20. September 2018 · HR · von

Leitfaden für Führungskräfte: Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

Alle Jahre wieder: Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten setzen sich an einen Tisch, um pflichtbewusst ihre Mitarbeitergespräche zu absolvieren. Wer ohne Struktur und Vorbereitung in die jährlichen Gesprächsrunden startet, vergibt aber die Chance auf ein ergebnisorientiertes Gespräch – und vergeudet im schlimmsten Fall die Zeit aller Beteiligten. Wir haben einen kleinen Leitfaden mit Fragenkatalog für Personalmanager und Führungskräfte ausgearbeitet.

Vom Pflichttermin zum sinnvollen Gespräch

Im Herbst und Winter herrscht Hochsaison für Mitarbeitergespräche. Das Jahresende ist in Sicht – höchste Zeit, um gemeinsam mit demTeam Bilanz zu ziehen. Wer sich dafür Zeit nimmt, sollte das Beste aus dem gemeinsamen Termin herausholen. Denn ist das Gespräch unstrukturiert, kostet es eine Menge Zeit, hat den Charakter eines Pflichttermins und fällt für viele Beteiligten ausgerechnet in jene Jahreszeit, in der sowieso eine Menge Arbeit wartet. Mit etwas Planung und Strategie kann man sich als Führungskraft die jährlichen Mitarbeitergespräche aber etwas erleichtern.

Warum Mitarbeitergespräche?

  • Gemeinsames definieren von Aufgaben und Zielen
  • Beziehung zwischen Führungskraft und Arbeitnehmer verbessern
  • Mitarbeitermotivation
  • Zielvereinbarungen fördern das Leistungsbewusstsein
  • Gemeinsam besprechen, welche Karriere- oder Fortbildungsmöglichkeiten offen stehen
  • Die Möglichkeit, Probleme und Konflikte früh genug zu erkennen

Gut Ding will Weile haben

Setzen wir uns schnell mal zusammen? Ein schlechter Start fürs Mitarbeitergespräch. Auch in kleinen Unternehmen mit wenigen Arbeitnehmern ist es notwendig, das Gespräch mit genügend Vorlaufzeit als fixen Termin einzuplanen – und auch einzuhalten. Es kann natürlich immer etwas wirklich Dringendes dazwischen kommen, notorische Termin-Verschieber signalisieren ihren Mitarbeitern aber: Ein Gespräch mit dir hat für mich keine hohe Priorität. Deine Termine sollen sich meinen unterordnen. Vielleicht habe ich auch mein Zeitmanagement nicht im Griff. Mindestens eine Stunde, eher zwei Stunden, sollte man für das Gespräch einkalkulieren.

Angenehmes Umfeld schaffen

Ist der Termin fixiert, sollte man sich noch Gedanken über die passende Örtlichkeit machen. Sich hinter dem Schreibtisch zu verschanzen ist keine gute Idee, der überheizte Konferenzsaal mit vertrocknetem Gummibaum schafft ebenfalls keine angenehme Atmosphäre. Manchmal tut es auch gut, auf neutralen Boden in ein ruhiges Café auszuweichen – natürlich nur, wenn es die Atmosphäre dort erlaubt. Mitarbeitergespräche finden grundsätzlich als vertrauliches Gespräch unter vier Augen statt – natürlich ohne Handyläuten oder andere Störungen von außen.

Unnötige Schärfe vermeiden

Nicht mit jedem Arbeitnehmer ist man hundertprozentig zufrieden, im Mitarbeitergespräch ist natürlich auch Platz für Kritik. Lassen Führungskräfte im Gespräch ihrem Frust freien Lauf, sorgt das für Demotivation statt verbesserter Leistung. Bevor man seine Kritik an den Mann oder die Frau bringt, hilft es, sich die Stärken und positiven Eigenschaften des Mitarbeiters in Erinnerung zu rufen.

Kleiner Leitfaden und mögliche Fragestellungen

Um Arbeitsaufgabe, das Umfeld, die Zusammenarbeit und Perspektiven dreht sich alles beim Mitarbeitergespräch. Wer sich im Vorfeld ein Konzept zurechtlegt, führt konsequent, möglichst zeitsparend und effektiv durch das Mitarbeitergespräch. Eine Gesprächsführung, die sich nur am Leitfaden orientiert, kann von Arbeitnehmern aber auch als negativ empfunden werden. Bei aller Liebe zum Konzept sollte man als Führungskraft offen sein für unerwartete Gesprächswendungen oder Themen. Vielleicht brennt dem Arbeitnehmer ja etwas auf der Seele? Ist ein Leitfaden mit Fragestellungen vorhanden, sollte er allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, damit sie sich optimal vorbereiten können.

Arbeitsgebiet und Aufgabenbereich

  • An welchen Schwerpunkten/Themen wird gearbeitet?
  • Ist der Mitarbeiter mit seiner Tätigkeit noch zufrieden?
  • Wird Unterstützung benötigt?
  • Wie gestaltet sich die Organisation der Arbeitsprozesse und –abläufe?
  • Einschätzung der Arbeit durch Mitarbeiter und Führungskraft: Was ist positiv, was negativ?
  • Welche Ergebnisse erwarte ich in Zukunft?
  • Welche fachlichen Hilfestellungen kann ich geben?

Umfeld, in dem gearbeitet wird

  • Analyse der Arbeitsbedingungen: Was wirkt sich positiv oder negativ auf die Arbeit aus?
  • Gibt es Optimierungspotenzial?
  • Erhält der Mitarbeiter alle Informationen, die er für seine Arbeit benötigt?
  • Reichen die vorhandenen Arbeitsmittel aus oder sollte etwas verbessert, ergänzt oder neu gekauft werden?
  • Werden alle Vorschriften zur Arbeitssicherheit eingehalten, wurden alle notwendigen Maßnahmen getroffen?
  • Bei der Zusammenarbeit mit Schnittstellen wie z.B. anderen Abteilungen: Was funktioniert gut, was weniger gut? Kann etwas verbessert werden?
  • Gibt es belastende Faktoren wie Lärm, Staub, etc.?

Zusammenarbeit und Führung

  • Wie sieht die Zusammenarbeit im Team und mit Kollegen aus?
  • Nehme ich als Führungskraft Probleme und Konflikte wahr?
  • Persönliches Empfinden: Wie wird mit Konflikten umgegangen?
  • Könnte die Zusammenarbeit noch verbessert werden?
  • Benötigt der Mitarbeiter mehr Entscheidungsfreiraum oder wünscht er klare Vorgaben?
  • Wie führe ich meine Mitarbeiter?
  • Stichwort Feedback: Gebe ich als Führungskraft ausreichend und regelmäßig Feedback?
  • Vertrete ich die Interessen meiner Mitarbeiter auch gegenüber der obersten Führungsebene?
  • Kommuniziere ich Lob und Kritik in angemessener Weise?
  • Wie empfinde ich als Führungskraft die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und dem restlichen Team?

Entwicklungsperspektiven

  • Welche Wünsche gibt es in Bezug auf die berufliche Entwicklung?
  • Welche Perspektiven sehe ich als Führungskraft für den Karriereweg des Mitarbeiters?
  • Welche Fortbildungen wurden bereits besucht – haben diese Sinn gemacht?
  • Welche Weiterbildungen könnten im nächsten Jahr sinnvoll sein?
  • Könnte ein Wechsel der Arbeitsstelle oder Abteilung für den Mitarbeiter sinnvoll sein?
  • Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten im Unternehmen?
  • Was muss der Arbeitnehmer tun, damit sich diese Jobperspektiven realisieren lassen?

Ergebnis und Zielvereinbarungen schriftlich festhalten

Die Gesprächsnotiz fasst die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs und die Ziele, die man sich gesetzt hat, zusammen. Beide Gesprächspartner erhalten eine Niederschrift, die beim nächsten Gespräch als Grundlage für den gemeinsamen Rückblick dient. Ob diese Gesprächsnotiz auch an Dritte weitergegeben wird, muss vor der Weitergabe unbedingt gemeinsam geklärt werden. Ist man sich über Ziele und Ergebnisse einig, unterschreiben beide Gesprächsteilnehmer die Gesprächsnotiz.

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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