Homeoffice ist ein beliebtes Streitthema. Während manche Arbeitgeber darauf schwören, stehen ihm andere eher skeptisch gegenüber. Fakt ist jedoch, dass mit der richtigen Vorbereitung und adäquaten Rahmenbedingungen Homeoffice durchaus eine interessante Alternative zur Präsenz im Unternehmen sein kann. Lesen Sie hier, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Ihre Mitarbeiter effizient von zu Hause aus arbeiten können.

Was ist Homeoffice?

Ins Deutsche übersetzt bedeutet Homeoffice wörtlich Heimbüro. Damit wird die Arbeit bezeichnet, die von einem Mitarbeiter im Angestelltenverhältnis in seinem eigenen Zuhause verrichtet wird. Es ist damit eine Form der Telearbeit (englisch: Remote Work), dem Arbeiten von einem anderen Ort als dem Betriebsgebäude. Der Fachkräftemangel und die fortschreitende Digitalisierung haben dieser Form der Arbeit einen ganz neuen Reiz verliehen. Denn durch den Einsatz digitaler Technologien hat sich für Unternehmen die Möglichkeit aufgetan, Mitarbeiter nun überregional oder international zu rekrutieren. Wie ein Vorstellungsgespräch auf digitaler Basis aussehen kann, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

Gibt es ein Recht aufs Arbeiten von zu Hause?

Arbeitnehmer haben grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Ob und wie das Arbeiten von zu Hause aus möglich ist, können Arbeitnehmer und Arbeitgeber individuell klären und das Ergebnis als Zusatz im Arbeitsvertrag festhalten.

Folgende Punkte sollten schriftlich vereinbart werden:

  • Welche Tätigkeiten werden von zu Hause aus erledigt?

  • Welche Arbeitszeiten gelten und wann werden Pausen eingelegt?

  • Zu welchen Zeiten muss der Mitarbeiter unbedingt erreichbar sein?

  • Darf das technische Equipment auch privat genutzt werden?

  • Wie werden Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet?

Was braucht es für erfolgreiches Homeoffice?

Bevor Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten, müssen zunächst vier Grundbedingungen überprüft werden:

  • Der Mitarbeiter kann seine Aufgaben von zu Hause aus über den Computer erledigen oder er geht einer Außendiensttätigkeit nach.

  • Die privaten Räumlichkeiten sind homeoffice-tauglich. Der Mitarbeiter verfügt über einen angemessenen Arbeitsplatz mit stabiler und sicherer Internetverbindung und der notwendigen Hardware (Computer, Laptop, Handy etc., am besten vom Unternehmen zur Verfügung gestellt) Idealerweise kann das Heimbüro verschlossen werden, falls vertrauliche Unterlagen geschützt werden müssen.

  • Der Mitarbeiter ist verlässlich und verantwortungsbewusst genug, um eigenverantwortlich im Homeoffice zu arbeiten. Nur wenn Sie als Arbeitgeber die Sicherheit haben, dass Ihre Arbeitnehmer ehrlich zu Ihnen sind und die Arbeit nicht auf der Strecke bleibt, kann Homeoffice funktionieren.

  • Als Arbeitgeber müssen Sie festlegen, welche Kollaborationssoftware bzw. Projekttools zum Einsatz kommen (z. B: Skype For Business oder Zoom). Diese dienen dem fachlichen Austausch unter den Mitarbeitern. Mittels Telefonaten oder Videokonferenzen kann der fehlende persönliche Kontakt ausgeglichen werden. Vergessen Sie nicht, dass die Pflege der zwischenmenschlichen Beziehungen wichtig ist, um den Teamzusammenhalt aufrecht zu erhalten.

Sind diese vier Voraussetzungen gegeben, können Sie Homeoffice professionell in Ihr Unternehmen integrieren.

Wie funktioniert die Umstellung auf Homeoffice?

Damit Ihre Mitarbeiter auch im Home Office die volle Leistung bringen können, bedarf es einiger Vorbereitungsarbeit.

Technische Ausstattung

Hinsichtlich der technischen Ausstattung sollte das Augenmerk auf die Leistungsfähigkeit gerichtet werden. Ihre Mitarbeiter benötigen eine starke IT-Infrastruktur und eine professionelle Ausrüstung. Ob diese zu Hause über einen ausreichend schnellen Internetzugang verfügt, liegt nicht in Ihrer Hand und muss gegebenenfalls von Mitarbeiterseite verbessert werden.

Was sie unbedingt beachten sollten, ist der Schutz sensibler Daten. Das geht am besten über die Installation eines Virtual Private Network, kurz VPN. Damit können Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, alle Daten angemessen sichern. Auf dem Arbeitscomputer bzw. -laptop sollten alle notwendigen Programme installiert sein sowie Virenschutz und Spyware.

Um die Augen zu schützen, wird ein ausreichend großer Arbeitsbildschirm empfohlen. Eine solide Tastatur erleichtert die Arbeit ebenfalls. Ein Smartphone rundet die Ausstattung ab.

Klare Regeln festlegen

Damit Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen zu den Homeoffice-Regeln haben, empfehlen wir die Erstellung einer Art „Hausordnung“, die Sie im Anschluss zugänglich machen. Hinsichtlich der Arbeitszeit sollten Sie, insbesondere was die Kernzeiten anbelangt, keinen Interpretationsspielraum lassen. Denn: Im Homeoffice gelten die gleichen Arbeitszeiten wie im Büro.

Pausen gehören im Homeoffice auch dazu. Um den persönlichen Kontakt nicht verloren gehen zu lassen, können Sie virtuelle Kaffee- oder Mittagspausen abhalten – über Telefon oder Video beispielsweise. So gehen Sie sicher, dass die Mitarbeiter den Zusammenhalt untereinander nicht verlieren. Die persönliche Komponente ist nämlich genauso wichtig wie die Fachliche!

Auch die Kanäle, über die kommuniziert wird, müssen festgelegt werden. Während „Alltagskommunikation“ zum Beispiel über Slack stattfinden kann, sollten wichtige Informationen, die auf keinen Fall im Verlauf verloren gehen dürfen, über E-Mail verteilt werden.

Damit Homeoffice gelingen kann und beide Seite davon profitieren, sind Regeln notwendig. Übertreiben Sie es aber nicht! Misstrauisch zu sein und jede Pause auf die Minute überwachen zu wollen, vergiftet das Arbeitsklima.

Regelmäßigen Austausch beibehalten

Kommunikation ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit – räumlicher Distanz zum Trotz – unabdingbar. Wenn das daily business wie geschmiert laufen soll, braucht es also einen regelmäßigen Austausch der Mitarbeiter untereinander sowie mit der zuständigen Führungskraft.

Was im Büro zwischen Tür und Angel besprochen werden kann, verlangt im Homeoffice nach einem eigenen Call oder einer E-Mail. Um zu vermeiden, dass wichtige Themen liegen bleiben, empfehlen wir Ihnen tägliche, zeitlich fixierte Video-Calls oder Telefonate. So bleiben Sie als Arbeitgeber immer auf dem aktuellsten Stand.

Vorteile und Nachteile des Homeoffice für Sie als Arbeitgeber

Wenn Sie zu jenen Arbeitgebern gehören, die zögern, was die Einführung von Homeoffice angeht, können die unten genannten Vorteile Sie vielleicht überzeugen. Nichtsdestotrotz darf man vor den möglichen negativen Auswirkungen die Augen nicht verschließen.

Infografik homeoffice

Die genannten Nachteile können, müssen aber nicht auftreten. Zudem gibt es verschiedene Möglichkeiten, um diese negativen Auswirkungen abzufedern:

  • Mitarbeiter ist digital zu fixen Zeiten erreichbar

  • Erwartungshaltung hinsichtlich der zu erbringenden Leistung definieren

  • Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit formulieren

  • Digitale Teambuilding-Maßnahmen wie gemeinsame Kaffeepausen via Video-Call

  • Kombinierte Arbeitszeitmodelle anbieten (z. B. 3 Tage Homeoffice, 2 Tage im Unternehmen)

  • Arbeiten in einem Coworking Space ermöglichen, wenn der Mitarbeiter zu Hause sich nicht konzentrieren kann

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