksam geprüft und möchten uns herzlich für Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit unserem Unternehmen bedanken.

Nach sorgfältiger Abwägung haben wir uns jedoch entschieden, den Auswahlprozess mit anderen Kandidat*innen fortzusetzen. Diese Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen. Wir möchten Ihnen versichern, dass dies nicht als eine Abwertung Ihrer Fähigkeiten zu verstehen ist und danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg bei Ihren beruflichen Plänen und stehen Ihnen für eventuelle zukünftige Gelegenheiten offen gegenüber.

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Achtung bei Evidenz!

Werden Daten einer Bewerber*in für Evidenzhaltung gespeichert, müssen die DSGVO-Regeln eingehalten werden. Auch die schriftliche Zustimmung der Kandidat*in ist notwendig!

5 Tipps für bessere Absageschreiben #

Mit diesen Ratschlägen können Jobabsagen formuliert werden, die über die Fakten informieren, ohne die Bewerber*in vor den Kopf stoßen:

  1. Individuelles Understatement: Hochtrabende Formulierungen und leere Standardphrasen vermeiden – lieber persönlich und auf den Punkt gebracht!
  2. Ehrlichkeit zählt: Versuche der Bewerber*in so offen wie nötig und so ehrlich wie möglich die Gründe für die Absage mitzuteilen. Denk immer daran, dass es sich um eine persönliche, emotionale Angelegenheit handelt.
  3. Timing ist alles: Das beste Absageschreiben bringt zwei Monate nach Eingang der Bewerbung meist nur mehr Ernüchterung oder sorgt vielleicht sogar für Ärger!
  4. Marke stärken: Überlege, wie du das Unternehmen auch im Absageschreiben mit der Employer Brand positionieren kannst, so dass Bewerbende auch nach einer Absage noch etwas Positives damit verbinden können.
  5. In Evidenz halten: Wirklich gute Kandidat*innen um Einverständnis bitten, die Unterlagen für künftige Stellenbesetzungen in einem Talent Pool behalten zu dürfen.

Kostenlos zum Download:

Factsheet: Der optimale Bewerbungsprozess #

Was erwarten Jobsuchende vom Erstkontakt bis zur Bewerbung von Arbeitgebern? Um diese Frage zu beantworten, hat karriere.at 2023 eine Studie in Auftrag gegeben. Die Ergebnisse und viele weitere, spannende Fakten rund ums Thema Candidate Journey kannst du im dazugehörigen Factsheet lesen: Zum kostenlosen Factsheet


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