Für die Neueröffnung unserer Primärversorgungseinheit suchen wir eine strukturierte, zuverlässige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit für den Backoffice-Bereich mit Schwerpunkt Personal- und Verwaltungsorganisation.
Aufgaben
Kommunikation & Administration
- Organisation des gesamten Backoffice-Bereichs
- Tägliche E-Mail- und Postbearbeitung
- Schnittstelle zur ärztlichen Leitung, zum Frontoffice und zu externen Partnern
- Verantwortung für Dokumentation, Datenschutz und organisatorische Compliance
- Mitwirkung beim Aufbau und der Pflege digitaler Strukturen
Schwerpunkt Personalverwaltung & Organisation
- Vorbereitung von An- und Abmeldungen von Mitarbeiter:innen
- Laufende Personaladministration (Stammdatenpflege, Vertragsunterlagen, Dokumentation)
- Monatliche Stundenkontrolle und Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen
- Erstellung und Pflege von Personalstatistiken
- Dienstplanerstellung
- Schnittstelle zur externen Steuerberatung in personalrelevanten Angelegenheiten
- Organisation und Unterstützung bei administrativen Personalprozessen
Abrechnung & Kassenwesen
- Tägliche Abrechnung in der Ärztesoftware Innomed (Programm kann erlernt werden)
- Kontrolle des Tagesjournals
- Durchführung und Überwachung der Abrechnung mit den Krankenkassen
- Sicherstellung einer ordnungsgemäßen und fristgerechten Abrechnung
Finanz- und Verwaltungsagenden
- Vorbereitung der Buchhaltungsbelege für die Steuerberatung
- Vorbereitung von Zahlungsläufen
- Unterstützung bei der laufenden Kosten- und Umsatzübersicht
- Erstellung von Umsatz- und Auswertungsstatistiken
Organisation & Beschaffung
- Einkauf und Verwaltung von Ordinationsbedarf
- Einkauf von Büromaterial
- Organisation und Besorgung von Impfstoffen und Medikamenten
- Lagerverwaltung sowie Ausgabe von Ordinationsmaterial
Anforderungen
Fachliche Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, Lehre Bürokauffrau/-mann oder vergleichbar)
- Mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im Gesundheitswesen
- Erfahrung in der Personaladministration von Vorteil
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und Belegvorbereitung
- Erfahrung mit Abrechnungssystemen (idealerweise Innomed) von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel für Auswertungen und Statistiken)
- Zahlenaffinität und Verständnis für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
Persönliche Anforderungen
- Sehr strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen Personal- und Patientendaten
- Organisationsstärke und Priorisierungsfähigkeit
- Belastbarkeit in arbeitsintensiven Phasen
- Verlässlichkeit und Loyalität
- Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten
Besonders wichtig für unser PVE
- Freude am Mitgestalten von Strukturen im Aufbau
- Fähigkeit, Prozesse eigenständig zu organisieren und weiterzuentwickeln
- Lösungsorientiertes Denken
- Hands-on-Mentalität
Angebot
- Festanstellung in einer hybrid Arbeitsplatzumgebung
- Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
Profitieren Sie von einem innovativen und kollegialen Arbeitsumfeld im Herzen von Wien.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
- 20 % Homeoffice
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 - 40 Stunden
- 20 % Homeoffice
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS Office
- Datenverwaltung
- Buchhaltung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Terminplanung
- Telefonzentrale
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 40 Stunden
- 20 % Homeoffice
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 30 - 40 Stunden
- 20 % Homeoffice
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS Office
- Datenverwaltung
- Buchhaltung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Terminplanung
- Telefonzentrale
Gehalt
Das tatsächliche Gehalt liegt je nach Qualifikation & Erfahrung zwischen 2.200 € und 2.800 € brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis). Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
Ansprechperson
B. Qiu
Ordinationsmanagerin
Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam erfolgreich in die Zukunft zu gehen.
