Abwesenheitsnotizen: Gängige Fehler und wie man sie vermeidet
Die Urlaubssaison ist Zeit der Abwesenheitsnotizen und damit oft auch Zeit ärgerlicher Informationslücken. Welche Fehler häufig in Abwesenheitsnotizen enthalten sind und welche Basics enthalten sein sollten, erfährst du im Artikel.
Abwesenheitsnotiz-Fails: Die häufigsten Fehler #
- Keine einstellen: Auch wenn man nur einen Tag nicht erreichbar ist, kann eine Abwesenheitsnotiz Sinn machen. Das gilt vor allem für arbeitsreiche Phasen oder Tage.
- Zu wenig Information: Ein bloßes „Ich bin nicht im Büro“ ist zu wenig. Eine gute Abwesenheitsnotiz verrät, wann man wieder erreichbar ist und enthält alternative Kontaktmöglichkeiten.
- Fehlende Alternative: Wer vertritt mich in dringenden Fällen? Diese Information ist unerlässlich und zeigt, dass man sich gewissenhaft um Anfragen kümmert.
- Zu viele Informationen: Eine sehr detaillierte Abwesenheitsnotiz ist zu viel des Guten. „Ich genieße von 1. bis 19. Juli mit meinem Schatz die traumhaften Strände von Ibiza.“ ist zwar schön für dich, interessiert aber niemanden, der gerade beruflich etwas von dir braucht.
- Der falsche Ton oder Empfänger*in: Bei internen E-Mails kann man schon mal ein wenig salopper formulieren. Bei Geschäftspartner*innen oder Kund*innen kommt man damit aber weniger gut an.
Urlaubsvertretung: die richtige Organisation hilft
Urlaubszeit ist wichtig für die Erholung und das Wohlbefinden, aber sie stellt auch eine Herausforderung für jedes Team dar. Eine unzureichende Urlaubsvertretung kann schwerwiegende Folgen für alle Beteiligten haben. In diesem Artikel erfährst du, welche Gefahren bestehen, wenn Abwesenheiten nicht gut überbrückt werden, und was Kolleg*innen, die in den Urlaub gehen, sowie die, die die Stellung halten, tun können. Zudem geben wir dir wertvolle Tipps, wie Führungskräfte eine gute Urlaubsvertretung ermöglichen und was arbeitsrechtlich zu beachten ist.
Die ideale Notiz ist freundlich und informativ
#
Wer viel per E-Mail kommuniziert, kennt Abwesenheitsnotizen in ihrer ganzen Vielfalt: Von informativ bis nichtssagend kann alles dabei sein. Ein „Danke für Ihre Nachricht“ fehlt sehr häufig. Auch über die Vertretung und das Datum deiner Rückkehr breiten viele den Mantel des Schweigens. Diese Infos sind allerdings essenziell und sollten unbedingt in guten Abwesenheitsnotizen enthalten sein.
Diese Infos sollten enthalten sein #
- Freundliche Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, (...)“
- Dank für die Nachricht: „Vielen Dank für Ihre Nachricht, (...)“
- Information über die Abwesenheit: „Ich bin derzeit nicht im Büro/auf Urlaub (...)“
- Dauer der Abwesenheit (am besten gleich mit Punkt 3 kombiniert): „Von 3. bis 17. August bin ich nicht im Büro.“
- Zwischenzeitliche Lösung: „Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ oder „Meine Kollegin Frau Huber kümmert sich in meiner Abwesenheit um meine E-Mails.“
- Vertretung und Kontakte für wichtige Anliegen: „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Huber, Tel. +43 1234/5678-90.“
- Ausblick und Gruß: „Ab 18. August bin ich wieder für Sie da. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Sommer!“
Abwesenheitsnotiz passend zum Markenimage #
Meist wird in Abwesenheitsmeldungen auf Standardfloskeln zurückgegriffen. Nur wenige Arbeitgeber*innen berücksichtigen dabei auch ihr Markenimage. Dabei ist gerade diese Art von E-Mail eine gute Gelegenheit, um den Auftritt des Unternehmens zu festigen: seriös, amikal oder lässig?
Wir haben bei unseren Abwesenheitsnotizen versucht, die wichtigsten Infos in der Abwesenheitsnotiz mit der typischen karriere.at-Tonalität zu kombinieren.
Hier ein Beispiel:
„Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für Ihre Nachricht! Aktuell sammle ich Energie und mein Postfach meine Mails. Ab TT.MM.JJJJ bin ich wieder gerne für Sie da – Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen hilft Ihnen gerne xx weiter – Sie erreichen ihn/sie unter: Mailadresse, Mobilnummer. Freundliche Grüße, Xx“
Tipps für die markengerechte Abwesenheitsnotiz #
- Erstelle Unternehmensvorlagen: Stelle deinem Team z. B. vier bis fünf verschiedene Textvorlagen zur Auswahl. Nichts ist langweiliger, als immer nur das Gleiche zu lesen. Zudem sollten die Texte je nach Empfängergruppe (Kund*innen, Geschäftspartner*innen etc.) passend formuliert sein.
- Interne vs. externe Abwesenheitsnotiz: Mit Kolleg*innen spricht man oftmals anders als mit Personen außerhalb des Unternehmens. Das darf sich auch in Abwesenheitsnotizen widerspiegeln: Interne E-Mails dürfen bei einer entsprechenden Unternehmenskultur gern individuell formuliert werden und lockerer ausfallen.
- Nicht im Alleingang: Die Marke ist und bleibt ein Unternehmensprojekt. Abwesenheitsnotizen voller Rechtschreibregeln oder unpassenden Formulierungen wirken unprofessionell und färben auch auf die Arbeitgebermarke ab. Daher sollten auch bei der Abwesenheitsnotiz die Kommunikationsabteilung bzw. die Kommunikationsverantwortlichen federführend sein.
- Erstelle klare Richtlinien: Wann braucht es überhaupt Abwesenheitsnotizen? Bereits ab einem Tag außerhalb des Büros oder vielleicht erst ab drei? Richtlinien bringen Klarheit für alle Mitarbeitenden.
- Lust machen auf die etwas andere Notiz: Hier ist die interne Kommunikation gefragt. In einem firmeninternen Wettbewerb könnten zum Beispiel alle Mitarbeitenden ihre Ideen für gelungene Abwesenheitsnotizen sammeln.
„Betreff: Abwesenheit wegen Urlaub
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub und daher nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreter*in], die/der meine Aufgaben während meiner Abwesenheit übernimmt.
Vielen Dank und beste Grüße, [dein Name]“
2. Semi-formal
„Betreff: Abwesenheit wegen Fortbildung
Hallo zusammen,
ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] auf einer Fortbildung und daher nicht im Büro. Bei dringenden Angelegenheiten steht euch [Vertreter*in] zur Verfügung.
Herzliche Grüße, [dein Name]“
3. Modern
„Betreff: Kurzfristige Abwesenheit bis [Datum]
Hi Team,
ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro. Für wichtige Fragen könnt ihr euch an [Vertreter*in] wenden.
Danke und bis bald, [dein Name]“
4. Sehr formal
„Betreff: Abwesenheit wegen Krankheit
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ich bin derzeit krankheitsbedingt nicht im Büro und voraussichtlich bis zum [Datum] abwesend. Bitte wenden Sie sich / wende dich in dringenden Fällen an [Vertreter*in].
Mit freundlichen Grüßen, [dein Name]“
5. Locker
„Betreff: Abwesenheit - Urlaub
Hi zusammen,
bin ab [Datum] im Urlaub und bis [Datum] nicht erreichbar. Bei Fragen wendet euch an [Vertreter/in].
Bis bald, [dein Name]“
6. Kreativ
„Betreff: Abwesenheitsnotiz
Hallo zusammen,
ich bin auf einer Abenteuerreise (Urlaub) vom [Datum] bis zum [Datum]. Während meiner Abwesenheit kümmert sich [Vertreter*in] um alles Wichtige.
Cheers, [dein Name]“
Externe Kommunikation #
1. Formal
„Betreff: Abwesenheitsnotiz
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreter/in], erreichbar unter [E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen, [dein Name]“
2. Semi-formal
„Betreff: Abwesenheitsnotiz
Hallo,
vielen Dank für die Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] abwesend. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an [Vertreter/in] unter [E-Mail-Adresse].
Freundliche Grüße, [dein Name]“
3. Modern
„Betreff: Abwesenheitsnotiz
Hi,
ich bin bis [Datum] nicht erreichbar. Für dringende Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Vertreter*in] unter [E-Mail-Adresse].
Danke und beste Grüße, [dein Name]“
4. Sehr formal
„Betreff: Abwesend bis [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte [Vertreter/in] unter [E-Mail-Adresse].
Mit freundlichen Grüßen, [dein Name]“
5. Locker
„Betreff: Bin bis [Datum] weg
Hallo,
bin bis [Datum] nicht erreichbar. Bei dringenden Anliegen hilft dir [Vertreter*in] unter [E-Mail-Adresse] gerne weiter.
Beste Grüße, [dein Name]“
6. Kreativ
„Betreff: Ich komme am [Datum] zurück
Hi,
ich bin auf Reisen und nicht erreichbar. Ich gebe mein bestens bis [Datum] zurück zu kommen. Falls du bis dahin nicht warten kannst, wende dich an [Vertreter*in] unter [E-Mail-Adresse].
Bis bald, [dein Name]“
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