Home­of­fice ist ein belieb­tes Streit­the­ma. Wäh­rend man­che Arbeit­ge­ber dar­auf schwö­ren, ste­hen ihm ande­re eher skep­tisch gegen­über. Fakt ist jedoch, dass mit der rich­ti­gen Vor­be­rei­tung und adäqua­ten Rah­men­be­din­gun­gen Home­of­fice durch­aus eine inter­es­san­te Alter­na­ti­ve zur Prä­senz im Unter­neh­men sein kann. Lesen Sie hier, wel­che Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sein müs­sen, damit Ihre Mit­ar­bei­ter effi­zi­ent von zu Hau­se aus arbei­ten können.

Was ist Homeoffice?

Ins Deut­sche über­setzt bedeu­tet Home­of­fice wört­lich Heim­bü­ro. Damit wird die Arbeit bezeich­net, die von einem Mit­ar­bei­ter im Ange­stell­ten­ver­hält­nis in sei­nem eige­nen Zuhau­se ver­rich­tet wird. Es ist damit eine Form der Tele­ar­beit (eng­lisch: Remo­te Work), dem Arbei­ten von einem ande­ren Ort als dem Betriebs­ge­bäu­de. Der Fach­kräf­te­man­gel und die fort­schrei­ten­de Digi­ta­li­sie­rung haben die­ser Form der Arbeit einen ganz neu­en Reiz ver­lie­hen. Denn durch den Ein­satz digi­ta­ler Tech­no­lo­gien hat sich für Unter­neh­men die Mög­lich­keit auf­ge­tan, Mit­ar­bei­ter nun über­re­gio­nal oder inter­na­tio­nal zu rekru­tie­ren. Wie ein Vor­stel­lungs­ge­spräch auf digi­ta­ler Basis aus­se­hen kann, kön­nen Sie in die­sem Arti­kel nach­le­sen.

Gibt es ein Recht aufs Arbeiten von zu Hause?

Arbeit­neh­mer haben grund­sätz­lich kei­nen Rechts­an­spruch auf Home­of­fice. Ob und wie das Arbei­ten von zu Hau­se aus mög­lich ist, kön­nen Arbeit­neh­mer und Arbeit­ge­ber indi­vi­du­ell klä­ren und das Ergeb­nis als Zusatz im Arbeits­ver­trag festhalten.

Fol­gen­de Punk­te soll­ten schrift­lich ver­ein­bart werden:

  • Welche Tätigkeiten werden von zu Hause aus erledigt?

  • Welche Arbeitszeiten gelten und wann werden Pausen eingelegt?

  • Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter unbedingt erreichbar sein?

  • Darf das technische Equipment auch privat genutzt werden?

  • Wie werden Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet?

Was braucht es für erfolgreiches Homeoffice?

Bevor Sie Ihren Mit­ar­bei­tern ermög­li­chen, von zu Hau­se aus zu arbei­ten, müs­sen zunächst vier Grund­be­din­gun­gen über­prüft werden:

  • Der Mitarbeiter kann seine Aufgaben von zu Hause aus über den Computer erledigen oder er geht einer Außendiensttätigkeit nach.

  • Die privaten Räumlichkeiten sind homeoffice-tauglich. Der Mitarbeiter verfügt über einen angemessenen Arbeitsplatz mit stabiler und sicherer Internetverbindung und der notwendigen Hardware (Computer, Laptop, Handy etc., am besten vom Unternehmen zur Verfügung gestellt) Idealerweise kann das Heimbüro verschlossen werden, falls vertrauliche Unterlagen geschützt werden müssen.

  • Der Mitarbeiter ist verlässlich und verantwortungsbewusst genug, um eigenverantwortlich im Homeoffice zu arbeiten. Nur wenn Sie als Arbeitgeber die Sicherheit haben, dass Ihre Arbeitnehmer ehrlich zu Ihnen sind und die Arbeit nicht auf der Strecke bleibt, kann Homeoffice funktionieren.

  • Als Arbeitgeber müssen Sie festlegen, welche Kollaborationssoftware bzw. Projekttools zum Einsatz kommen (z. B: Skype For Business oder Zoom). Diese dienen dem fachlichen Austausch unter den Mitarbeitern. Mittels Telefonaten oder Videokonferenzen kann der fehlende persönliche Kontakt ausgeglichen werden. Vergessen Sie nicht, dass die Pflege der zwischenmenschlichen Beziehungen wichtig ist, um den Teamzusammenhalt aufrecht zu erhalten.

Sind die­se vier Vor­aus­set­zun­gen gege­ben, kön­nen Sie Home­of­fice pro­fes­sio­nell in Ihr Unter­neh­men integrieren.

Wie funktioniert die Umstellung auf Homeoffice?

Damit Ihre Mit­ar­bei­ter auch im Home Office die vol­le Leis­tung brin­gen kön­nen, bedarf es eini­ger Vorbereitungsarbeit. 

Technische Ausstattung

Hin­sicht­lich der tech­ni­schen Aus­stat­tung soll­te das Augen­merk auf die Leis­tungs­fä­hig­keit gerich­tet wer­den. Ihre Mit­ar­bei­ter benö­ti­gen eine star­ke IT-Infra­struk­tur und eine pro­fes­sio­nel­le Aus­rüs­tung. Ob die­se zu Hau­se über einen aus­rei­chend schnel­len Inter­net­zu­gang ver­fügt, liegt nicht in Ihrer Hand und muss gege­be­nen­falls von Mit­ar­bei­ter­sei­te ver­bes­sert werden.

Was sie unbe­dingt beach­ten soll­ten, ist der Schutz sen­si­bler Daten. Das geht am bes­ten über die Instal­la­ti­on eines Vir­tu­al Pri­va­te Net­work, kurz VPN. Damit kön­nen Mit­ar­bei­ter, die von zu Hau­se aus arbei­ten, alle Daten ange­mes­sen sichern. Auf dem Arbeits­com­pu­ter bzw. ‑lap­top soll­ten alle not­wen­di­gen Pro­gram­me instal­liert sein sowie Viren­schutz und Spy­wa­re.

Um die Augen zu schüt­zen, wird ein aus­rei­chend gro­ßer Arbeitsbildschirm emp­foh­len. Eine soli­de Tastatur erleich­tert die Arbeit eben­falls. Ein Smart­pho­ne run­det die Aus­stat­tung ab.

Klare Regeln festlegen

Damit Ihre Mit­ar­bei­ter alle not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen zu den Home­of­fice-Regeln haben, emp­feh­len wir die Erstel­lung einer Art Haus­ord­nung“, die Sie im Anschluss zugäng­lich machen. Hin­sicht­lich der Arbeits­zeit soll­ten Sie, ins­be­son­de­re was die Kern­zei­ten anbe­langt, kei­nen Inter­pre­ta­ti­ons­spiel­raum las­sen. Denn: Im Home­of­fice gel­ten die glei­chen Arbeits­zei­ten wie im Büro.

Pau­sen gehö­ren im Home­of­fice auch dazu. Um den per­sön­li­chen Kon­takt nicht ver­lo­ren gehen zu las­sen, kön­nen Sie vir­tu­el­le Kaf­fee- oder Mit­tags­pau­sen abhal­ten – über Tele­fon oder Video bei­spiels­wei­se. So gehen Sie sicher, dass die Mit­ar­bei­ter den Zusam­men­halt unter­ein­an­der nicht ver­lie­ren. Die per­sön­li­che Kom­po­nen­te ist näm­lich genau­so wich­tig wie die Fachliche!

Auch die Kanä­le, über die kom­mu­ni­ziert wird, müs­sen fest­ge­legt wer­den. Wäh­rend All­tags­kom­mu­ni­ka­ti­on“ zum Bei­spiel über Slack statt­fin­den kann, soll­ten wich­ti­ge Infor­ma­tio­nen, die auf kei­nen Fall im Ver­lauf ver­lo­ren gehen dür­fen, über E‑Mail ver­teilt werden.

Damit Home­of­fice gelin­gen kann und bei­de Sei­te davon pro­fi­tie­ren, sind Regeln not­wen­dig. Über­trei­ben Sie es aber nicht! Miss­trau­isch zu sein und jede Pau­se auf die Minu­te über­wa­chen zu wol­len, ver­gif­tet das Arbeitsklima.

Regelmäßigen Austausch beibehalten

Kom­mu­ni­ka­ti­on ist für eine erfolg­rei­che Zusam­men­ar­beit – räum­li­cher Distanz zum Trotz – unab­ding­bar. Wenn das dai­ly busi­ness wie geschmiert lau­fen soll, braucht es also einen regel­mä­ßi­gen Aus­tausch der Mit­ar­bei­ter unter­ein­an­der sowie mit der zustän­di­gen Führungskraft.

Was im Büro zwi­schen Tür und Angel bespro­chen wer­den kann, ver­langt im Home­of­fice nach einem eige­nen Call oder einer E‑Mail. Um zu ver­mei­den, dass wich­ti­ge The­men lie­gen blei­ben, emp­feh­len wir Ihnen täg­li­che, zeit­lich fixier­te Video-Calls oder Tele­fo­na­te. So blei­ben Sie als Arbeit­ge­ber immer auf dem aktu­ells­ten Stand.

Vorteile und Nachteile des Homeoffice für Sie als Arbeitgeber

Wenn Sie zu jenen Arbeit­ge­bern gehö­ren, die zögern, was die Ein­füh­rung von Home­of­fice angeht, kön­nen die unten genann­ten Vor­tei­le Sie viel­leicht über­zeu­gen. Nichts­des­to­trotz darf man vor den mög­li­chen nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen die Augen nicht verschließen.

Infografik homeoffice

Die genann­ten Nach­tei­le kön­nen, müs­sen aber nicht auf­tre­ten. Zudem gibt es ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, um die­se nega­ti­ven Aus­wir­kun­gen abzufedern:

  • Mitarbeiter ist digital zu fixen Zeiten erreichbar

  • Erwartungshaltung hinsichtlich der zu erbringenden Leistung definieren

  • Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit formulieren

  • Digitale Teambuilding-Maßnahmen wie gemeinsame Kaffeepausen via Video-Call

  • Kombinierte Arbeitszeitmodelle anbieten (z. B. 3 Tage Homeoffice, 2 Tage im Unternehmen)

  • Arbeiten in einem Coworking Space ermöglichen, wenn der Mitarbeiter zu Hause sich nicht konzentrieren kann