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Candidate Experience

Candidate Experience: Guter Eindruck beim Bewerbungsgespräch ist zu wenig

Jobsuche Erstellt am: 11. April 2022 9 Min.

Pünktlich, sympathisch und gut vorbereitet. Solche Kandidat*innen wünscht man sich beim Jobinterview. Verhaltensregeln für Jobsuchende gibt es wie Sand am Meer. Aber wie sieht es mit den Gastgeberfähigkeiten der Arbeitgeber*innen aus? Positiv auffallen darf man nicht erst beim Bewerbungsgespräch. Denn der Eindruck, den ein Unternehmen vor und nach einem Jobinterview hinterlässt, ist genauso wichtig, wie das Gespräch selbst.

Was man als Bewerber*in so alles erleben kann! Genau damit beschäftigt sich Candidate Experience. Darunter fallen alle Eindrücke, die Jobsuchende während der Candidate Journey bei jedem Kontakt mit Arbeitgeber*innen sammeln. Und diese Erfahrungen sind im Idealfall möglichst positiv.

Was umfasst die Candidate Experience?

Die Kontaktpunkte, an denen potenzielle Arbeitnehmer*innen mit Unternehmen zusammentreffen, können zahlreich und sehr unterschiedlich sein: Karrieremessen, Social Media Kanäle, Mundpropaganda, das Stelleninserat oder auch das Bewerbungsgespräch und alle Kontakte davor und danach sind mögliche Touchpoints mit zukünftigen Mitarbeitenden. Eine negative Erfahrung kann dazu führen, dass der*die Kandidat*in das Interesse am Job oder dem Unternehmen verliert. Das beginnt bei umständlichen Online-Formularen für die Bewerbung und endet mit Personalverantwortlichen, die vor, nach oder während des Bewerbungsgesprächs einen schlechten Eindruck hinterlassen.

Der erste Eindruck zählt – und kann nicht wiederholt werden

Schnelle Reaktion auf die Bewerbung, genug Vorlaufzeit bis zum Bewerbungsgespräch, Wegbeschreibung zum Firmensitz, pünktliches Erscheinen zum Gespräch – klingt alles nach Selbstverständlichkeiten, trotzdem hapert es oft an solchen Kleinigkeiten. Klar ist, dass man als HR-Manager*in nach dem Erhalt von Bewerbungen nicht sofort mit Terminen dienen kann. Den Empfang der Unterlagen kann man trotzdem kurz bestätigen und angeben, in welcher Zeitspanne der Absender mit einer Reaktion rechnen darf. Treffen Bewerbungen bei einer eigens eingerichteten E-Mail-Adresse ein, können die Benachrichtigungen automatisch verschickt werden. Selbiges funktioniert mit einem guten Bewerbermanagementsystem. Die Einladungen zum Bewerbungsgespräch erledigt man als HR-Verantwortliche*r entweder selbst oder legt sie in vertrauensvolle Hände.

Infos zum Termin vorab schicken

Nach telefonischen Terminvereinbarungen freuen sich Bewerber*innen über eine kurze Bestätigung per E-Mail. Nicht alle Kandidat*innen sind ortskundig, eine Wegbeschreibung zum Firmengebäude für die Anreise mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln ist eine nette Geste. Stehen Parkplätze zur Verfügung, kann man auch mit dieser Information punkten. Und wem wird man beim Bewerbungsgespräch gegenüber sitzen – nur dem*der HR-Verantwortlichen oder der gesamten Führungsriege? Auch diese Information kann in die Terminbestätigung. Immerhin hat das potenzielle neue Teammitglied in seiner Bewerbung auch von sich einiges preisgegeben.

Die ersten Schritte vor Ort

Ankunft beim potenziellen Arbeitgeber. Wie ist der erste Eindruck? Im Idealfall ein positiver: Der Weg zu den Büros ist gut beschildert, der Eingangsbereich ist sauber, die Klingel und Gegensprechanlage (sofern nötig) funktionieren und das Empfangspersonal weiß über den Termin Bescheid.

Wenn das Bewerbungsgespräch remote stattfindet, empfehlen sich diese Vorbereitungen:

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Angenehmes Umfeld schaffen

Richtige Wohlfühlatmosphäre herrscht bei Jobinterviews aufgrund von Nervosität selten, trotzdem kann man für ein angenehmes Gesprächsklima sorgen. Wasser, Kaffee oder Tee bieten gute Gastgeber natürlich an, der Raum für das Bewerbungsgespräch ist angenehm hell und gut temperiert. Sollte nicht passieren, geschieht in der Realität aber doch: Die Person, die das Jobinterview führen wird, verspätet sich ein paar Minuten. Kein Problem, wenn man dem*der wartenden Bewerber*in Bescheid gibt und – je nach Verzögerung – vielleicht auch mit etwas Lesestoff versorgt, um die Nervosität wegzublättern.

Leider nein …

Der*die ideale Kandidat*in ist gefunden, den anderen muss leider abgesagt werden. Allen Bewerber*innen, die man im Jobinterview bereits face to face kennen gelernt hat, sollte man auch persönlich absagen – im Idealfall telefonisch und mit ehrlichem Feedback, warum es nicht geklappt hat. Standardisierte E-Mails voller nichtssagender Floskeln sind keine nette Geste für jene, die viel Zeit und Energie in ihre Bewerbung und ein Gespräch investiert haben. Aussichtsreichen Bewerber*innen kann man anbieten, sie in Evidenz zu halten. Alle Absageschreiben sollten zeitnah verschickt werden, Bewerbungen monatelang „warm zu halten“, während Jobsuchende auf eine Antwort warten, macht kein gutes Bild. Auch jene Kandidat*innen, die eine Absage erhalten, sollen das Unternehmen möglichst positiv in Erinnerung behalten. Denn man sieht sich immer zweimal im Leben.

Candidate Experience auf dem Prüfstand

Der nette Kontakt auf der Karrieremesse, das angenehme Jobinterview oder die nichtssagende Standard-Absage auf eine Bewerbung – von guten und schlechten Erlebnissen im Bewerbungsprozess können Kandidat*innen ein Lied singen. Besonders negative Erfahrungen sind es, die mit anderen online und offline geteilt werden. Eine schlechte Candidate Experience schadet der gesamten Reputation eines Unternehmens: Aus unzufriedenen Bewerbenden werden auch unzufriedene Kund*innen.

Es lohnt sich also, die relevanten Touchpoints der eigenen Candidate Experience einer strengen Prüfung zu unterziehen. Auf welche Dinge Arbeitgeber achten sollten und welche Themen in Zukunft noch relevanter werden – HR-Expertin Christina Wurm über die Candidate Experience auf dem Prüfstand:


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Christina Wurm

Ist Arbeitgeber*innen die Bedeutung einer guten Candidate Experience bereits ausreichend bewusst?

Wurm: Nein und das, obwohl schlechte Erfahrungen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Unternehmen nicht nur schlechtere Chancen im Kampf um zukünftige Bewerber*innen einbringen, sondern auch Imageverluste in Hinblick auf die Marke des Unternehmens zur Folge haben. Schlechte Bewerbungserfahrungen schaden der Reputation des Unternehmens – egal ob groß oder klein, im ländlichen oder im städtischen Raum. Der Grund dafür: Jobsuchende erzählen von ihren Erfahrungen nicht nur im Familien- und Freundeskreis, sondern verbreiten diese auch via Social Media oder bewerten das Unternehmen negativ auf Internet-Plattformen.

Die Optimierung der eigenen Candidate Experience benötigt Zeit, diese wird von den HR-Abteilungen aber oft erst dann eingeräumt, wenn es fast schon zu spät ist: Dann, wenn man erkannt hat, dass man keine passenden Bewerber*innen mehr bekommt.

Mit welcher Strategie bzw. welchen Ansätzen können Unternehmen ihrer eigenen Candidate Experience auf den Grund gehen?

Wurm: Zunächst sollten alle wesentlichen Touchpoints hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf die Candidate Experience überprüft werden. Das kann beispielsweise mit Fragebögen geschehen, die von kürzlich eingestellen Mitarbeitenden beanwortet werden oder durch „Mystery Candidates“. Im Fokus sollten alle Punkte liegen, mit denen Kandidat*innen in Berührung kommen:

  • Navigation und Seitenaufbau der Karriereseite sollten möglichst einfach sein, die wichtigsten Infos gleich ersichtlich und die Seite auf keinen Fall überladen. Ein ansprechendes Design ist natürlich auch sehr ausschlaggebend. Den Jobsuchenden muss es möglich sein, sich möglichst einfach zu bewerben, sei es per E-Mail, Formular oder One-Click Bewerbung. Je individueller die Seite gestaltet ist und einen echten Einblick in den Unternehmensalltag ermöglicht, desto besser. Hier bieten sich z. B. Bilder und Videos von tatsächlichen Mitarbeitenden und Arbeitssituationen an. Eine persönliche Kontaktmöglichkeit und ein*e konkrete*r Ansprechpartner*in sollten natürlich auch angeführt sein. Wichtige Infos für Bewerbende sind auch Weiterbildungsmöglichkeiten, Karriereaussichten oder der Ablauf des Bewerbungsprozesses – das alles muss schnell auffindbar sein.
  • Die Stellenausschreibung sollte klar, prägnant und verständlich sein. Stichpunktartige Aufzählungen kommen meist besser an als lange Fließtexte. Bewerbungsformulare sind eher unbeliebt und sollten nicht zu viele Felder enthalten – insbesondere solche, die man als Bewerber*in ausfüllen muss. Wichtig ist auch, die Möglichkeit zu großen Dateianhängen zu geben.
  • Im Bewerbungsprozess spielen auch Rückmeldezeiten und Transparenz eine Rolle: Gebe ich Bewerber*innen zwischendurch Bescheid, gibt es regelmäßiges Feedback zum Stand der Dinge?

Nach der IST-Analyse der eigenen Candidate Experience, der Definition des SOLLS und der Umsetzung der Maßnahmen sollte natürlich auch eine Erfolgsmessung stattfinden. Nur so ist überprüfbar, ob sich die Candidate Experience auch wirklich verbessert hat.

Gibt es Touchpoints, die von Arbeitgeber*innen oft übersehen bzw. unterschätzt werden?

Wurm: Die gibt es, so endet für viele Unternehmen der Bewerbungsprozess mit der Einstellungszusage. Ich sehe das nicht so. Entscheidend für die Reputation eines Unternehmens ist die Integrationsphase der neuen Mitarbeitenden.

  • Wie wird der erste Arbeitstag erlebt?
  • Ist jemand da, der sich um die Einschulung und Integration des neuen Mitarbeiters kümmert?
  • Ist der Arbeitsplatz vorbereitet?
  • Gibt es einen Einschulungsplan?
  • Wird die Zufriedenheit des neuen Teammitglieds nach der ersten Zeit befragt?
  • Werden Vereinbarungen eingehalten?

Insbesondere, wenn Mitarbeitende lange Kündigungsfristen haben, sollte der Kontakt in der Phase bis zum tatsächlichen Arbeitsantritt aufrecht erhalten werden, indem der*die Kolleg*in in spe z. B. interessante Infos zum Unternehmen erhält, Einladungen zu Mitarbeiterevents und sich der*die neue Chef*in vielleicht auch schon in dieser Phase einmal meldet. Unverständliche Arbeitsverträge, die noch dazu Inhalte haben, die nie besprochen wurden, tragen ebenfalls nicht gerade zu einer positiven Candidate Experience bei. Auch, nachdem der*die Kandidat*in eingestellt ist, sollte ihm*ihr die gleiche Wertschätzung wie während dem Bewerbungsverfahren entgegen gebracht werden.

Gibt es Ihrer Meinung nach Bereiche, auf die sich Unternehmen bei diesem Thema besonders konzentrieren sollten?

Wurm: Den Kandidat*innen tolle Erfahrungen im Zuge der Bewerbung zu bieten, das reicht nicht aus, um langfristig am Arbeitsmarkt die Nase vorne zu haben. Ausschlaggebend ist, die nach außen vermittelten Werte auch tatsächlich intern zu leben. Sonst sind die Kandidat*innen erst recht frustriert und tragen ihre negativen Erlebnisse ebenfalls nach außen.

Wie beeinflussen aktuelle Entwicklungen das Thema Candidate Experience?

Wurm: Themen wie Bewerbungen über mobile Endgeräte oder das Thema Active Sourcing gewinnen an Relevanz. Ein sehr großer Teil der Besuche auf Karriereseiten oder Jobbörsen erfolgt mittlerweile über mobile Endgeräte – Tendenz steigend. Besonders oft erfolgt die Suche nach offenen Stellen mobil. Absolutes No-Go ist daher, wenn Arbeitgeber*innen ihre Karriereseite und die Stelleninserate nicht mobil optimiert haben. Den Jobsuchenden sollte immer die Möglichkeit gegeben werden, sich direkt per Smartphone bewerben zu können. Insbesondere die mobile Version der Website sollte auf die wesentlichen Infos und eine gut funktionierende Suche beschränkt sein. Stellenausschreibungen sollten via E-Mail und Social Media auch rasch mit anderen teilbar sein. In dem Zusammenhang ebenfalls wichtig: Überprüfen, welche Social Media Kanäle selbst bedient werden und zielgruppengerechtes Content-Marketing zu betreiben.

Drei Quick-Fixes für die eigene Candidate Experience

Alle Touchpoints mit Bewerber*innen zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern, das kostet einiges an Zeit. Diese drei Dinge kann man jedoch schnell und unkompliziert umsetzen und so die Candidate Experience verbessern:

#1 Infos, Infos, Infos!

Nach dem Absenden ihrer Bewerbung warten Kandidat*innen oft lange und ohne Hinweis darauf, wo sie im Bewerbungsprozess eigentlich stehen. Recruiter*innen, die ihre Bewerbenden regelmäßig mit Infos zum aktuellen Stand der Dinge auf dem Laufenden halten, punkten hier. Eine kurze Nachricht zeugt von Wertschätzung – auch wenn es sich nur um die Info handelt, dass sich der Auswahlprozess verzögert. Für die Bewerberkommunikation kann man sich eine halbe Stunde bis Stunde wöchentlich reservieren und die E-Mails so fix eintakten.

#2 Evidenzen – aber wirklich

„Wir halten Ihre Bewerbung in Evidenz.“ Das kann zwar ernst gemeint sein, hinterlässt bei Bewerbenden trotzdem einen schalen Beigeschmack: Ein netter, aber nicht sehr bemühter Versuch, die Absage an den Mann oder die Frau zu bringen. Wirkliches Talentmanagement sieht anders aus. Zum einen verdienen Kandidat*innen, die bereits im Rahmen eines Jobinterviews zu Gast waren, eine individuelle Begründung dafür, warum es nicht geklappt hat, zum anderen können zukünftige Optionen abgeklärt werden: Besteht Interesse, bei Vakanzen kontaktiert zu werden? Gibt es vielleicht eine andere Position im Unternehmen, die interessant sein könnte? Ein schneller und einfacher Weg, um Bewerber*innen Interesse zu signalisieren, ist etwa die Einladung, auf Business-Netzwerken online Kontakt zu halten.

#3 Willkommen an Bord

Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag können Wochen oder Monate liegen. Kontakt halten empfiehlt sich! Einmal im Monat ein kurzes Update, eine Einladung zum Teamevent vorab und kurz vor dem Start im neuen Job einen Reminder zu schicken zeigt, dass sich das Team auf das neue Mitglied freut. Die kurze Willkommensnachricht ist auch eine gute Gelegenheit, um noch schnell Infos zu schicken: Muss am ersten Tag etwas mitgebracht werden, wo kann geparkt werden, um wieviel Uhr beginnt der Arbeitstag? Wer neue Mitarbeitende nicht unbedingt vorab informieren muss, sollte das aber am ersten Arbeitstag tun. Eine Checkliste für gelungenes Onboarding haben wir hier zusammengestellt.

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