Abwesenheitsnotiz im Job: So formulierst du deine automatische Antwort richtig
Ob Urlaub, Krankenstand oder Jobwechsel – wer eine automatische Antwort verschickt, sollte nicht nur auf die Technik, sondern auch auf den Ton achten. Hier findest du Tipps, Formulierungsbeispiele und Dos & Don’ts für deine Abwesenheitsnotiz – passend für jeden Anlass und jede Branche.
Warum ist eine Abwesenheitsnotiz wichtig? #
Eine Abwesenheitsnotiz informiert andere, dass du aktuell nicht erreichbar bist – und gibt gleichzeitig Orientierung: Wann bist du zurück? Wer ist in der Zwischenzeit Ansprechperson? Eine gute automatische Antwort wirkt professionell, verhindert Missverständnisse und hält die Kommunikation am Laufen – auch in deiner Abwesenheit.
Abwesenheitsnotiz-Fails: Die häufigsten Fehler #
- Keine einstellen: Auch wenn man nur einen Tag nicht erreichbar ist, kann eine Abwesenheitsnotiz Sinn machen. Das gilt vor allem für arbeitsreiche Phasen oder Tage.
- Zu wenig Information: Ein bloßes „Ich bin nicht im Büro“ ist zu wenig. Eine gute Abwesenheitsnotiz verrät, wann man wieder erreichbar ist und enthält alternative Kontaktmöglichkeiten.
- Fehlende Alternative: Wer vertritt mich in dringenden Fällen? Diese Information ist unerlässlich und zeigt, dass man sich gewissenhaft um Anfragen kümmert.
- Zu viele Informationen: Eine sehr detaillierte Abwesenheitsnotiz ist zu viel des Guten. „Ich genieße von 1. bis 19. Juli mit meinem Schatz die traumhaften Strände von Ibiza.“ ist zwar schön für dich, interessiert aber niemanden, der gerade beruflich etwas von dir braucht.
- Der falsche Ton oder Empfänger*in: Bei internen E-Mails kann man schon mal ein wenig salopper formulieren. Bei Geschäftspartner*innen oder Kund*innen kommt man damit aber weniger gut an.
Urlaubsvertretung: die richtige Organisation hilft
Urlaubszeit ist wichtig für die Erholung und das Wohlbefinden, aber sie stellt auch eine Herausforderung für jedes Team dar. Eine unzureichende Urlaubsvertretung kann schwerwiegende Folgen für alle Beteiligten haben. In diesem Artikel erfährst du, welche Gefahren bestehen, wenn Abwesenheiten nicht gut überbrückt werden, und was Kolleg*innen, die in den Urlaub gehen, sowie die, die die Stellung halten, tun können. Zudem geben wir dir wertvolle Tipps, wie Führungskräfte eine gute Urlaubsvertretung ermöglichen und was arbeitsrechtlich zu beachten ist.
Die ideale Notiz ist freundlich und informativ
#
Wer viel per E-Mail kommuniziert, kennt Abwesenheitsnotizen in ihrer ganzen Vielfalt: Von informativ bis nichtssagend kann alles dabei sein. Ein „Danke für Ihre Nachricht“ fehlt sehr häufig. Auch über die Vertretung und das Datum deiner Rückkehr breiten viele den Mantel des Schweigens. Diese Infos sind allerdings essenziell und sollten unbedingt in guten Abwesenheitsnotizen enthalten sein.
Diese Infos sollten enthalten sein
- Freundliche Anrede: „Sehr geehrte Damen und Herren, (...)“
- Dank für die Nachricht: „Vielen Dank für Ihre Nachricht, (...)“
- Information über die Abwesenheit: „Ich bin derzeit nicht im Büro/auf Urlaub (...)“
- Dauer der Abwesenheit (am besten gleich mit Punkt 3 kombiniert): „Von 3. bis 17. August bin ich nicht im Büro.“
- Zwischenzeitliche Lösung: „Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet.“ oder „Meine Kollegin Frau Huber kümmert sich in meiner Abwesenheit um meine E-Mails.“
- Vertretung und Kontakte für wichtige Anliegen: „In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an Frau Huber, Tel. +43 1234/5678-90.“
- Ausblick und Gruß: „Ab 18. August bin ich wieder für Sie da. Bis dahin wünsche ich Ihnen einen schönen Sommer!“
| ✅ Dos | ❌ Don’ts |
| Klarer Zeitraum: „Ich bin von [Datum] bis [Datum] nicht erreichbar.“ | Keine privaten Details („Bin mit der Familie in Griechenland“) |
| Freundlicher, professioneller Ton – kein Roman. | Kein passiv-aggressiver Ton („In meiner wohlverdienten Auszeit…“) |
| Bei externen Mails: Signatur mit Jobtitel, Firma und Kontaktdaten. | Keine leeren Versprechen („Ich lese Mails gelegentlich…“) – wenn du nicht antwortest, dann sag das auch. |
| Bei internen Mails: ggf. Hinweis auf Kalenderfreigabe oder Zuständigkeiten. |
So richtest du eine automatische Antwort ein (Beispiel Outlook) #
Öffne Outlook → „Datei“ → „Automatische Antworten“
Aktiviere „Automatische Antworten senden“
Lege den Zeitraum fest
Trage zwei Texte ein – für interne und externe Kontakte
Speichern & schließen – fertig!
👉 Tipp: In anderen Programmen heißt die Funktion oft „Abwesenheitsnotiz“, „Out-of-Office-Reply“ oder „Auto-Reply“.
Branchenunterschiede: Wie viel Info ist üblich? #
| Branche | Stil | Üblich in der Notiz |
| Öffentlicher Dienst | Förmlich, sachlich | Zeitraum, Vertretung, allgemeine Hinweise |
| IT & Tech | Locker bis sachlich | Oft mit Tech-Hinweis (kein Support etc.) |
| Agenturen/Kreativ | Locker, kreativ | Emojis oder persönlicher Touch erlaubt |
| Medizin & Pflege | Präzise, knapp | Fokus auf Erreichbarkeit und Vertretung |
| HR & Beratung | Persönlich-professionell | Klarer Kontaktweg, evtl. Link zur Website |
Abwesenheitsnotizen – Beispiele für unterschiedliche Anlässe #
📆 Urlaub
| Extern (formell): |
| Betreff: Abwesend bis [Datum] |
| Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis einschließlich [Datum] auf Urlaub und nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name + E-Mail]. Ich melde mich ab [Datum] gerne wieder persönlich bei Ihnen. |
| Mit freundlichen Grüßen, [dein Name] |
| Extern (modern): |
| Betreff: Abwesenheitsnotiz |
| Hi, ich bin bis [Datum] nicht erreichbar. Für dringende Angelegenheiten kontaktieren Sie bitte [Vertreter*in] unter [E-Mail-Adresse]. |
| Danke und beste Grüße, [dein Name] |
| Extern (kreativ): |
| Betreff: Ich komme am [Datum] zurück |
| Hi, ich bin auf Reisen und nicht erreichbar. Ich gebe mein bestens bis [Datum] zurück zu kommen. Falls du bis dahin nicht warten kannst, wende dich an [Vertreter*in] unter [E-Mail-Adresse]. |
| Bis bald, [dein Name] |
| Intern (kollegial): |
| Ich bin bis [Datum] auf Urlaub. Bei Fragen wendet euch bitte an [Name]. Ab [Datum] bin ich wieder da – dann gerne mit vollem Posteingang 😊 |
| Intern (formal): |
| Betreff: Abwesenheit wegen Urlaub |
| Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub und daher nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertreter*in], die*der meine Aufgaben während meiner Abwesenheit übernimmt. |
| Vielen Dank und beste Grüße, [dein Name] |
| Intern (modern): |
| Betreff: Kurzfristige Abwesenheit bis [Datum] |
| Hi Team, ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro. Für wichtige Fragen könnt ihr euch an [Vertreter*in] wenden. |
| Danke und bis bald, [dein Name] |
| Intern (kreativ): |
| Betreff: Abwesenheitsnotiz |
| Hallo zusammen, ich bin auf einer Abenteuerreise (Urlaub) vom [Datum] bis zum [Datum]. Während meiner Abwesenheit kümmert sich [Vertreter*in] um alles Wichtige. |
| Cheers, [dein Name] |
🤒 Krankenstand
| Neutral: |
| Ich bin derzeit aus gesundheitlichen Gründen nicht erreichbar. Bitte wenden Sie sich bei dringenden Anliegen an [Name, Kontakt]. |
| Vielen Dank für Ihr Verständnis. |
👶 Karenz
| Extern: |
| Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit in Karenz und voraussichtlich ab [Datum] wieder erreichbar. In der Zwischenzeit steht Ihnen [Vertretung + Kontaktdaten] gerne zur Verfügung. |
💼 Jobwechsel
| Noch aktiv, aber bald weg: |
| Ich bin nur noch bis [Datum] bei [Firma] tätig. Danach erreichen Sie mich unter [neue E-Mail-Adresse] bzw. können sich an [Vertretung] wenden. Danke für die Zusammenarbeit! |
| Bereits ausgeschieden: |
| Sie schreiben an eine nicht mehr betreute Adresse. Bitte wenden Sie sich an [Kontaktperson/Firma]. Vielen Dank! |
Zusammengefasst #
„Eine gute Abwesenheitsnotiz ist wie eine Visitenkarte – nur in deiner Abwesenheit.“
Sie vermittelt Zuverlässigkeit, Professionalität und hilft anderen weiter, wenn du gerade nicht kannst. Nutze sie – und gestalte sie passend zum Anlass und Empfänger.
FAQ – häufige Fragen zur Abwesenheitsnotiz #
Soll ich Urlaub oder „nicht im Büro“ schreiben?
Beides ist möglich. „Urlaub“ ist klarer, „nicht im Büro“ wirkt neutraler. Wähle je nach Situation.
Was, wenn ich keine Vertretung habe?
Dann gib z. B. einen allgemeinen Kontakt an („office@firma.at“) oder informiere, ab wann du wieder antwortest.
Muss ich intern und extern unterschiedliche Texte schreiben?
Empfehlenswert, ja. Intern darf es persönlicher sein, extern eher professionell.
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