Als zentrale außeruniversitäre Einrichtung für Wissenschaft und Forschung hat die Österreichische Akademie der Wissenschaften - ÖAW die Aufgabe, „die Wissenschaft in jeder Hinsicht zu fördern“. 1847 als Gelehrtengesellschaft gegründet, steht sie mit ihren heute über 760 Mitgliedern sowie rund 1.800 Mitarbeitenden für innovative Grundlagenforschung, interdisziplinären Wissensaustausch und die Vermittlung neuer Erkenntnisse. Weltweit initiiert und pflegt die ÖAW Partnerschaften und vertritt Österreich in internationalen wissenschaftlichen Organisationen, sie kooperiert mit zahlreichen Institutionen im Wissenschaftsbereich, um die Forschungslandschaft aktiv mitzugestalten.
An der Österreichischen Akademie der Wissenschaften - ÖAW, der größten außeruniversitären Einrichtung für Grundlagenforschung in Österreich, ist in der Personalabteilung die Position als
PA-Admin Senior (w/m/x) zu besetzen.
(Vollzeit)
Ihr Aufgabenbereich
First-Level-Beratung für administrative Kräfte an Instituten und in der Zentralen Verwaltung entlang des gesamten HR-Life-Cycle
Verwaltung des People-Life-Cycle: Eigenständige Bearbeitung von Neuanstellungen, Verlängerungen, Nachträgen, Finanzierungsänderungen, Beendigungen und Karenzierungen inkl. Vertragserstellung und Ausstellung von Bestätigungen
Arbeitsrechtliche Prüfung von Personalanträgen auf Vollständigkeit, Plausibilität und Konformität mit ÖAW-Kollektivvertrag sowie ÖAW-internen Regelungen und Gesetzen
Beratung von Führungskräften im Anlassfall zu personalrechtlichen Fragestellungen
ÖAW-interne Abstimmung zu allen Personalmaßnahmen
Information des Betriebsrats bei Versetzung, Einstellung und Beendigung
Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Prozessen, Memos, Handbüchern und Vorlagen
Pro-aktive Mitwirkung bei der Digitalisierungsoffensive in der Personalabteilung
Ihr Profil
Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
Prüfung zur Personalverrechnung von Vorteil
Mehrjährige Berufserfahrung in der HR-Administration in einer vergleichbaren Position
Fundiertes Verständnis für Prozesse und Digitalisierung
Gute Kenntnisse im österreichischen Arbeitsrecht
Hervorragender Umgang mit MS Office
Erfahrung mit HR-Systemen (z. B. SAP HCM, DPW, LGV+) von Vorteil
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Teamorientiertes Handeln mit Hands-On Mentalität
Sorgfältige, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit gutem Zeitmanagement
Unser Angebot
Abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einer der traditionsreichsten und zugleich dynamischsten wissenschaftlichen Einrichtungen Österreichs
Arbeitsort in zentraler Innenstadtlage mit flexibler Gleitzeitregelung
Home-Office-Möglichkeit
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- österreichische Arbeitsrecht
- MS Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- HR-Systeme
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B2
Erforderliche Ausbildung
- Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
Nice-to-have Ausbildung
- Prüfung zur Personalverrechnung
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 1. Bezirk (Innere Stadt)
Erforderliche Kenntnisse
- österreichische Arbeitsrecht
- MS Office
Nice-To-Have Kenntnisse
- HR-Systeme
Erforderliche Sprachen
- Deutsch B2
- Englisch B2
Erforderliche Ausbildung
- Matura und idealerweise abgeschlossenes Studium (FH) mit HR-Schwerpunkt
Nice-to-have Ausbildung
- Prüfung zur Personalverrechnung
Gehalt
Für diese Position ist laut ÖAW-Kollektivvertrag ein monatliches Mindestgehalt in Höhe € 3770,55 (Vollzeitbasis) gemäß dem Kollektivvertrag der Österreichischen Akademie der Wissenschaften (ÖAW). Bei Teilzeitbeschäftigung erfolgt eine aliquote Anpassung entsprechend dem vereinbarten Stundenausmaß.
Darüber hinaus bieten wir eine marktkonforme Überzahlung abhängig von Qualifikation und Erfahrung.
Benefits
-
Gute Anbindung
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Home Office
-
Gute Anbindung
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Home Office
Alle Infos zur Bewerbung
Referenznummer:
ZVHR087ADM126
Bewerbungszeitraum:
Bis 18.09.2026
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
- Dienstzeugnisse
Ansprechperson
Jovana Stankovic
Es ist für Sie selbstverständlich, sorgfältig und termingerecht zu arbeiten, dabei die nötige Eigenständigkeit bei Ihren Aufgaben einzubringen und mit Ihrer positiven Art die Abteilung professionell nach allen Seiten zu vertreten? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige, schriftliche Bewerbung inkl. CV, Motivationsschreiben und Dienstzeugnissen bis zum 18.09.2026.
Die Österreichische Akademie der Wissenschaften (ÖAW) verfolgt eine diskriminierungsfreie Beschäftigungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit sowie Vielfalt. Insbesondere Personen aus unterrepräsentierten Gruppen werden ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben.
Kontakt
Jovana Stankovic | Jovana.Stankovic@oeaw.ac.at
Zentrale Verwaltung | 1010 Wien, Österreich
Österreichische Akademie der Wissenschaften | Austrian
Academy of Sciences | https://www.oeaw.ac.at/
