Wer sich plötz­lich im Home­of­fice statt im ver­trau­ten Büro wie­der­fin­det, tut sich am Anfang oft etwas schwer. Ver­ständ­lich, denn eine neue Arbeits­rou­ti­ne muss her. Füh­ren auf Distanz ist für vie­le Füh­rungs­kräf­te eine gänz­lich neue Erfah­rung und birgt eige­ne Her­aus­for­de­run­gen. Metho­den, die im Büro gegrif­fen haben, las­sen sich mög­li­cher­wei­se nicht aufs Home­of­fice übertragen.

Immer mehr Arbeit­ge­ber bie­ten ihren Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit, Home­of­fice zu machen. Ein belieb­ter Bene­fit, da durch das Arbei­ten von zuhau­se aus das läs­ti­ge Pen­deln weg­fällt und Arbeit- und Pri­vat­le­ben sich ein­fa­cher ver­ein­ba­ren las­sen. In Unter­neh­men, die inter­na­tio­nal agie­ren, ist die Zusam­men­ar­beit über Distanz sogar not­wen­dig, weil sich die Teams nicht zwangs­läu­fig im glei­chen Land aufhalten.

Für Füh­rungs­kräf­te bedeu­tet die Ver­set­zung des Teams in den vir­tu­el­len Raum, die eige­nen Füh­rungs­me­tho­den und Prio­ri­tä­ten neu über­den­ken zu müssen. 

Oberste Priorität bei virtueller Führung: Kommunikation

Je sel­te­ner Sie Ihre Mit­ar­bei­ter per­sön­lich zu Gesicht bekom­men, des­to stär­ker müs­sen Sie die Kom­mu­ni­ka­ti­on auf digi­ta­lem Weg for­cie­ren. Ansons­ten bleibt Ihnen mög­li­cher­wei­se ver­bor­gen, dass einer Ihrer Mit­ar­bei­ter mit sei­nem Workload zu kämp­fen hat und am Ver­zwei­feln ist oder bei der Pla­nung eines Pro­jek­tes nicht wei­ter­kommt und einen gedank­li­chen Anstoß Ihrer­seits benötigt.

Ver­si­chern Sie Ihren Mit­ar­bei­tern, dass Sie jeder­zeit ein offe­nes Ohr für ihre Pro­ble­me und Sor­gen haben. Nur wenn es Ihnen gelingt, ein soli­des Maß an Ver­trau­en auf­zu­bau­en, kann die Zusam­men­ar­beit auch über wei­te Distan­zen hin­weg gelin­gen. Ide­al wäre es, wenn Sie sich zumin­dest ein­mal pro Woche aus­rei­chend Zeit für jedes Team­mit­glied neh­men kön­nen, um aktu­el­le Auf­ga­ben zu bespre­chen und nach­zu­fra­gen, ob Sie in irgend­ei­ner Wei­se hel­fen kön­nen, falls es Unstim­mig­kei­ten gibt.

Bevor Mit­ar­bei­ter Home­of­fice in Anspruch neh­men, müs­sen Sie sicher­ge­hen, dass ein jeder über die not­wen­di­ge Hard­ware (Lap­top, Han­dy etc.) ver­fügt und Zugang zu den jewei­li­gen Tools hat, die Sie in Ihrem Unter­neh­men ver­wen­den. Beden­ken Sie auch, dass Sie Ihre Mit­ar­bei­ter mit der ver­wen­de­ten Tech­nik ver­traut machen und nicht plan­los ins Home­of­fice schi­cken.

Regeln aufstellen und Strukturen definieren

In Teams vor Ort ergibt sich für jedes Mit­glied rela­tiv schnell, wer wel­che Ent­schei­dun­gen trifft, wer wel­che Ver­ant­wor­tungs­be­rei­che über­nimmt und wel­che Dead­lines für bestimm­te Auf­ga­ben gel­ten. Bei Unsi­cher­heit ist jemand, der Fra­ge und Ant­wort ste­hen kann, im Büro nur weni­ge Schrit­te entfernt.

Im Home­of­fice sieht das alles ein biss­chen anders aus. Din­ge kön­nen nicht ein­fach auf Zuruf geklärt wer­den. Es ist daher ent­schei­dend, dass essen­zi­el­le Infor­ma­tio­nen gesam­melt wer­den und jeder­zeit zur Ver­fü­gung stehen.

Für eigen­stän­di­ge Pro­jek­te oder Arbeits­be­rei­che kön­nen eige­ne Wikis oder Daten­blät­ter erstellt wer­den, die fol­gen­de Fra­gen beantworten:

  • Welche Hintergrundinfos gibt es?

  • Wie sieht die Projekthistorie aus?

  • Wie verhält es sich mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams?

  • Wer sind die externen Ansprechpartner?

Hal­ten Sie auch die Arbeits­zei­ten jedes ein­zel­nen Mit­ar­bei­ters schrift­lich fest. So ver­mei­den Sie lan­ge War­te­schlei­fen, wenn Feed­back oder Frei­ga­ben drin­gend benö­tigt werden.

Um Unstim­mig­kei­ten oder fal­sche Infos zu ver­mei­den, soll­ten Sie ins­be­son­de­re für die­se Punk­te ver­bind­li­che Regeln fest­le­gen:

Pausen
Müssen Kollegen dem Team mitteilen, wenn sie Pausen machen? Gibt es festgelegte Pausenzeiten? Sind längere Unterbrechungen während des Tages in Ordnung?
Technologie
Welche Tools werden verwendet? Wann wird via Video Call, Slack, E-Mail oder Telefon kommuniziert?
Kommunikation
Gibt es einen Zeitraum, in dem geantwortet werden muss? Müssen bei Meetings und Gesprächen Protokolle geführt werden?

Vorsicht vor Kontrollwahn

In einem eng zusam­men­ar­bei­ten­den Team geht es ohne regel­mä­ßi­gen Kon­takt nicht. Wenn genü­gend Zeit dafür ist, kann ein vir­tu­el­les mor­gend­li­ches Stand-up sinn­voll sein, damit die Team­mit­glie­der wis­sen, wor­an ihre Kol­le­gen arbei­ten. Gleich­zei­tig erhal­ten Sie einen wert­vol­len Ein­blick in den Arbeits­all­tag Ihrer Mit­ar­bei­ter und kön­nen ein­schät­zen, ob sie unter-oder sogar über­for­dert sind.

Sehen Sie jedoch davon ab, sämt­li­che Arbeits­schrit­te kon­trol­lie­ren zu wol­len. Home­of­fice kann nur funk­tio­nie­ren, wenn Arbeit­ge­ber und Arbeit­neh­mer sich gegen­sei­tig ver­trau­en und wis­sen, dass sie sich auf­ein­an­der ver­las­sen können.

Lassen Sie den Teamgeist nicht verkümmern

Nicht jeder Mensch ist für das stil­le Vor-sich-hin-Arbei­ten im Home­of­fice gemacht. Vie­le Mit­ar­bei­ter brau­chen den kon­stan­ten Aus­tausch mit ihren Kol­le­gen, um nicht zu ver­ein­sa­men und jenes Gemein­schafts­ge­fühl zu stär­ken, das ihnen Sicher­heit gibt. Im Büro ent­steht die­se Bin­dung auto­ma­tisch, schließ­lich sieht man sich fünf Tage die Woche.

Füh­rungs­kräf­te müs­sen sicher­ge­hen, dass der Team­spi­rit auch bei man­geln­dem per­sön­li­chen Kon­takt nicht ver­lo­ren geht. Ein Team, das remo­te arbei­tet, muss digi­tal zusam­men­ge­schweißt wer­den, denn oft bleibt die sozia­le Kom­po­nen­te zwi­schen den all­täg­li­chen Arbeits­auf­ga­ben auf der Stre­cke. Video Calls sind für die­sen Fall das bes­te Mittel.

Durch Sicht­kon­takt rich­tet sich ein Gefühl der Nähe ganz von selbst ein. Man kann mit­ein­an­der scher­zen, ohne befürch­ten zu müs­sen, dass die Poin­te zwi­schen digi­ta­len Buch­sta­ben ver­lo­ren geht. Das Pfle­gen von per­sön­li­chen Bezie­hun­gen ist wich­tig, damit ein Team stark und pro­duk­tiv und das Arbeits­kli­ma gesund bleibt.

Gemein­sa­me vir­tu­el­le Kaf­fee- oder Mit­tags­pau­sen tra­gen dazu bei, den per­sön­li­chen Bezug auf­recht zu erhal­ten und auch abseits beruf­li­cher Bezie­hun­gen in pri­va­ten Din­gen up-to-date zu bleiben.

Work-Life-Balance akzeptieren und forcieren

Eine gesun­de Work-Life-Balan­ce im Home­of­fice? Für leis­tungs­ori­en­tier­te Mit­ar­bei­ter ein fer­ner Wunsch­ge­dan­ke, denn die­se wer­den zuhau­se oft­mals zu wasch­ech­ten Work­aho­lics. Füh­rungs­kräf­te tra­gen die Ver­ant­wor­tung, ihre Teams dazu zu ermu­ti­gen, fixe Arbeits­zei­ten fest­zu­le­gen und nicht nach dem open-end-Prin­zip zu agie­ren.

Gehen Sie als Bei­spiel vor­an und struk­tu­rie­ren auch Sie Ihren Tag nach fest­ge­leg­ten Zei­ten. Machen Sie deut­lich, dass auch im Home­of­fice frü­her oder spä­ter der Fei­er­abend um die Ecke biegt und man sich die­sen red­lich ver­dient hat.

Im Umkehr­schluss bedeu­tet das aller­dings, dass Sie die Arbeits­zei­ten jedes ein­zel­nen Mit­ar­bei­ters respek­tie­ren müs­sen. Spät­abends Anru­fe zu täti­gen oder E‑Mails zu schi­cken ist tabu – erwar­ten Sie kei­nes­falls, dass Ihr Team rund um die Uhr für Sie erreich­bar ist. Denn das darf und soll es auch nicht sein!