Leitfaden für Führungskräfte: Mitarbeiter*innengespräche erfolgreich führen

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du Mitarbeiter*innengespräche souverän, strukturiert und mit Mehrwert gestaltest. Denn: Gut geführte Gespräche wirken sich auf Leistung, Bindung und Entwicklung positiv aus.

Sinn des Mitarbeiter*innengesprächs #

Lohnt sich ein jährliches Mitarbeiter*innengespräch überhaupt? Diese Fragen stellen sich vielleicht Führungskräfte, die in einem dynamischen Umfeld arbeiten, das von schnellen Entscheidungen, ständiger Erreichbarkeit und Projekte geprägt ist.

Doch gerade deshalb sind Mitarbeiter*innengespräche so wichtig. Sie schaffen abseits des Tagesgeschäfts Raum für Reflexion, Feedback und strategische Weiterentwicklung.

Ziele des Gesprächs #

1. Reflexion ermöglichen: Mitarbeitende und Führungskräfte haben die Möglichkeit, gemeinsam die vergangenen Monate zu reflektieren. Was lief gut, was nicht und wo bestehen Lernfelder?

2. Wertschätzung ausdrücken: Gute Leistungen und Engagement werden wahrgenommen und benannt. Ein „Danke“ ist kein Nice-to-have, sondern essenziell.

3. Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen: Wo will der oder die Mitarbeitende hin? Was ist möglich, was sinnvoll, was nötig?

4. Transparenz schaffen: Feedback gibt Orientierung. Sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte wissen, woran sie sind und können bewusste Entscheidungen treffen.

5. Beziehung stärken: Ein gutes Gespräch verbessert die Zusammenarbeit, denn Vertrauen entsteht nicht zwischen Tür und Angel.

Wie oft soll ein Mitarbeiter*innengespräch stattfinden? #

Ein einmal im Jahr durchgeführtes Jahresgespräch kann wertvoll sein,reicht aber manchmal nicht aus. Mitarbeiter*innengespräche sind besonders wirkungsvoll, wenn sie regelmäßig und anlassbezogen geführt werden.

Hier eine Übersicht:

Wie lange sollte ein Mitarbeiter*innengespräch dauern? #

Ein Jahresgespräch sollte mindestens 60 bis 90 Minuten beanspruchen – ohne Unterbrechungen, ohne Zeitdruck. Kürzere Check-ins (z. B. Quartalsgespräche) können je nach Bedarf nur 20 bis 45 Minuten dauern.

Die Dauer sollte stets an die Gesprächssituation angepasst werden.

Welche Themen sollte man im Mitarbeiter*innengespräch besprechen? #

Das Mitarbeiter*innengespräch sollte eine ausgewogene Mischung aus Rückblick, Gegenwartsanalyse und Zukunftsperspektive sein. Themenfelder, die üblicherweise besprochen werden, sind:

• Aufgaben, Arbeitsweise, Leistungsbilanz

• Zusammenarbeit im Team

• Persönliche Zufriedenheit und Motivation

• Stärken und Entwicklungspotenziale

• Weiterbildung und Karriereziele

• Feedback zur Führungskraft

• Zielvereinbarungen und Erwartungen

• (Optional) Vergütung, wenn passend

1. Gesprächseinstieg: Beziehung vor Inhalt

💬 Der Einstieg bestimmt die restliche Gesprächsatmosphäre. Nimm dir bewusst Zeit, damit du und eine Gesprächspartner*in „ankommen“ könnt:

• Kurzer persönlicher Austausch („Wie gehts dir aktuell?“)

• Ziel und Ablauf des Gesprächs kurz skizzieren

• Offenheit signalisieren: „Heute gehts um dich und deinen Weg. Lass uns offen sprechen.“

2. Rückblick: Wie sahen die letzten Monate aus?

🧠 Reflektiert wird die vergangene Periode:

• Welche Aufgaben und Projekte standen an?

• Was ist gut gelungen? Wo gab es Herausforderungen?

• Welche Kompetenzen haben sich gezeigt oder weiterentwickelt?

• Welche Rolle hat die Führungskraft gespielt: hilfreich oder hinderlich?

Hier ist beidseitiges Feedback gefragt:

• Als Führungskraft gibst du Rückmeldung zur Leistung, Haltung und Zusammenarbeit.

• Der oder die Mitarbeitende schildert die persönliche Sicht – inklusive Wünsche, Frustrationen oder Stolz.

👉 Tipp: Argumentiere dein Feedback anhand konkreter Beispiele, damit deine Gesprächhspartner*in es besser nachvollziehen kann.

3. Zukunft & Entwicklung: Wohin soll die Reise gehen?

🎯 Jetzt stehen Perspektiven, Ziele und Lernfelder im Mittelpunkt:

• Wo sieht sich die Mitarbeiter*in selbst in 6 oder 12 Monaten?

• Welche fachlichen oder persönlichen Kompetenzen sollen entwickelt werden?

• Gibt es Wünsche in Bezug auf Weitebrildung, Job-Rotation oder Mentoring?

• Wie kannst du als Führungskraft bei der Zielerreichung unterstützen?

4. Zielvereinbarungen: Klar, konkret, gemeinsam

🚀​ Ziele sollten SMART formuliert sein:

• Spezifisch: Was soll erreicht werden?
• Messbar: Woran wird der Erfolg gemessen?
• Attraktiv: Ist das Ziel motivierend?
• Realistisch: Ist das Ziel mit den vorhandenen Ressourcen umsetzbar?
• Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht sein?

5. Abschluss & Zusammenfassung

✍️ Am Ende sollte das Gespräch:

• Zusammenfassen, was vereinbart wurde

• Raum geben für offenes Feedback zur Gesprächsführung

• Die nächsten Schritt definieren (z. B. Follow-up, weiteres Gespräch)

👉 Achte darauf, dass das Gespräch sowie die getroffenen Vereinbarungen dokumentiert sind.

Leitfaden & Fragestellungen #

Arbeitsgebiet und Aufgabenbereich

• An welchen Schwerpunkten/Themen wird gearbeitet?
• Ist die Mitarbeiter*in mit ihrer*seiner Tätigkeit noch zufrieden?
• Wird Unterstützung benötigt?
• Wie gestaltet sich die Organisation der Arbeitsprozesse und –abläufe?
• Einschätzung der Arbeit durch Mitarbeiter*in und Führungskraft: Was ist positiv, was negativ?
• Welche Ergebnisse erwarte ich in Zukunft?
• Welche fachlichen Hilfestellungen kann ich geben?

Umfeld, in dem gearbeitet wird

• Analyse der Arbeitsbedingungen: Was wirkt sich positiv oder negativ auf die Arbeit aus?
• Gibt es Optimierungspotenzial?
• Erhält die Mitarbeiter*in alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt?
• Reichen die vorhandenen Arbeitsmittel aus oder sollte etwas verbessert, ergänzt oder neu gekauft werden?
• Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eingehalten, wurden alle notwendigen Maßnahmen getroffen?
• Bei der Zusammenarbeit mit Schnittstellen wie z.B. anderen Abteilungen: Was funktioniert gut, was weniger gut? Kann etwas verbessert werden?
• Gibt es belastende Faktoren wie Lärm, Staub, etc.?

Zusammenarbeit und Führung

• Wie sieht die Zusammenarbeit im Team und mit Kollegschaft aus?
• Nehme ich als Führungskraft Probleme und Konflikte wahr?
• Persönliches Empfinden: Wie wird mit Konflikten umgegangen?
• Könnte die Zusammenarbeit noch verbessert werden?
• Benötigt die Mitarbeiter*in mehr Entscheidungsfreiraum oder wünscht er*sie klare Vorgaben?
• Wie führe ich meine Mitarbeitenden?
• Stichwort Feedback: Gebe ich als Führungskraft ausreichend und regelmäßig Feedback?
• Vertrete ich die Interessen meiner Mitarbeitenden auch gegenüber der obersten Führungsebene?
• Kommuniziere ich Lob und Kritik in angemessener Weise?
• Wie empfinde ich als Führungskraft die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter*in und dem restlichen Team?

Entwicklungsperspektiven

• Welche Wünsche gibt es in Bezug auf die berufliche Entwicklung?
• Welche Perspektiven sehe ich als Führungskraft für den Karriereweg der Mitarbeiter*in?
• Welche Fortbildungen wurden bereits besucht – haben diese Sinn gemacht?
• Welche Weiterbildungen könnten im nächsten Jahr sinnvoll sein?
• Könnte ein Wechsel der Arbeitsstelle oder Abteilung für den Mitarbeiter sinnvoll sein?
• Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen?
• Was muss der Arbeitnehmer tun, damit sich diese Jobperspektiven realisieren lassen?

Checkliste & Protokoll downloaden #

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Must-Dos & klassische Fehler #

✅ Was du auf jeden Fall tun solltest:

1. Begegne deinen Mitarbeiter*innen wertschätzend. Menschen spüren, ob du wirklich interessiert bist oder Interesse vorheuchelst.

2. Höre aktiv zu und stelle Rückfragen.

3. Formuliere dein Feedback klar und deutlich und gib am besten auch Beispiele.

4. Viele Mitarbeiter*innen unterschätzen sich. Mach sie auf ihre Stärken aufmerksam.

5. Fördere Eigenverantwortung, indem du nicht nur Lösungen lieferst, sondern die Mitarbeiter*innen auch begleitest.

❌ Was du besser vermeidest:

• Erscheine nicht unvorbereitet zum Gespräch, das ist respektlos.

• Hänge dich nicht an Fehlschlägen oder Problemen auf. Erfolge können und müssen gefeiert werden!

• Absolviere das Gespräch nicht im Schnelldurchlauf, sondern lass dir Zeit.

• Versprich nichts, was du nicht halten kannst.

• Verschiebe oder sage das Gespräch nur im absoluten Notfall ab.

❗ Ein MAG ist ein Vertrauensmoment. Wenn du diesen Moment „versemmelst“, brauchst du lange, um ihn zurückzugewinnen.

Welche Fragen sind im Mitarbeiter*innengespräch unzulässig? #

Auch wenn das Gespräch vertrauensvoll geführt wird, gilt: Datenschutz und Persönlichkeitsrechte müssen gewahrt bleiben.

🚫 Folgende Themenbereiche gehen dich als Führungskraft nichts an:

• Familienplanung („Wollen Sie bald Kinder?“)

• Gesundheitszustand („Sind Sie psychisch belastet?“)

• Politische oder religiöse Überzeugungen

• Mitgliedschaft in Gewerkschaften

• Fragen zur sexuellen Orientierung

• Finanzielle Verhältnisse oder Nebentätigkeiten (außer sie betreffen den Job)

Abschluss & Dokumentation #

Nach dem Mitarbeiter*innengespräch ist vor dem Mitarbeiter*innengespräch. Jetzt kommt es darauf an, die Vereinbarungen in die Tat umzusetzen.

Die wichtigsten To-Dos nach dem Gespräch: #

• Ergebnisse schriftlich festhalten: z. B. in einem Kurzprotokoll oder im HR-System

• Ziele konkretisieren und sichtbar machen (z. B. auf einem Teamboard)

• Vereinbarte Maßnahmen umsetzen oder anstoßen

• Nachfassgespräch (Check-in) terminieren

• Eigenes Führungsverhalten reflektieren: Was lief gut? Was kann ich besser machen?

FAQ #

Wie führe ich ein gutes Mitarbeiter*innengespräch?
Mit einer guten Vorbereitung, aktivem Zuhören, klaren Zielen und einer wertschätzenden Gesprächsatmosphäre.

Wie lange sollte ein Mitarbeitergespräch dauern?
In der Regel zwischen 45 und 90 Minuten – je nach Anlass und Gesprächstiefe.

Wer dokumentiert das Gespräch?
In der Regel die Führungskraft – idealerweise gemeinsam mit den Mitarbeitenden abgestimmt.

Ist ein Protokoll Pflicht?
Nein, aber dringend empfohlen im Sinne der Nachvollziehbarkeit und zur Klärung von Vereinbarungen.

Welche Themen sollte man in einem Mitarbeiter*innengespräch besprechen?
Leistung, Zusammenarbeit, Entwicklungspotenziale, Feedback und künftige Ziele.

Welche Fragen sind in einem Mitarbeiter*innengespräch unzulässig?
Fragen zur Familienplanung, Religion, politischen Einstellung oder Krankheit sind tabu

Ist das Mitarbeitergespräch geeignet, um über das Gehalt zu sprechen?
Ja, sofern es angekündigt ist und in den Gesprächsrahmen passt.

Fazit #

Mitarbeiter*innengespräche sind eine der wenigen Gelegenheiten im Berufsalltag, bei denen du als Führungskraft wirklich in Beziehung treten kannst. Nutze diesen Moment bewusst. Mit einer guten Vorbereitung, einer wertschätzenden Haltung und einem klaren Ziel machst du aus einem „Pflichtgespräch“ ein Entwicklungsinstrument.