Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die Grundlage für unser Bekenntnis zu Exzellenz in allen Bereichen sind. Mit unserer offenen Innovationskultur und unseren motivierten, internationalen Teams arbeiten wir daran, das AIT als Österreichs führende Forschungseinrichtung auf höchstem internationalem Niveau zu positionieren und einen positiven Beitrag für Wirtschaft und Gesellschaft zu leisten.
Im Center for Digital Safety & Security arbeiten über 250 Expert:innen an modernsten Informations- und Kommunikationstechnologien, um diese im Kontext der umfassenden Digitalisierung und globalen Vernetzung unsere Systeme hochsicher und zuverlässig bauen sowie benutzen zu können. Für unser Team in der Competence Unit Cyber Security & Communication Technologies suchen wir nun eine engagierte und kommunikative Persönlichkeit für den Standort Wien.
Aufgaben
Als Teil unseres Office Management Teams unterstützen Sie proaktiv einen Head of Competence Unit und dessen Team aus international Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln – von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch Sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen.
Sie übernehmen ein breites und absolut abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für Kolleg:innen sowie Projektpartner:innen bzw. Kund:innen bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse.
Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr und sind die erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen.
Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
Mehrjährige Erfahrung im Bereich Office-Management
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft
Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, sowie ein offenes und dynamisches Auftreten
Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Was Sie erwarten können:
Wir bieten neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 25 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Erforderliche Sprachen
- Englisch C1
- Deutsch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 25 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Erforderliche Sprachen
- Englisch C1
- Deutsch C1
Erforderliche Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS) oder Uni / FH
Gehalt
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 49.980, --. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt.
Benefits
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Flexible Arbeitszeiten
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Aus- und Weiterbildung
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Flexible Arbeitszeiten
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Aus- und Weiterbildung
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Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.
Bitte übermitteln Sie uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online.
