Die größten Fehler bei der Mitarbeiterbefragung: Haben Chefs Angst vor Feedback?

Zu Beginn ist sie meist groß, die Euphorie: Endlich werden wir nach unserer Meinung gefragt! Doch dann folgt Ernüchterung: Der Fragebogen besteht aus oberflächlichen Standardfloskeln, die brenzligen Themen werden ignoriert. Und am Ende verläuft alles im Sand, die Ergebnisse verschwinden irgendwo im Nirgendwo und alles bleibt wie gehabt. Schafft es der Arbeitgeber jedoch, von der Ankündigung der Mitarbeiterbefragung bis zur Umsetzung von Maßnahmen richtig mit dem Feedback umzugehen, wirkt sich das positiv auf das gesamte Unternehmen aus. Diese Fehler gilt es zu vermeiden:

Die häufigsten Fehler bei der Mitarbeiterbefragung

#1 Keine durchführen

„Worst things first“ könnte man jetzt sagen. Denn gar keine Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, gehört zu den schlimmsten Fehlern, die Arbeitgeber generell machen können. Eine ordentliche Feedback-Kultur macht eine gute Führungskultur schließlich erst möglich. Unternehmen, die glauben, auf die Perspektive der Mitarbeiter verzichten zu können, werden in Sachen Führungs- und Leistungskultur langfristig gesehen nicht nur stehenbleiben, sondern sogar zurückfallen.

So geht’s richtig: Führen Sie Mitarbeiterbefragungen ein! Mitarbeiter wollen gehört und ernst genommen werden. Durch Umfragen schafft man einen Kanal, in dem jeder seine Meinung äußern kann, was langfristig zu mehr Verbundenheit mit dem Arbeitgeber führt.

#2 Namen nennen

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung ist, dass die Befragung anonym durchgeführt wird. Das bedeutet aber auch, dass der Initiator der Umfrage nicht bekannt sein sollte – persönliche Differenzen könnten das Ergebnis sonst beeinflussen.

So geht’s richtig: Mithilfe von externen Profis oder Online-Tools wie TeamEcho können professionelle Mitarbeiterbefragungen sinnvoller durchgeführt werden. Schließlich ist es das Ziel, ein unverfälschtes Feedback von den Mitarbeitern zu bekommen. Es geht darum zu erfahren, wie sie die Arbeit erleben, was sie als gut bewerten und wo sie Defizite sehen. Anonyme Umfragen ermutigen dazu, die Fragen ehrlich zu beantworten.

Umfrage-Fails: das falsche Thema zur falschen Zeit

#3 Anlässe heranziehen

Viele Unternehmen führen Befragungen nur dann durch, wenn gerade „Feuer am Dach“ ist. Eine Kündigungswelle oder ein Fall von Mobbing sind zwar so schnell wie möglich zu klären, am besten aber mit den betroffenen Personen im direkten Gespräch. Unregelmäßige, ausschließlich Anlass-bezogene Umfragen verfälschen zudem das Ergebnis: Ist die Stimmung aktuell aufgeheizt, wird das Feedback an die Geschäftsführung entsprechend negativ ausfallen. Andererseits gerät die Unternehmensleitung durch sporadische Mitarbeiter-Fragebögen unter Aktionismus-Verdacht.

So geht’s richtig: Regelmäßige Befragungen zeigen ehrliches Interesse und vermitteln, dass man laufend an Verbesserungen arbeitet. Zudem zeigt sich hier die Entwicklung der Stimmung, Motivation und Zufriedenheit. Über Online-Tools können regelmäßige Zufriedenheitsabfragen durchgeführt werden, damit es erst gar nicht zu den oben genannten Extremsituationen kommt.

#4 Schwierige Themen meiden

Befragungen bringen nur etwas, wenn auch unangenehme Themen darin enthalten sind. (Negatives) Feedback über die Arbeit von Führungskräften und der Chefetage gehören dazu. In vielen Befragungsbögen finden sich Fragen zum Management oder Bewertungen der Führungsetage erst gar nicht. Eine Befragung, bei der die vermutlich unangenehmsten Themen einfach ignoriert werden, sollte aber besser gleich ganz gelassen werden, wenn die Führungskräfte weiterhin von ihren Mitarbeitern ernst genommen werden möchten.

So geht’s richtig: Unangenehme Themen in die Mitarbeiterbefragung integrieren, auch wenn dabei Kritik an Führungskräften zum Vorschein kommen könnte. Befragungen sind schließlich dazu da, um von eventueller Mitarbeiterunzufriedenheit zu erfahren und etwas dagegen zu unternehmen.

#5 Geheimniskrämerei

Eine Befragung ist immer nur ein Glied in einer Kette eines Projektes. Der Auftakt, auf den Veränderungen folgen. Werden Mitarbeiter vorab nicht über den Sinn und die Ziele der Befragung informiert und erfahren sie danach nicht, was dabei herausgekommen ist, befeuert das nur die Gerüchteküche. Und die wirkt sich bestimmt nicht positiv aufs Betriebsklima aus.

So geht’s richtig: Rechtzeitig und vor allem richtig intern kommunizieren. Man muss den Mitarbeitern sagen, wozu die Befragung gemacht wird, was ihre Rolle dabei ist und welchen Nutzen sie für ihren Arbeitsalltag bringen kann. Sobald die Ergebnisse feststehen, sollten die Mitarbeiter auch umgehend darüber informiert werden.

#6 Komplizierte Fragen stellen

Neben der Kommunikation vorab und dem Vertrauen in die Ernsthaftigkeit der Befragung geht es vor allem auch darum, wie der Fragebogen selbst gestaltet ist. Sind die Fragen recht knifflig und werden Themen immer wieder in Kontrollfragen aufgegriffen, wird der Mitarbeiter im Allgemeinen sauer. Auch spontanes Antworten wird damit unmöglich gemacht. Dabei sollten Mitarbeiterbefragungen vor allem auf spontane Ehrlichkeit abzielen und nicht auf durchdachte Antworten, von denen angenommen wird, dass sie „richtig“ sind.

So geht’s richtig: Formulieren Sie Ihre Fragen einfach. Beschreiben Sie mit positiven Statements die Idealsituation und lassen Sie die Mitarbeiter angeben, wie sie ihre Arbeitsrealität tatsächlich erleben. Von „trifft fast völlig zu“ bis „trifft fast gar nicht zu“ sind nun Antworten möglich. Über die Befragung sollte immer konkret erhoben werden, inwieweit die fünf Grundwerte Glaubwürdigkeit, Respekt, Fairness, Stolz und Teamgeist im jeweiligen Unternehmen gelebt werden. Ein Kommentarfeld für persönliche Anmerkungen vervollständigt einen guten Befragungsbogen.

Beispiele:

Wie sehr stimmen Sie diesen Aussagen auf einer Skala von 0 (trifft fast gar nicht zu) bis 5 (trifft fast völlig zu) zu?

• Die Führungskräfte lassen ihren Worten Taten folgen.
• Die Führungskräfte halten mich über wichtige Themen am Laufenden.
• An diesem Arbeitsplatz bleibt man physisch und psychisch gesund.
• Befördert werden die, die es am ehesten verdient haben.

Beantworten Sie diese Fragen auf einer Skala von 0 (nie/gar nicht) bis 5 (immer/sehr):

• Wie oft haben Sie im letzten halben Jahr gearbeitet, obwohl sie krank waren?
• Wie stolz sind Sie darauf, in diesem Unternehmen zu arbeiten?
• Wie häufig ziehen Sie in Betracht, den Arbeitgeber zu wechseln?
• Wie zufrieden sind Sie mit dem Süßigkeiten-Angebot?

#7 Feedback abblocken

Nicht immer fällt das Feedback der Mitarbeiter gut aus. Und wenn die Geschäftsführung die Ergebnisse ablehnt, wird sich wohl auch in Zukunft nichts ändern. Vor allem die Führungsetage muss also kritikfähig und bereit für Veränderung sein, wenn die Mitarbeiterbefragungen Erfolg bringen sollen. Aussagen wie „Die Anliegen der Mitarbeiter wurden zur Kenntnis genommen“ wirken übrigens auch eher unzufriedenstellend.

So geht’s richtig: Annehmen, was kommt. Im Idealfall werden die Auswertungen jedoch zunächst mit Führungskräften und HR-Verantwortlichen diskutiert und erste Verbesserungsvorschläge gemacht. Nach der ersten Präsentation auf der Top-Ebene sollte zeitnahe der nächste Schritt geplant werden: Das Informieren der Mitarbeiter. So zeigt man ihnen, dass man ihr Feedback angenommen hat und dass sich mit ihrer Hilfe etwas verändern wird.

Ein Maßnahmenplan: Der Abschluss einer Mitarbeiterbefragung

Wichtig: Was sich verändern wird, muss umgehend in Angriff genommen werden. Ein Maßnahmenplan mit Zeitrahmen und Verantwortlichen zeigt den Mitarbeitern nicht nur, dass tatsächlich an Verbesserungen gearbeitet wird, er bietet auch die Möglichkeit, sich mit konkreten Vorschlägen bei den verantwortlichen Personen einzubringen. So stellt man sicher, dass die Mitarbeiterbefragung sinnvoll war und etabliert eine offene, zielführende Feedback- und Lernkultur im Unternehmen.

Mehr zum Thema: Ein Leitfaden für Mitarbeitergespräche