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Urlaubsvertretung

Es geht kaum ohne Überstunden: Urlaubsvertretung für die Kollegen

Zusammenarbeit Erstellt am: 07. Juli 2015 2 Min.

In 8 bis 9 Stunden kann man entweder von einem deutschen Flughafen aus nach New York fliegen und schön Urlaub machen - oder wöchentlich so viele Überstunden schieben, weil man das Pensum des urlaubenden Kollegen auch noch stemmen muss. Laut einer Studie des deutschen Unternehmens Upwork übernehmen 95 Prozent aller Arbeitnehmer in der Ferienzeit auch noch die Aufgaben ihrer Kollegen - und sammeln mit der Urlaubsvertretung ordentlich Überstunden an.

"Kannst du das bitte machen, solange ich weg bin?"

Sommerzeit ist nicht nur Ferienzeit sondern auch Hochsaison für Urlaubsvertretungen im Büro. Laut aktueller Studie von Upwork absolvieren deutsche Arbeitnehmer rund acht Überstunden wöchentlich, um die Aufgaben der urlaubenden Kollegen zu erledigen. Grund für das hohe Arbeitspensum ist unter anderem, weil Führungskräfte keine Urlaubsvertretung vorbereiten.

Keine Mittagspause, dafür Arbeit am Wochenende

Für die Studie wurden 1.102 deutsche Vollzeit-Arbeitnehmer befragt. 95 Prozent gaben an, in der Urlaubszeit für Kollegen einzuspringen. Um die Mehrarbeit zu leisten, werden Überstunden eingelegt. Die Hälfte der Befragten verzichtet auf die Mittagspause und erledigt dann Zusatzaufgaben. 79 Prozent verlassen das Büro später als normal. Für einige ist der Arbeistag auch mit Verlassen des Arbeitsplatzes noch nicht beendet: 44 Prozent nehmen Arbeit mit nach Hause - auch über das Wochenende.

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Die Mehrfachbelastung hat natürlich Konsequenzen: Ein Fünftel fühlt sich gestresst und wenig wertgeschätzt. Einer von zwölf Arbeitnehmern denkt während der Urlaubszeit sogar darüber nach, sich einen neuen Job zu suchen. 12 Prozent geben an, Fehler bei der Arbeit zu machen - das Resultat von zu hohem Arbeitsdruck.

5 Tipps für gut geplante Urlaubsvertretungen

Eine gute organisierte Urlaubsvertretung lässt urlaubende Arbeitnehmer ihre Ferien richtig genießen und erleichtert jenen Kollegen, die im Büro die Stellung halten, die Übernahme der Aufgaben.

  • Richtige Übergabe: Ohne gründliche Übergabe aller anfallenden Arbeiten geht's nicht. Besonders wichtige Dinge oder ungewohnte Arbeitsschritte am besten schriftlich festhalten und dem Kollegen, der die Vertretung übernimmt, so ein kleines Handout mit den wichtigsten Tasks und Hilfestellungen hinterlassen.
  • Prioritäten festlegen: Was ist wann zu erledigen - und was muss die Urlaubsvertretung vielleicht überhaupt nicht machen? Klar ist: Eine Arbeitskraft kann nicht über den Zeitraum von mehreren Tagen oder Wochen das gesamte Pensum eines anderen Mitarbeiters stemmen. Erledigt wird nur das, was dringend gemacht werden muss. Beim Festlegen der To Do's und Prioritäten ruhig auch die Führungskraft hinzuziehen: Die erfährt dann aus erster Hand, was an Zusatzarbeit geleistet werden muss und weiß auch, was in den nächsten Tagen oder Wochen vielleicht liegenbleiben muss.
  • Ablageplan erstellen & Unterlagen bereitlegen: Wer mit einer besonders großen Ablage arbeitet, kann einen Ablageplan für die wichtigsten Dokumente erstellen. Das erspart den Kollegen langes Herumsuchen in Ordner und Mappen. Unterlagen, die von der Urlaubsvertretung sicher benötigt werden, kann man auch am Schreibtisch bereitlegen.
  • Ich bin dann mal weg! Drei Dinge beantwortet eine gute Abwesenheitsnotiz: Wann ist man im Büro wieder erreichbar, wer übernimmt die Vertretung während dieser Zeit, wie ist die Vertretung erreichbar?
  • Für den Notfall planen: Tritt hoffentlich nie ein, ist aber nicht auszuschließen: Die Urlaubsvertretung fällt aus, ein Plan B muss her. Gut, wenn man sich im Vorhinein Gedanken darüber gemacht hat: Was muss unbedingt erledigt werden, weil sonst der Laden nicht läuft - und wer kann das im Notfall noch übernehmen? Für kleine Notfälle kann man eine Telefonliste wichtiger Ansprechpartner (IT etc.) bereitlegen.

Bildnachweis: lassedesignen/ Shutterstock


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