Aktualisiert am 20. Juli 2021 · Arbeitsleben, HR · von

Abwesenheitsnotizen: Gängige Fehler und wie man sie vermeidet

Lesezeit: 3 Minuten

Die Urlaubssaison ist Zeit der Abwesenheitsnotizen – und damit oft auch Zeit ärgerlicher Informationslücken. Welche Fehler häufig in Abwesenheitsnotizen enthalten sind und welche Basics enthalten sein sollten, haben wir im Blog zusammengefasst:

Ab in den Urlaub! Davor gibt es aber noch eine allerletzte Sache zu erledigen: die Abwesenheitsnotiz. Vielleicht gibt es dafür eine offizielle Vorlage des Arbeitgebers, manchmal muss man sich selbst einen kurzen Text zurechtlegen. Wichtig dabei: Die Abwesenheitsnotiz sollte weder zu ausführlich noch im falschen Ton gehalten sein.

Abwesenheitsnotiz-Fails: Die häufigsten Fehler

  1. Keine einstellen: Auch wenn man nur einen Tag nicht erreichbar ist, kann eine Abwesenheitsnotiz Sinn machen. Das gilt vor allem für arbeitsreiche Phasen oder Tage.
  2. Zu wenig Information: Ein bloßes „Ich bin nicht im Büro“ ist klarerweise zu wenig. Eine gute Abwesenheitsnotiz verrät, wann man wieder erreichbar ist und gibt alternative Kontaktmöglichkeiten an.
  3. Fehlende Alternative: Wer vertritt mich in dringenden Fällen? Diese Information ist unerlässlich und zeigt, hier kümmert man sich gewissenhaft um Anfragen.
  4. Zu viele Informationen: Eine sehr detaillierte Abwesenheitsnotiz ist zu viel des Guten. „Ich genieße von 1. bis 19. Juli mit meinem Schatz die traumhaften Strände von Ibiza.“ – ist zwar schön für dich, interessiert aber niemanden, der gerade beruflich etwas von dir braucht.
  5. Der falsche Ton oder Empfänger: Bei internen Mails kann man schon mal ein wenig salopper formulieren. Ein „Hey Bros, bin ooo, weil chillen on se Beach und so“ wirkt auf Geschäftspartner*innen oder Kund*innen aber weniger gut.

Die ideale Notiz ist freundlich und informativ

Wer viel per E-Mail kommuniziert, kennt Abwesenheitsnotizen in ihrer ganzen Vielfalt: Von informativ bis nichtssagend kann alles dabei sein. Ein „Danke für Ihre Nachricht“ fehlt sehr häufig. Auch über die Vertretung und das Datum ihrer Rückkehr breiten viele den Mantel des Schweigens. Diese Infos sind allerdings essenziell und sollten unbedingt in guten Abwesenheitsnotizen enthalten sein.

Diese Infos sollten enthalten sein

  1. Freundliche Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“ …
  2. Dank für die Nachricht „Vielen Dank für Ihre Nachricht …“
  3. Information über die Abwesenheit „Ich bin derzeit nicht im Büro/auf Urlaub …“
  4. Dauer der Abwesenheit (am besten gleich mit Punkt 3 kombiniert): „Von 3. bis 17. August bin ich nicht im Büro.“
  5. Was passiert mit den Mails in der Zwischenzeit? „Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.“/“Meine Kollegin Frau Huber kümmert sich in meiner Abwesenheit um meine E-Mails“
  6. Vertretung und Kontakte für wichtige Anliegen „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Huber, Tel. +43 1234/5678-90 „
  7. Ausblick und Gruß „Ab 18. August bin ich wieder für Sie da. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Sommer!“

Abwesenheitsnotiz passend zum Markenimage

Meist wird in Abwesenheitsmeldungen auf Standardfloskeln zurückgegriffen, nur wenige Arbeitgeber*innen berücksichtigen dabei auch ihr Markenimage. Dabei ist gerade diese Art von E-Mail eine gute Gelegenheit, um den Auftritt des Unternehmens zu festigen: seriös, amikal oder lässig? Wir haben bei unseren Abwesenheitsnotizen versucht, die wichtigsten Infos in der Abwesenheitsnotiz mit der typischen karriere.at-Tonalität zu kombinieren. Hier ein Beispiel:

  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    vielen Dank für Ihre Nachricht! Aktuell sammle ich Energie und mein Postfach meine Mails. Ab TT.MM.JJJJ bin ich wieder gerne für Sie da – Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen hilft Ihnen gerne xx weiter – Sie erreichen ihn/sie unter: Mailadresse, Mobilnummer.
    Freundliche Grüße, Xx

Tipps für die markengerechte Abwesenheitsnotiz

  1. Erstellen Sie Unternehmensvorlagen: Stellen Sie Ihrem Team z. B. vier bis fünf verschiedene Textvorlagen zur Auswahl. Nichts ist langweiliger, als immer nur das Gleiche zu lesen. Zudem sollten die Texte je nach Empfängergruppe (Kund*innen, Geschäftspartner*innen etc.) passend formuliert sein.
  2. Interne vs. externe Abwesenheitsnotiz: Mit Kolleg*innen spricht man oftmals anders als mit Personen außerhalb des Unternehmens. Das darf sich auch in Abwesenheitsnotizen widerspiegeln: Interne Mails dürfen bei einer entsprechenden Unternehmenskultur gern individuell formuliert werden und lockerer ausfallen.
  3. Nicht im Alleingang! Die Marke ist und bleibt ein Unternehmensprojekt. Abwesenheitsnotizen voller Rechtschreibregeln oder unpassenden Formulierungen wirken unprofessionell und färben auch auf die Arbeitgebermarke ab. Daher sollten auch bei der Abwesenheitsnotiz die Kommunikationsabteilung bzw. die Kommunikationsverantwortlichen federführend sein.
  4. Erstellen Sie klare Richtlinien: Wann braucht es überhaupt Abwesenheitsnotizen, bereits ab einem Tag außerhalb des Büros oder vielleicht erst ab drei? Richtlinien bringen Klarheit für alle Arbeitnehmer*innen.
  5. Lust machen auf die etwas andere Notiz: Hier ist die interne Kommunikation gefragt. In einem firmeninternen Wettbewerb könnten zum Beispiel alle Mitarbeiter*innen ihre Ideen für gelungene Abwesenheitsnotizen sammeln.

Bildnachweis: shutterstock/fizkes

Lisa-Marie Linhart

Lisas Liebe gilt dem Wort und der Musik. Bei uns kombiniert sie beides zu wohlklingenden Blogbeiträgen mit dem richtigen Groove für Themen, die das Arbeitsleben leichter und die Karriereplanung einfacher machen.