Die Jarosch & Haas GmbH gehört seit über 35 Jahren zu den führenden Anbietern von Hard- und Softwarelösungen im öffentlichen Personennahverkehr. Unsere innovativen Komplettlösungen - von mobiler Datenerfassung bis zu leistungsfähigen Hintergrundsystemen - setzen Maßstäbe für Verkehrsunternehmen in Deutschland und Österreich.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als engagierte Office Managerin, die als organisatorisches Herzstück unseres Unternehmens fungiert. In dieser vielseitigen Allrounderrolle übernimmst du sowohl klassische Backoffice-Aufgaben als auch koordinative und projektbezogene Tätigkeiten. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft, behältst auch in kurzfristigen Situationen den Überblick und arbeitest eng mit Kolleg:innen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen.

Office Managerin (m/w/d)

Wien | mit Erfahrung | Vollzeit oder Teilzeit (ab 30 Std./Woche)

Woran du mitarbeitest:

• Du sorgst für einen reibungslosen Office-Alltag, übernimmst die Telefon- und E-Mail-Korrespondenz und koordinierst Post und Lieferungen.
• Du übernimmst die Vorbereitung der Buchhaltung, insbesondere die Kontrolle und Prüfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die strukturierte Aufbereitung für die Weitergabe an die externe Buchhaltung.
• Du behältst den Überblick über alle organisatorischen Abläufe, kümmerst dich um Bürobedarf, Arbeitsplätze und die Abstimmung mit externen Dienstleistern.
• Du unterstützt im Budget- und Zeitmanagement und fungierst als Schnittstelle zu externen Partnern und Behörden.
• Du erstellst Reports, bereitest Daten auf und wirkst an der Weiterentwicklung von Reporting-Prozessen mit.
• Du arbeitest an Projekten (z. B. Zertifizierungen) mit und bringst aktiv Ideen zur Optimierung von Abläufen ein.
• Du unterstützt bereichsübergreifend im HR (z. B. beim Onboarding neuer Kolleg:innen) sowie im Vertrieb bei Ausschreibungen und der Aufbereitung von Unterlagen.
• Du entlastest die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und hältst im Hintergrund die Fäden zusammen.
• Zusätzlich unterstützt du bei Teamevents und trägst mit deinem freundlichen Wese und stets offenen Ohr zu einer positiven Teamatmosphäre bei.

Was du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, in der Administration oder Fakturierung
• Sehr strukturierte, genaue und verlässliche Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolut diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Hohe technische Affinität
• Ausgezeichnete Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke und Organisationstalent
• Sicherer Umgang mit MS Office; weitere Softwarekenntnisse von Vorteil
• Idealerweise bringst du Erfahrung in der Budgetplanung sowie im Controlling (z. B. Forecast-Erstellung) mit

Was du bei uns findest:

• Du arbeitest in einem flexiblen Arbeitsmodell - in Vollzeit (38,5 Std.) oder Teilzeit ab 30 Wochenstunden
• Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodells
• Dich erwartet ein modern ausgestattetes Büro im Herzen Wiens (Schwedenplatz) inklusive höhenverstellbarer Tische für ergonomisches Arbeiten
• Du wirst Teil eines Familienunternehmens mit flachen Hierarchien und einem dynamischen Team
• Dich erwartet eine langfristige Position in einem erfahrenen und erfolgreichen Team
• Du übernimmst abwechslungsreiche und vielfältige Aufgabenbereiche
• Du erhältst Essenszulagen

Gehalt

Für diese Position bieten wir ein attraktives Gehalt ab EUR 42.000,- bis EUR 55.000,- brutto pro Jahr (Vollzeit), Bereitschaft zur Erhöhung abhängig von Qualifikation und Einsatz.

Bereit, mit uns die Zukunft zu bewegen?

Dann bewirb dich bitte online oder sende uns deine aussagekräftigen Unterlagen mit deinem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: 42.000 EUR bis 55.000 EUR jährlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: Jarosch & Haas Ges.m.b.H.

Mitarbeiter*innenanzahl: 31 - 50 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 30 Stunden

Dienstort

• Wien

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C1
• Englisch B1

Benefits

• Essenszulage
• Gute Anbindung
• Hunde geduldet
• Mentoringprogramm
• Team-Events
• Verkehrsmittelzuschuss

Alle Infos zur Bewerbung

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf
• Motivationsschreiben

Ansprechperson

Denise Jarosch
Marketing & Sales, HR
+43 (0)1 718082528