Leitfaden für Führungskräfte: Mitarbeitergespräche erfolgreich führen
Zusammenarbeit
ZusammenarbeitAktualisiert am:
27. Mai 2025202505278 Min.8 Min.
Alle Jahre wieder: Mitarbeitende und ihre Vorgesetzten setzen sich an einen Tisch, um Mitarbeiter*innengespräche zu absolvieren. Wer ohne Struktur und Vorbereitung in die jährlichen Gesprächsrunden startet, vergibt aber die Chance auf ein ergebnisorientiertes Gespräch und vergeudet im schlimmsten Fall die Zeit aller Beteiligten.
Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Mitarbeiter*innengespräche souverän, strukturiert und mit Mehrwert gestaltest. Denn: Gut geführte Gespräche wirken sich auf Leistung, Bindung und Entwicklung positiv aus.
Lohnt sich ein jährliches Mitarbeiter*innengespräch überhaupt? Diese Fragen stellen sich vielleicht Führungskräfte, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten, das von schnellen Entscheidungen, ständiger Erreichbarkeit und Projekte geprägt ist.
Doch gerade deshalb sind Mitarbeiter*innengespräche so wichtig. Sie schaffen abseits des Tagesgeschäfts Raum für Reflexion, Feedback und strategische Weiterentwicklung.
Reflexion ermöglichen: Mitarbeitende und Führungskräfte haben die Möglichkeit, gemeinsam die vergangenen Monate zu reflektieren. Was lief gut, was nicht und wo bestehen Lernfelder?
Wertschätzung ausdrücken: Gute Leistungen und Engagement werden wahrgenommen und benannt. Ein „Danke“ ist kein Nice-to-have, sondern essenziell.
Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen: Wo will der oder die Mitarbeitende hin? Was ist möglich, was sinnvoll, was nötig?
Transparenz schaffen: Feedback gibt Orientierung. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte wissen, woran sie sind und können bewusste Entscheidungen treffen.
Beziehung stärken: Ein gutes Gespräch verbessert die Zusammenarbeit, denn Vertrauen entsteht nicht zwischen Tür und Angel.
💡 Merke!
Ein Mitarbeiter*innegespräch ist kein Kontrollinstrument, sondern ein Führungsinstrument. Kommuniziere auf Augenhöhe, anstatt von oben herab zu bewerten.
Wie oft soll ein Mitarbeiter*innengespräch stattfinden? #
Ein einmal im Jahr durchgeführtes Jahresgespräch kann wertvoll sein,reicht aber manchmal nicht aus. Mitarbeiter*innengespräche sind besonders wirkungsvoll, wenn sie regelmäßig und anlassbezogen geführt werden.
Hier eine Übersicht:
Gesprächsform
Wann?
Ziel
Jahresgespräch
1x im Jahr
Rückblick, Zielvereinbarungen, Entwicklung
Quartalsgespräch
alle 3 Monate
Fortschritte, neue Impulse, Motivation
Anlassbezogene Gespräche
bei Bedarf
z.B. nach Konflikten oder Beförderungen
Onboarding-Gespräch
im 1. Jahr
Integration, Orientierung, Kulturvermittlung
Exit-Gespräch
bei Kündigung
Feedback für Führung und Teamkultur
Wie lange sollte ein Mitarbeiter*innengespräch dauern? #
Ein Jahresgespräch sollte mindestens 60 bis 90 Minuten beanspruchen – ohne Unterbrechungen, ohne Zeitdruck. Kürzere Check-ins (z. B. Quartalsgespräche) können je nach Bedarf nur 20 bis 45 Minuten dauern.
Die Dauer sollte stets an die Gesprächssituation angepasst werden.
Welche Themen sollte man im Mitarbeiter*innengespräch besprechen? #
Das Mitarbeiter*innengespräch sollte eine ausgewogene Mischung aus Rückblick, Gegenwartsanalyse und Zukunftsperspektive sein. Themenfelder, die üblicherweise besprochen werden, sind:
Überlade das Gespräch nicht! Setze klare Prioritäten und kalkuiere ausreichend Zeit für persönliche Anliegen.
1. Gesprächseinstieg: Beziehung vor Inhalt
💬 Der Einstieg bestimmt die restliche Gesprächsatmosphäre. Nimm dir bewusst Zeit, damit du und eine Gesprächspartner*in „ankommen“ könnt:
Kurzer persönlicher Austausch („Wie gehts dir aktuell?“)
Ziel und Ablauf des Gesprächs kurz skizzieren
Offenheit signalisieren: „Heute gehts um dich und deinen Weg. Lass uns offen sprechen.“
2. Rückblick: Wie sahen die letzten Monate aus?
🧠 Reflektiert wird die vergangene Periode:
Welche Aufgaben und Projekte standen an?
Was ist gut gelungen? Wo gab es Herausforderungen?
Welche Kompetenzen haben sich gezeigt oder weiterentwickelt?
Welche Rolle hat die Führungskraft gespielt: hilfreich oder hinderlich?
Hier ist beidseitiges Feedback gefragt:
Als Führungskraft gibst du Rückmeldung zur Leistung, Haltung und Zusammenarbeit.
Der oder die Mitarbeitende schildert die persönliche Sicht – inklusive Wünsche, Frustrationen oder Stolz.
👉 Tipp: Argumentiere dein Feedback anhand konkreter Beispiele, damit deine Gesprächhspartner*in es besser nachvollziehen kann.
3. Zukunft & Entwicklung: Wohin soll die Reise gehen?
🎯 Jetzt stehen Perspektiven, Ziele und Lernfelder im Mittelpunkt:
Wo sieht sich die Mitarbeiter*in selbst in 6 oder 12 Monaten?
Welche fachlichen oder persönlichen Kompetenzen sollen entwickelt werden?
Gibt es Wünsche in Bezug auf Weitebrildung, Job-Rotation oder Mentoring?
Wie kannst du als Führungskraft bei der Zielerreichung unterstützen?
4. Zielvereinbarungen: Klar, konkret, gemeinsam
🚀 Ziele sollten SMART formuliert sein:
Spezifisch: Was soll erreicht werden?
Messbar: Woran wird der Erfolg gemessen?
Attraktiv: Ist das Ziel motivierend?
Realistisch: Ist das Ziel mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar?
Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht sein?
5. Abschluss & Zusammenfassung
✍️ Am Ende sollte das Gespräch:
Zusammenfassen, was vereinbart wurde
Raum geben für offenes Feedback zur Gesprächsführung
Die nächsten Schritt definieren (z. B. Follow-up, weiteres Gespräch)
👉 Achte darauf, dass das Gespräch sowie die getroffenen Vereinbarungen dokumentiert sind.
„Mitarbeiter*innengespräche sind ein wichtiges Management- und Entwicklungstool. Sie schaffen den Rahmen, um die Erwartungen von Mitarbeiter*innen und Führungskräften für Leistung, Ziele und Entwicklung abzugleichen.“
Wie führe ich ein gutes Mitarbeiter*innengespräch? Mit einer guten Vorbereitung, aktivem Zuhören, klaren Zielen und einer wertschätzenden Gesprächsatmosphäre.
Wie lange sollte ein Mitarbeitergespräch dauern?
In der Regel zwischen 45 und 90 Minuten – je nach Anlass und Gesprächstiefe.
Wer dokumentiert das Gespräch?
In der Regel die Führungskraft – idealerweise gemeinsam mit den Mitarbeitenden abgestimmt.
Ist ein Protokoll Pflicht?
Nein, aber dringend empfohlen im Sinne der Nachvollziehbarkeit und zur Klärung von Vereinbarungen.
Welche Themen sollte man in einem Mitarbeiter*innengespräch besprechen? Leistung, Zusammenarbeit, Entwicklungspotenziale, Feedback und künftige Ziele.
Welche Fragen sind in einem Mitarbeiter*innengespräch unzulässig? Fragen zur Familienplanung, Religion, politischen Einstellung oder Krankheit sind tabu
Ist das Mitarbeitergespräch geeignet, um über das Gehalt zu sprechen? Ja, sofern es angekündigt ist und in den Gesprächsrahmen passt.
Mitarbeiter*innengespräche sind eine der wenigen Gelegenheiten im Berufsalltag, bei denen du als Führungskraft wirklich in Beziehung treten kannst. Nutze diesen Moment bewusst. Mit einer guten Vorbereitung, einer wertschätzenden Haltung und einem klaren Ziel machst du aus einem „Pflichtgespräch“ ein Entwicklungsinstrument.
Der erste Eindruck zählt – und sollte sich bestätigen. Denn sobald erst mal ein interessantes Stelleninserat gesichtet wurde, stehen Unternehmen auf dem Prüfstand der Bewerbenden. Wie eine gelungene Candidate Journey aussehen sollte, was Kandidat*innen beim Bewerben erwarten und was sie stört, steht im Whitepaper von karriere.at.
Der Artikel vergleicht Führungs- und Fachkarrieren in Bezug auf Anforderungen und Fähigkeiten und bietet dir eine Unterstützung bei der Auseinandersetzung mit deinem persönlichen Karriereweg. Außerdem werden potenzielle Probleme in der Praxis erläutert, wie beispielsweise das "Peter-Prinzip".
Urlaubszeit ist wichtig für die Erholung und das Wohlbefinden, aber sie stellt auch eine Herausforderung für jedes Team dar. Eine unzureichende Urlaubsvertretung kann schwerwiegende Folgen für alle Beteiligten haben. In diesem Artikel erfährst du, welche Gefahren bestehen, wenn Abwesenheiten nicht gut überbrückt werden, und was Kolleg*innen, die in den Urlaub gehen, sowie die, die die Stellung halten, tun können. Zudem geben wir dir wertvolle Tipps, wie Führungskräfte eine gute Urlaubsvertretung ermöglichen und was arbeitsrechtlich zu beachten ist.