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Mitarbeiterbefragung

Tipps für die Mitarbeiter*innenbefragung

Zusammenarbeit Aktualisiert am: 27. März 2024 6 Min.

Mitarbeiter*innenbefragungen sind das Mittel der ersten Wahl, wenn ehrliches Feedback über die aktuelle Stimmung im Team gewünscht ist. Manchmal enden die guten Absichten in einem Desaster: Verhärtete Fronten und Missverständnisse können die Folge sein. Wir zeigen, welche Fehler bei der Mitarbeiter*innenbefragung gemacht werden können und wie man sie vermeidet.

Warum sind Mitarbeiter*innenbefragungen sinnvoll? #

Mitarbeiter*innenbefragungen stärken die Unternehmenskultur und verbessern die Leistung der Mitarbeitenden, weil durch sie ein Umfeld des Vertrauens und der Transparenz geschaffen wird. Haben Mitarbeitende das Gefühl, gehört und ernstgenommen zu werden, steigt mit der Zufriedenheit auch ihr Engagement. Diese bilden wiederrum den Nährboden für Innovation und Kreativität.

Befragungen tragen außerdem dazu bei, dass Unzufriedenheit geortet und beseitigt werden kann, ehe sie eskaliert und in Kündigungen mündet.

Wie plane ich eine Mitarbeiter*innenbefragung? #

  1. Zielfestlegung: Stell dir zunächst die Frage, was du mit der Befragung überhaupt bezweckst. Wofür möchtest du die gesammelten Infos im Nachgang verwenden?
  2. Befragungsmethode und -instrumente wählen: Dieser Punkt ist wichtig, weil du aussagekräftige Daten benötigst, um sinnvolle Maßnahmen abzuleiten. Die Befragungsmethode (online, Fokusgruppen, persönliche Interviews etc.) ist von der Kultur, Größe und den Bedürfnissen des Unternehmens abhängig.
  3. Zeitpunkt: Mitarbeiter*innenbefragungen sollten regelmäßig stattfinden, um Entwicklungen zu verfolgen. Die passende Frequenz muss jedes Unternehmen für sich selbst bestimmen. Bei einer karriere.at Umfrage auf LinkedIn gaben 45 Prozent der 391 Teilnehmenden an, mindestens einmal im Jahr eine Befragung durchzuführen.
  4. Vertraulichkeit: Ehrliches Feedback bekommst du nur dann, wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, sich ohne Angst vor Konsequenzen äußern zu können. Befragungen sollten daher anonymisiert stattfinden.

„Die Zauberformel für eine sinnvolle Mitarbeiterbefragung: Vertrauen + Kommunikation = Ehrlichkeit“

Die häufigsten Fehler bei der Mitarbeiter*innenbefragung #

Keine Befragung durchführen #

„Worst things first“ könnte man jetzt sagen. Gar keine Befragung durchzuführen, gehört zu den schlimmsten Fehlern, die Arbeitgeber machen können. Eine ordentliche Feedback-Kultur macht eine gute Führungskultur schließlich erst möglich.

So gehts richtig: Führe Mitarbeiter*innenbefragungen ein! Mitarbeitende wollen gehört und ernst genommen werden. Durch Umfragen schafft man einen Kanal, in dem alle ihre Meinungen äußern können, was langfristig zu mehr Verbundenheit mit dem Arbeitgeber führt.

Namen nennen #

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg einer Mitarbeiter*innenbefragung ist, dass die Befragung anonym durchgeführt wird. Das bedeutet aber auch, dass die Initiator*in der Umfrage nicht bekannt sein sollte – persönliche Differenzen könnten das Ergebnis sonst beeinflussen.

So gehts richtig: Mithilfe von externen Profis oder Online-Tools können professionelle Befragungen sinnvoller durchgeführt werden. Anonymität ermutigt zu ehrlicherem Feedback.

Anlässe heranziehen #

Viele Unternehmen führen Befragungen nur dann durch, wenn gerade „Feuer am Dach“ ist. Eine Kündigungswelle oder ein Fall von Mobbing sind so schnell wie möglich zu klären, am besten aber mit den betroffenen Personen im direkten Gespräch. Unregelmäßige, ausschließlich anlassbezogene Umfragen verfälschen zudem das Ergebnis. Ist die Stimmung aktuell aufgeheizt, wird das Feedback an die Geschäftsführung entsprechend negativ ausfallen. Andererseits gerät die Unternehmensleitung durch sporadische Mitarbeiter*innen-Fragebögen unter Aktionismus-Verdacht.

So gehts richtig: Regelmäßige Befragungen zeigen ehrliches Interesse und vermitteln, dass man laufend an Verbesserungen arbeitet. Zudem zeigt sich hier die Entwicklung der Stimmung, Motivation und Zufriedenheit.

Schwierige Themen meiden #

Befragungen haben nur dann einen Nutzen, wenn auch unangenehme Themen darin enthalten sind. Negatives Feedback zur Arbeit von Führungskräften und der Chef*innenetage gehört dazu. In vielen Fragebögen finden sich Fragen zum Management oder Bewertungen der Führungsetage erst gar nicht. Eine Befragung, bei der die vermutlich unangenehmsten Themen einfach ignoriert werden, macht keinen Sinn.

So gehts richtig: Die Mitarbeiter*innenbefragung soll auch kein Werkzeug des persönlichen Angriffs von Führungskräften sein. Dabei ist die passende Formulierung von unangenehmen Themen wichtig. Es ist eine Chance mit einem professionellen Wording eine realitätsnahe Einschätzung zu erhalten, auch wenn dabei Kritik an Führungskräften zum Vorschein kommt.

Feedback abblocken #

Nicht immer fällt das Feedback der Mitarbeiter*innen gut aus. Und wenn die Geschäftsführung die Ergebnisse ablehnt, wird sich wohl in Zukunft nichts ändern. Vor allem die Führungsetage muss also kritikfähig und bereit für Veränderung sein, wenn die Befragung Erfolg bringen sollen. Aussagen wie „Die Anliegen der Mitarbeiter*innen wurden zur Kenntnis genommen“ wirken eher unzufriedenstellend.

So gehts richtig: Annehmen, was kommt. Im Idealfall werden die Auswertungen zunächst mit Führungskräften und HR-Verantwortlichen diskutiert und erste Verbesserungsvorschläge gemacht. Nach der ersten Präsentation auf der Top-Ebene sollte zeitnahe der nächste Schritt geplant werden: Das Informieren der Mitarbeiter*innen. So zeigt man, dass das Feedback ernst genommen wird und dass sich mit ihrer Hilfe etwas verändern wird.

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Tipp: Weniger ist mehr!

Die Beantwortung einer Befragung sollte nicht länger als 15 Minuten dauern. Formuliere die Fragen nicht nur einfach, sondern setze klare Prioritäten in den Fragestellungen. Wenn man Befragungen regelmäßig durchführt, sollte ein Teil der Befragung gleich bleiben, damit man die Ergebnisse über einen zeitlichen Verlauf miteinander vergleichen kann.

Geheimniskrämerei #

Eine Befragung ist immer nur ein Glied in einer Kette eines Projektes. Werden Mitarbeiter*innen vorab nicht über den Sinn und die Ziele der Befragung informiert und erfahren sie danach nicht, was dabei herausgekommen ist, befeuert das nur die Gerüchteküche. Und die wirkt sich bestimmt nicht positiv aufs Betriebsklima aus.

So gehts richtig: Rechtzeitig intern kommunizieren. Man muss Mitarbeitendenn sagen, wozu die Befragung gemacht wird, was ihre Rolle dabei ist und welchen Nutzen sie für den Arbeitsalltag bringen kann. Sobald die Ergebnisse feststehen, sollten die Mitarbeiter*innen umgehend informiert werden. In den einzelnenTeams kann man einen Raum schaffen, um über die Ergebnisse zu reflektieren: Sind sie überraschend? Gibt es Erklärungen? Welche Verbesserungen kann man aus den Ergebnissen ableiten?

Komplizierte Fragen stellen #

Sind die Fragen recht knifflig und werden Themen immer wieder in Kontrollfragen aufgegriffen, wird die Mitarbeiter*in sauer. Auch spontanes Antworten wird damit unmöglich gemacht. Dabei sollten Befragungen vor allem auf spontane Ehrlichkeit abzielen und nicht auf durchdachte Antworten, von denen angenommen wird, dass sie „richtig“ sind.

So gehts richtig: Formuliere Fragen möglichst einfach. Beschreibe mit positiven Statements die Idealsituation und lasse die Mitarbeiter*innen angeben, wie sie ihre Arbeitsrealität tatsächlich erleben. Von „trifft fast völlig zu“ bis „trifft fast gar nicht zu“ sind Antworten möglich.

Formulierungen für Mitarbeiter*innenbefragung #

Allgemeine Zufriedenheit #

  • Ich bin insgesamt zufrieden mit meinem Arbeitsplatz.
  • Ich empfinde die Atmosphäre im Team als angenehm.

Arbeitsumfeld und Beziehungen #

  • Die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen funktioniert sehr gut.
  • Ich fühle mich in meinem Team respektiert und geschätzt.
  • Die Kommunikation innerhalb des Teams ist effizient.

Arbeitsbelastung und Work-Life-Balance #

  • Ich fühle mich oft überfordert und gestresst bei der Arbeit.
  • Ich kann meine Aufgaben ohne Überstunden erledigen.
  • Mein Arbeitgeber setzt unterstützende Maßnahmen für eine Work-Life-Balance.

Führung und Management #

  • Meine Vorgesetze*r kommuniziert klare Erwartungen an meine Arbeitsleistung.
  • Ich bekomme regelmäßig Feedback zu meiner Leistung.
  • Entscheidungen werden im Unternehmen transparent und verständlich erklärt.

Entwicklungsmöglichkeiten und Weiterbildung #

  • Ich sehe Möglichkeiten, mich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.
  • Mein Arbeitgeber bietet effektive Schulungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
  • Ich fühle mich ausreichend unterstützt, um meine Ziele zu erreichen.

Unternehmenswerte und -ziele: #

  • Ich kenne die Ziele des Unternehmens.
  • Ich trage zu den Unternehmenszielen bei.
  • Die Unternehmenswerte spiegeln sich im Alltag wider.
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Tools für Befragungen

Es gibt unterschiedliche Tools, um Mitarbeiter*innenbefragungen durchzuführen. Hier ein paar Beispiele:

  • MS Forms
  • Lamapool
  • Survey Monkey

Bei der Evaluierung der Tools ist wichtig, die Datenschutz-Bestimmungen genau durchzulesen, da es sich um sensible Daten handelt.

Ein Maßnahmenplan: Der Abschluss einer Befragung #

Was sich verändern soll, muss umgehend in Angriff genommen werden: Ein Aktionsplan muss her! Dieser basiert auf den Ergebnissen der Mitarbeiter*innenbefragung. Ein erster Schritt könnte die Bildung von Projektgruppen, das Abhalten von Schulungen oder die Optimierung von Arbeitsabläufen sein. Wichtig ist, dass der Aktionsplan Ziele, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen enthält, damit er effektiv umgesetzt werden kann.

Die Ergebnisse und geplanten Maßnahmen sollten jedenfalls an die Mitarbeitenden kommuniziert werden – sowohl positive als auch negative Aspekte! Diese Transparenz stärkt das Vertrauen der Belegschaft ins Unternehmen. Gleichzeitig sollte man auch aufzeigen, wie Mitarbeitende in die Umsetzung der Veränderungen eingebunden werden können.

Abschließend geht es um die Umsetzung. Hier ist wichtig, den Fortschritt zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, um die Zielerreichung sicherzustellen. Nur so lassen sich das Arbeitsumfeld und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden langfristig verbessern.

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B schedlberger

Bianca Schedlberger
Content Managerin
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