Als Front Office Manager (m/f/x) bist du unsere zentrale Ansprechperson, du sorgst für einen reibungslosen Agenturalltag. Du liebst es zu unterstützen, bist ein Organisationstalent und kontaktfreudig. Du hast ein gutes Auftreten, bist belastbar, wirst nicht so schnell hektisch – und bist somit der Ruhepol im organisierten Chaos. Ein sicherer, freundlicher Auftritt am Telefon sowie Begrüßen von Kund:innen, Besucher:innen ist selbstverständlich für dich.
Welche Aufgaben erwarten dich?
- Front Office Koordination: Als Front Office Manager (m/w/x) bist für die selbstständige Koordination über den gesamten Front Office Bereich zuständig und behältst dabei stets den Überblick.
- Empfang und Gästebetreuung: Du bist in deiner Funktion die erste Anlaufstelle für Kund:innen, Besucher:innen, Lieferant:innen und unsere Mitarbeiter:innen. Externe Anfragen gelangen häufig als erstes zu dir, daher fungierst du als Schnittstelle zwischen unserer Agenturgruppe und Externen. Auch telefonisch bist du die erste Anlaufstelle. Du nimmst daher Telefonate an und leitest diese intern weiter.
- Assistenz der Geschäftsführung: Bereitstellung von Informationen, Recherchetätigkeiten, Analysen, Strukturierung und Aufbereitung von Datenmaterial zu aktuellen unternehmensrelevanten Themen, Terminorganisation, Abwicklung des internen und externen Schriftverkehrs in Deutsch und Englisch, Erstellung von Protokollen und Präsentationen.
- Reisebuchungen: Organisation und Buchung von Reisen für unsere Mitarbeiter:innen.
- Postverwaltung: Frankieren von Postsendungen, Versand und Annahme von Botensendungen
- Assistenz in administrativen Tätigkeiten: Verwaltung von Anwesenheiten & Krankenständen, Unterstützung bei der Erstellung des hausinternern Newsletters und bei Mitarbeiter:innenumfragen, Pflege & Optimierung von internen Systemen und Unterlagen, etc.
Was bringst du mit?
- Kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (z. B. HAK, HLW)
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position - Werbeagenturerfahrung von Vorteil
- Schnelle Auffassungsgabe und Genauigkeit
- Freundliches, offenes Wesen und hohe Serviceorientierung
- Leidenschaft für Kreativität und Interesse an crossmedialer Werbung
- Sehr gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Microsoft Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent und eigenständige, proaktive Arbeitsweise
- Loyalität, Diskretion, Flexibilität und ausgezeichnete Umgangsformen
Was bieten wir?
- Es erwartet dich ein abwechslungsreiches und eigenverantwortliches Aufgabengebiet in einem Vollzeit-Dienstverhältnis (38,5h/Woche).
- Arbeitszeiten: Montag bis Donnerstag 8:30-17:00 Uhr und Freitag 08:30-16:00 Uhr
- Je nach Qualifikation und Berufserfahrung bieten wir für die Position ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.350 auf Vollzeitbasis.
- Als Teil eines sehr gut eingespielten Teams profitierst du von einer umfassenden Einschulung.
- Wir bieten individuelle Weiterbildungschancen durch unsere Einstein Inhouse Academy
- Außerdem gibt es noch weitere Social Benefits, wie zum Beispiel regelmäßige Firmenevents, After-Work-Veranstaltungen, täglich frisches Frühstück und Obst sowie die Nutzung des Eversports-Firmenkontingents uvm.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminkoordination
- Empfang
- EDV-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Englisch C1
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Wien 6. Bezirk (Mariahilf)
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Terminkoordination
- Empfang
- EDV-Kenntnisse
Erforderliche Sprachen
- Englisch C1
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 2.350 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt. Es gilt der Kollektivvertrag Werbung und Marktkommunikation.
Benefits
-
Betriebsärzt*in
-
Firmenhandy
-
Firmennotebook
-
Gute Anbindung
-
Snacks
-
Hunde geduldet
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Fitnessangebote
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Getränke
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Obst
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Team-Events
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Personalvergünstigungen
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Aus- und Weiterbildung
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Fun-Corner
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Betriebsärzt*in
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Firmenhandy
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Firmennotebook
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Gute Anbindung
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Snacks
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Hunde geduldet
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Fitnessangebote
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Getränke
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Obst
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Team-Events
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Personalvergünstigungen
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Aus- und Weiterbildung
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Fun-Corner
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Mag. Sarah Diakowski
HR Manager
Demner•Group – Home Of Creativity
Wir glauben an die Kraft der Kreativität. Die Demner•Group ist mit der Kreativagentur Demner, Merlicek & Bergmann (DMB.), der Marken-Mediaagentur Media1 und der Creative Consultancy FLY' Playground für die spannendsten Menschen und die besten Ideen.
