Die Zahl der Arbeitnehmer, die sich eine längere Auszeit wünschen (oder aufgrund familiärer Veränderungen oder Krankheit nehmen müssen), steigt. Bildungskarenz, Karenz und Sabbatical bedürfen aber eines durchdachten Managements, wenn sie für beide Parteien Vorteile bringen sollen – und vor allem, wenn Sie qualifizierte Arbeitskräfte nicht verlieren wollen.

Warum Karenz- und Auszeitenmanagement?

Es gibt eine ganze Reihe an Vorteilen, die sich durch ein ausgeklügeltes Karenz- und Auszeitenmanagement für das Unternehmen ergeben:

  • Steigerung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit

  • Stressreduktion

  • Minimierung von Fehlzeiten

  • Verbesserung des Arbeitsklimas

  • Verringerung der Fluktuation

  • Verbessertes Employer Branding

  • Wettbewerbsvorteil anderen Unternehmen gegenüber

Karenz

Neben dem Gehalt ist vor allem die Vereinbarkeit von Beruf und Familie der entscheidende Faktor, wenn es um die Wahl des Arbeitgebers geht. Bekommt ein Mitarbeiter Nachwuchs, hat er das Recht, die maximale Karenzzeit von zwei Jahren entweder alleine zu konsumieren oder mit dem Partner zu teilen.

Ein ordentliches Karenzmanagement hilft dabei, dass sich die betroffenen Mitarbeiter nicht vernachlässigt oder beiseitegeschoben fühlen. Umso wichtiger ist es, früh genug in einen Dialog zu treten und die dringendsten Fragen rasch zu beantworten. Immerhin gilt es auch zu entscheiden, ob während der Karenz intern nachbesetzt oder extern nach einer Vertretung gesucht wird. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Nachfolger adäquat eingeschult kann und begonnene Projekte erfolgreich zu Ende gebracht werden können.

Möchte der Mitarbeiter nach Karenzende wieder ins Unternehmen zurückkehren, macht es Sinn, schon vor seinem Ausscheiden einen ungefähren Zeithorizont festzulegen und über den Ablauf des Wiedereinstiegs zu sprechen. Vielleicht äußert er auch den Wunsch, während der Karenzzeit geringfügig weiterzuarbeiten. Klären Sie diese Fragen möglichst schnell – so geben Sie nicht nur dem Mitarbeiter ein gutes Gefühl, sondern verschaffen auch sich selbst Klarheit und Sicherheit. Verlieren Sie außerdem nicht den Kontakt zueinander: Tauschen Sie sich regelmäßig aus und halten Sie den Betroffenen auf dem Laufenden, wenn es im Unternehmen zu Veränderungen kommt.

Die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Andere Abteilungen informieren

  • Zeitraum der Karenz vereinbaren

  • Beschäftigungsmöglichkeiten während und nach der Karenz klären

  • Kontakt während Karenz aufrechterhalten (z. B. Einladung zu Firmenfeiern)

  • Wiedereinstiegsgespräch führen

  • Leicht adaptiertes Onboarding-Programm bei Wiedereinstieg

Bildungskarenz

Immer öfter haben Mitarbeiter das Bedürfnis, aus ihrem Alltagstrott auszubrechen und sich bewusst Zeit dafür zu nehmen, Neues zu lernen oder vorhandene Kompetenzen auszubauen. Wenn die ins Auge gefasste Bildungsmaßnahme einen beruflichen Bezug aufweist, sollten Sie die Ambitionen auf jeden Fall unterstützen.

Warum? Ganz einfach: Im besten Fall kehrt der Mitarbeiter nach der Bildungskarenz ins Unternehmen zurück – und bringt all das neue Wissen mit, das er sich während dieser Zeit angeeignet hat. Außerdem müssen Sie während der Bildungskarenz weder das Gehalt ausbezahlen noch irgendwelche Sonderleistungen zahlen – für Sie fallen also keine Kosten an. In gewisser Weise sparen Sie sogar – denn wenn sich der Mitarbeiter selbstständig fortbildet, müssen Sie für keine Weiterbildungsmaßnahmen aufkommen.

Ähnlich wie bei der Karenz wird auch bei der Bildungskarenz das Dienstverhältnis ruhend gestellt. Dennoch besteht die Möglichkeit, dass der jeweilige Mitarbeiter nebenbei geringfügig im Unternehmen tätig ist. Das und alle anderen Details werden am besten in einem persönlichen Gespräch geklärt. Und hier gilt ebenfalls: Bleiben Sie mit dem Mitarbeiter in Kontakt und informieren Sie ihn über die wichtigsten Ereignisse im Unternehmen. Klären Sie auch den Wiedereinstieg nach Ende der Bildungskarenz.

Die wichtigsten Informationen zur Bildungskarenz:

  • Sie sind als Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Bildungskarenz zu erlauben.

  • Das Dienstverhältnis muss (ununterbrochen) mindestens sechs Monate bestanden haben. Für Saisonarbeiter gelten Sonderregelungen.

  • Die Mindestdauer beträgt zwei Monate, zwölf Monate sind das Maximum.

  • Die Teilnahme muss mindestens 20 Wochenstunden beanspruchen und nachgewiesen werden können.

  • Wird ein Studium absolviert, müssen acht ECTS-Punkte bzw. vier Semesterwochenstunden nachgewiesen werden.

  • Während der Bildungskarenz besteht für den Arbeitnehmer kein Kündigungsschutz.

  • Alle Gegenstände, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden, können Sie für die Dauer der Bildungskarenz zurückverlangen.

Sabbatical

Das Sabbatical erfreut sich großer Beliebtheit bei Arbeitnehmern – einfach einmal eine Auszeit nehmen und Abstand gewinnen vom Alltag, damit man später wieder mit vollem Elan loslegen kann. Damit werden jedoch viele Fragen aufgeworfen: Wer übernimmt die zurückbleibenden Aufgaben? Abhängig von der Dauer des Sabbaticals macht es manchmal keinen Sinn, einen Ersatz einzustellen. Ergo müssen die Kollegen ran.

Wenn Mitarbeiter mit dem Wunsch nach einer längeren Abwesenheit zu Ihnen kommen, sind Sie rechtlich nicht verpflichtet, Ihre Erlaubnis zu erteilen. Ein Sabbatical bringt trotzdem viele Vorteile mit sich, von denen auch Sie als Arbeitgeber profitieren:

  • Krankheitsprävention (z. B. Burn-out)

  • Energiereserven werden aufgetankt

  • Wichtige Erfahrungen werden gesammelt

  • Erhöhte Motivation

  • Mitarbeiterbindung

In der Regel dauert ein Sabbatical zwischen drei und zwölf Monaten – auch eine darüber hinausgehende Auszeit ist möglich, doch je länger der Mitarbeiter nicht ins Unternehmen eingebunden ist, desto schwieriger gestaltet sich später die Wiedereingliederung. Kleinere Unternehmen haben teilweise auch Schwierigkeiten, Sabbaticals zu ermöglichen, weil ihnen dadurch benötigte Arbeitskraft abhandenkommt. Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Modelle, die die Kapazitäten eines Unternehmens berücksichtigen.

Sabbatical durch Sonderurlaub
Dieses Modell ist das unkomplizierteste. Dabei vereinbaren Sie mit dem jeweiligen Mitarbeiter eine vierwöchige Auszeit, bei der er zwar frei hat, aber kein Gehalt ausbezahlt bekommt. Weil das Beschäftigungsverhältnis bestehen bleibt, ist er weiter sozialversichert. Werden die vier Wochen überschritten, gilt das Beschäftigungsverhältnis als unterbrochen und der Beschäftigte ist nicht länger sozialversichert. Ein kleiner Trick: Konsumiert der Mitarbeiter seinen gesamten Jahresurlaub auf einmal und nimmt sich zusätzlich vier Wochen unbezahlten Sonderurlaub, lässt sich sein Sabbatical auf zwei Monate verlängern.
Sabbatical durch unbezahlte Freistellung
Bei diesem Modell ruhen sämtliche Rechten und Pflichten sowohl von Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Es handelt sich dabei um einen unbezahlten Urlaub, der ebenfalls vier Wochen dauern kann. Wird diese Grenze überschritten, muss sich der Mitarbeiter selbst um die Sozialversicherung kümmern.
Sabbatical durch Arbeitszeitguthaben
Wenn Sie sich auf dieses Modell einigen, müssen das beide Seiten schriftlich festhalten. Der Mitarbeiter nutzt die sogenannte Ansparphase, um Überstunden aufzubauen, die dann im Rahmen des Sabbaticals abgebaut werden. Dadurch zahlen Sie ihm weiter Gehalt aus, doch wie hoch dieses ausfällt, ist von der Anzahl der Überstunden abhängig. Der Mitarbeiter bleibt aufgrund der Gehaltszahlung weiter sozialversichert. Ein Sabbatical dieser Art lässt sich allerdings nur in einem Unternehmen umsetzen, das die Arbeitszeit über Zeitkonten erfasst. Gilt Vertrauensarbeitszeit, kann niemand die tatsächliche Stundenanzahl kontrollieren.
Sabbatical durch Zeitwertguthaben
Hier richten Sie für den Mitarbeiter ein Langzeitkonto ein, auf dem Sie Überstunden, Boni, Weihnachtsgeld oder offene Urlaubstage gutschreiben. Dieses Modell ist für Sie als Arbeitgeber also nur geeignet, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern entsprechende Zusatzleistungen bezahlen. Auch hier ist eine schriftliche Vereinbarung Pflicht. Für den Zeitraum, den sich der Mitarbeiter im Sabbatical befindet, wird das Guthaben in Gehalt umgewandelt und ausbezahlt. So bleibt die Sozialversicherung Ihres Mitarbeiters bestehen.
Sabbatical durch Lohnverzicht
Diese Vereinbarung sieht vor, dass der Mitarbeiter zwar Vollzeit arbeitet, dafür aber nur einen Teil seines Gehalts bekommt. Der Rest wird während des Sabbaticals ausbezahlt. Wenn dieses Modell über drei Jahre läuft, kann der Beschäftigte im vierten Jahr bei gleichem Lohn pausieren.
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