Homeoffice ist ein beliebtes Streitthema. Während manche Arbeitgeber darauf schwören, stehen ihm andere eher skeptisch gegenüber. Fakt ist jedoch, dass mit der richtigen Vorbereitung und adäquaten Rahmenbedingungen Homeoffice durchaus eine interessante Alternative zur Präsenz im Unternehmen sein kann. Lesen Sie hier, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Ihre Mitarbeiter effizient von zu Hause aus arbeiten können.
Was ist Homeoffice?
Ins Deutsche übersetzt bedeutet Homeoffice wörtlich Heimbüro. Damit wird die Arbeit bezeichnet, die von einem Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis in seinem eigenen Zuhause verrichtet wird. Es ist damit eine Form der Telearbeit (englisch: Remote Work), dem Arbeiten von einem anderen Ort als dem Betriebsgebäude. Der Fachkräftemangel und die fortschreitende Digitalisierung haben dieser Form der Arbeit einen ganz neuen Reiz verliehen. Denn durch den Einsatz digitaler Technologien hat sich für Unternehmen die Möglichkeit aufgetan, Mitarbeiter nun überregional oder international zu rekrutieren. Wie ein Vorstellungsgespräch auf digitaler Basis aussehen kann, können Sie in diesem Artikel nachlesen.
Gibt es ein Recht aufs Arbeiten von zu Hause?
Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Ob und wie das Arbeiten von zu Hause aus möglich ist, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell klären und das Ergebnis als Zusatz im Arbeitsvertrag festhalten.
Folgende Punkte sollten schriftlich vereinbart werden:
Was braucht es für erfolgreiches Homeoffice?
Bevor Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten, müssen zunächst vier Grundbedingungen überprüft werden:
Sind diese vier Voraussetzungen gegeben, können Sie Homeoffice professionell in Ihr Unternehmen integrieren.
Wie funktioniert die Umstellung auf Homeoffice?
Damit Ihre Mitarbeiter auch im Home Office die volle Leistung bringen können, bedarf es einiger Vorbereitungsarbeit.
Technische Ausstattung
Hinsichtlich der technischen Ausstattung sollte das Augenmerk auf die Leistungsfähigkeit gerichtet werden. Ihre Mitarbeiter benötigen eine starke IT-Infrastruktur und eine professionelle Ausrüstung. Ob diese zu Hause über einen ausreichend schnellen Internetzugang verfügt, liegt nicht in Ihrer Hand und muss gegebenenfalls von Mitarbeiterseite verbessert werden.
Was sie unbedingt beachten sollten, ist der Schutz sensibler Daten. Das geht am besten über die Installation eines Virtual Private Network, kurz VPN. Damit können Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, alle Daten angemessen sichern. Auf dem Arbeitscomputer bzw. -laptop sollten alle notwendigen Programme installiert sein sowie Virenschutz und Spyware.
Um die Augen zu schützen, wird ein ausreichend großer Arbeitsbildschirm empfohlen. Eine solide Tastatur erleichtert die Arbeit ebenfalls. Ein Smartphone rundet die Ausstattung ab.
Klare Regeln festlegen
Damit Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen zu den Homeoffice-Regeln haben, empfehlen wir die Erstellung einer Art „Hausordnung“, die Sie im Anschluss zugänglich machen. Hinsichtlich der Arbeitszeit sollten Sie, insbesondere was die Kernzeiten anbelangt, keinen Interpretationsspielraum lassen. Denn: Im Homeoffice gelten die gleichen Arbeitszeiten wie im Büro.
Pausen gehören im Homeoffice auch dazu. Um den persönlichen Kontakt nicht verloren gehen zu lassen, können Sie virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen abhalten – über Telefon oder Video beispielsweise. So gehen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Zusammenhalt untereinander nicht verlieren. Die persönliche Komponente ist nämlich genauso wichtig wie die Fachliche!
Auch die Kanäle, über die kommuniziert wird, müssen festgelegt werden. Während „Alltagskommunikation“ zum Beispiel über Slack stattfinden kann, sollten wichtige Informationen, die auf keinen Fall im Verlauf verloren gehen dürfen, über E-Mail verteilt werden.
Damit Homeoffice gelingen kann und beide Seite davon profitieren, sind Regeln notwendig. Übertreiben Sie es aber nicht! Misstrauisch zu sein und jede Pause auf die Minute überwachen zu wollen, vergiftet das Arbeitsklima.
Regelmäßigen Austausch beibehalten
Kommunikation ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – räumlicher Distanz zum Trotz – unabdingbar. Wenn das daily business wie geschmiert laufen soll, braucht es also einen regelmäßigen Austausch der Mitarbeiter untereinander sowie mit der zuständigen Führungskraft.
Was im Büro zwischen Tür und Angel besprochen werden kann, verlangt im Homeoffice nach einem eigenen Call oder einer E-Mail. Um zu vermeiden, dass wichtige Themen liegen bleiben, empfehlen wir Ihnen tägliche, zeitlich fixierte Video-Calls oder Telefonate. So bleiben Sie als Arbeitgeber immer auf dem aktuellsten Stand.
Vorteile und Nachteile des Homeoffice für Sie als Arbeitgeber
Wenn Sie zu jenen Arbeitgebern gehören, die zögern, was die Einführung von Homeoffice angeht, können die unten genannten Vorteile Sie vielleicht überzeugen. Nichtsdestotrotz darf man vor den möglichen negativen Auswirkungen die Augen nicht verschließen.
Die genannten Nachteile können, müssen aber nicht auftreten. Zudem gibt es verschiedene Möglichkeiten, um diese negativen Auswirkungen abzufedern:
