Exit-Gespräch: Weil es nicht egal ist, warum Arbeitnehmer kündigen

von in HR am Dienstag, 12. Mai 2015 um 09:04

Wenn ein Arbeitnehmer kündigt, können Führungskraft und Arbeitgeber auf zwei Arten reagieren: Entweder der Chef zieht sich schmollend zurück und sinniert darüber, wie man so ein tolles Unternehmen einfach verlassen kann oder der Arbeitgeber sucht das Gespräch und möchte die Gründe für den Austritt erfahren. Warum es schlau ist, Letzteres zu tun, weiß HR-Expertin Christina Wurm. Wissenswertes über das Exit-Gespräch, wie man es richtig führt und welche Fragen man einem scheidenden Arbeitnehmer stellen kann:

Sich trennen, aber richtig

Die Kündigung eines Mitarbeiters wird vom Arbeitgeber meistens hingenommen, aber nicht immer hinterfragt. Möchte eine Organisation dazulernen, sollte sie aber genau das tun. Exit- oder Austrittsgespräche sind ein Personalentwicklungsinstrument, das sich in unseren Breiten noch nicht überall etabliert hat, aber: In Deutschland hingegen nutzt laut Kienbaum-Studie bereits ein Drittel der Arbeitgeber die Gelegenheit zum abschließenden Gespräch.

Exit-Gespräch, warum eigentlich?

Christina Wurm

Christina Wurm

Die Gründe, warum jemand seinen Arbeitgeber verlässt, können vielfältig sein: Zu wenig Geld, schlechtes Arbeitsklima, nervige Kollegen, cholerische Chefs, fehlende Karriereperspektiven oder andere Gründe, die man als Arbeitgeber nicht immer erfährt oder hinterfragt. „Mitarbeiter, die selbst kündigen, haben nichts oder weniger zu verlieren. Daher erfährt man eher etwas über Verbesserungsmöglichkeiten und Schwierigkeiten im Unternehmen, als von bestehenden Arbeitnehmern“, erklärt Christina Wurm.

Die Vorteile, die Austrittsgespräche mit sich bringen:

  • Künftige Kündigungen aus immer wiederkehrenden Gründen vermeiden
  • Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit steigern
  • Führungsschwächen sichtbar machen
  • Offen formulierte Verbesserungsvorschläge aufgreifen und Maßnahmen ergreifen
  • Einblick in die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt
  • Arbeitgeberimage verbessern

Exitgespräch führen

Auf Austrittsmotive, die im Gespräch formuliert wurden, kann ein Arbeitgeber dann reagieren. „Er kann beispielsweise Bedingungen wie Gehalt an die marktüblichen Gegebenheiten anpassen, Aufstiegs- oder Weiterbildungsmöglichkeiten oder generelle Arbeitsbedingungen verbessern. Oft liefern Mitarbeiter auch sehr gute Verbesserungsvorschläge, die sie sonst nie geäußert hätten, weil sie nie gefragt wurden oder sich nicht getraut hätten“, erklärt Wurm. Als Arbeitgeber profitiert man also in mehrfacher Hinsicht vom Trennungsgespräch. Vorausgesetzt, man nimmt sich Vorschläge und Kritik zu Herzen und trifft auch entsprechende Verbesserungsmaßnahmen.

Gespräche tragen zum guten Image bei

„Wichtiger Punkt ist auch der Imagegewinn, den ein Unternehmen durch das Führen von Austrittsgesprächen gewinnt. Schließlich signalisiert es dadurch, dass ihm die Mitarbeiter wichtig sind, dass es sie wertschätzt und dass ihre Meinung für das Unternehmen wichtig ist. Voraussetzung ist natürlich, dass dieses Gespräch nicht das erste und einzige Mal ist, dass der Mitarbeiter nach seiner Meinung gefragt wurde“, sagt Wurm.

Vom richtigen Zeitpunkt

Wer denkt, dass scheidende Arbeitnehmer einfach aus dem Nähkästchen plaudern, der irrt. Ein Austrittsgespräch wird auch nicht sofort im Anschluss an eine ausgesprochene Kündigung geführt. „Keinesfalls sollte das Gespräch vor der Ausstellung des Dienstzeugnisses erfolgen. Der Arbeitnehmer soll nicht befürchten müssen, dass sich kritische Anmerkungen negativ auf seine Beurteilung auswirken. Ein Gespräch erst kurz vor dem Austritt erhöht die Chance auf ehrliches Feedback“, sagt Wurm. Auch deshalb, weil ein Arbeitnehmer, der nach dem Gespräch noch ein paar Wochen in der Firma arbeitet, mehr Angst vor möglichen Konflikten hat als jemand, der sich nach Feedback und Kritik zeitnah verabschieden kann.

Arbeitnehmerkündigung

Die Spielregeln für Austrittsgespräche

Für ein gelungenes Exit-Gespräch müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Laut Wurm gelten dieselben Rahmenbedingungen wie für ein Mitarbeitergespräch: „Neutraler Boden, keine Störungen, Handy ausschalten, vertrauliches Vieraugengespräch: Das Exit-Gespräch sollte in angenehmer Atmosphäre geführt werden – mit wesentlich höherem Gesprächsanteil des Mitarbeiters als des Interviewers.“ Und wer führt das Gespräch eigentlich? „Um die tatsächlichen Kündigungsgründe zu erfahren, sollte das Gespräch nicht durch den direkten Vorgesetzten sondern durch einen möglichst neutralen Gesprächspartner geführt werden. Entweder durch einen HR-Verantwortlichen oder einen externen Berater. Insbesondere dann ist das wichtig, wenn man auch etwas über das tatsächliche Verhältnis des Mitarbeiters zu seinem direkten Vorgesetzten herausfinden möchte“, sagt die HR-Expertin. Selbstverständlich sollte sein, dass das Feedback des Arbeitnehmers vertraulich behandelt wird. Möchte man Informationen mit anderen Führungskräften oder Mitarbeitern besprechen, sollte man vorher das Einverständnis des Arbeitnehmers einholen.

So bitte nicht

Ein Exit-Gespräch ist nicht der Ort für einen theatralischen Show-Down, einen Schlagabtausch oder die finale Abrechnung mit dem Chef. „Wichtig ist es empathisch, wertschätzend und sachlich zu bleiben, dem Mitarbeiter ausreichend Redezeit einzuräumen, das Unternehmen nicht zu verteidigen oder mit Rechtfertigungen zu beginnen. Es geht darum, mehr über die Erfahrungen und Sorgen des Mitarbeiter zu erfahren. Auf keinen Fall sollte das Gespräch wie ein Verhör geführt werden“, erklärt Wurm.

Fragen Exit Gespräch

Fragenkatalog für das Exit-Gespräch

Für Mitarbeitergespräche sind Leitfäden oder Fragenkataloge längst Standard, auch für Exit-Gespräche kann man sich einen Leitfaden zurechtlegen. Christina Wurm nennt Beispiele für Fragen, die man Arbeitnehmern stellen kann:

  • Was hat Ihnen im Unternehmen gefallen / was hat Sie gestört?
  • Wie beurteilen Sie das Führungsverhalten / Verhältnis zum direkten Vorgesetzten?
  • Konnten Sie Ideen oder Verbesserungsvorschläge einbringen?
  • Wie beurteilen Sie das Betriebsklima in der Abteilung / im gesamten Unternehmen?
  • War Ihr Aufgabengebiet abwechslungsreich / interessant / klar definiert / richtig verteilt? Was hat Ihnen gefallen, was nicht?
  • War Ihr Gehalt angemessen?
  • Wie beurteilen Sie die Weiterbildungsmöglichkeiten / Arbeitszeiten / Work-Life-Balance, Incentives, Aufstiegsmöglichkeiten etc….?
  • Wenn Sie etwas in unserem Unternehmen verändern könnten, was wäre das?
  • Was könnte man tun, um die Mitarbeiterbindung zu erhöhen?
  • Welchem Rat würden Sie Ihrem Nachfolger geben?
  • Was hätte man im Vorfeld tun können, damit Sie geblieben wären?
  • Was hat Sie an Ihrer neuen, zukünftigen Position besonders gereizt? (Falls der Arbeitnehmer in eine anderes Unternehmen wechselt.)

Einen letzten Aspekt gibt es laut Wurm noch, der für das Führen von Exit-Gesprächen spricht: „Professionell geführt, lässt dieses Gespräch Mitarbeiter und Arbeitgeber die Möglichkeit, zukünftig eventuell wieder ein Arbeitsverhältnis miteinander einzugehen. Das ist besonders bei Leistungs- und Potenzialträgern interessant, die beispielsweise nur deshalb ausscheiden, weil sich zum aktuellen Zeitpunkt keine passenden Karrierechancen im Unternehmen bieten.“

Zur Person
Christina Wurm blickt auf über 13 Jahre Praxiserfahrung im Personalmanagement zurück und hat die Personalentwicklung in namhaften oberösterreichischen Unternehmen aufgebaut. Im Zuge ihrer Tätigkeit als Unternehmensberaterin hat sie sich neben der Einführung von kalkulier- und überschaubaren Personalentwicklungssystemen für KMU’s, auf Personalberatung, Bewerbungscoaching sowie Betriebliche Gesundheitsförderung spezialisiert.

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Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.