Die Zahl der Arbeit­neh­mer, die sich eine län­ge­re Aus­zeit wün­schen (oder auf­grund fami­liä­rer Ver­än­de­run­gen oder Krank­heit neh­men müs­sen), steigt. Bil­dungs­ka­renz, Karenz und Sab­ba­ti­cal bedür­fen aber eines durch­dach­ten Manage­ments, wenn sie für bei­de Par­tei­en Vor­tei­le brin­gen sol­len – und vor allem, wenn Sie qua­li­fi­zier­te Arbeits­kräf­te nicht ver­lie­ren wollen.

Warum Karenz- und Auszeitenmanagement?

Es gibt eine gan­ze Rei­he an Vor­tei­len, die sich durch ein aus­ge­klü­gel­tes Karenz- und Aus­zei­ten­ma­nage­ment für das Unter­neh­men ergeben:

  • Steigerung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit

  • Stressreduktion

  • Minimierung von Fehlzeiten

  • Verbesserung des Arbeitsklimas

  • Verringerung der Fluktuation

  • Verbessertes Employer Branding

  • Wettbewerbsvorteil anderen Unternehmen gegenüber

Karenz

Neben dem Gehalt ist vor allem die Ver­ein­bar­keit von Beruf und Fami­lie der ent­schei­den­de Fak­tor, wenn es um die Wahl des Arbeit­ge­bers geht. Bekommt ein Mit­ar­bei­ter Nach­wuchs, hat er das Recht, die maxi­ma­le Karenz­zeit von zwei Jah­ren ent­we­der allei­ne zu kon­su­mie­ren oder mit dem Part­ner zu teilen.

Ein ordent­li­ches Karenz­ma­nage­ment hilft dabei, dass sich die betrof­fe­nen Mit­ar­bei­ter nicht ver­nach­läs­sigt oder bei­sei­te­ge­scho­ben füh­len. Umso wich­ti­ger ist es, früh genug in einen Dia­log zu tre­ten und die drin­gends­ten Fra­gen rasch zu beant­wor­ten. Immer­hin gilt es auch zu ent­schei­den, ob wäh­rend der Karenz intern nach­be­setzt oder extern nach einer Ver­tre­tung gesucht wird. Nur so kann gewähr­leis­tet wer­den, dass der Nach­fol­ger adäquat ein­ge­schult kann und begon­ne­ne Pro­jek­te erfolg­reich zu Ende gebracht wer­den können. 

Möch­te der Mit­ar­bei­ter nach Karen­zen­de wie­der ins Unter­neh­men zurück­keh­ren, macht es Sinn, schon vor sei­nem Aus­schei­den einen unge­fäh­ren Zeit­ho­ri­zont fest­zu­le­gen und über den Ablauf des Wie­der­ein­stiegs zu spre­chen. Viel­leicht äußert er auch den Wunsch, wäh­rend der Karenz­zeit gering­fü­gig wei­ter­zu­ar­bei­ten. Klä­ren Sie die­se Fra­gen mög­lichst schnell – so geben Sie nicht nur dem Mit­ar­bei­ter ein gutes Gefühl, son­dern ver­schaf­fen auch sich selbst Klar­heit und Sicher­heit. Ver­lie­ren Sie außer­dem nicht den Kon­takt zuein­an­der: Tau­schen Sie sich regel­mä­ßig aus und hal­ten Sie den Betrof­fe­nen auf dem Lau­fen­den, wenn es im Unter­neh­men zu Ver­än­de­run­gen kommt.

Die wich­tigs­ten Punk­te im Überblick:

  • Andere Abteilungen informieren

  • Zeitraum der Karenz vereinbaren

  • Beschäftigungsmöglichkeiten während und nach der Karenz klären

  • Kontakt während Karenz aufrechterhalten (z. B. Einladung zu Firmenfeiern)

  • Wiedereinstiegsgespräch führen

  • Leicht adaptiertes Onboarding-Programm bei Wiedereinstieg

Bildungskarenz

Immer öfter haben Mit­ar­bei­ter das Bedürf­nis, aus ihrem All­tags­trott aus­zu­bre­chen und sich bewusst Zeit dafür zu neh­men, Neu­es zu ler­nen oder vor­han­de­ne Kom­pe­ten­zen aus­zu­bau­en. Wenn die ins Auge gefass­te Bil­dungs­maß­nah­me einen beruf­li­chen Bezug auf­weist, soll­ten Sie die Ambi­tio­nen auf jeden Fall unterstützen.

War­um? Ganz ein­fach: Im bes­ten Fall kehrt der Mit­ar­bei­ter nach der Bil­dungs­ka­renz ins Unter­neh­men zurück – und bringt all das neue Wis­sen mit, das er sich wäh­rend die­ser Zeit ange­eig­net hat. Außer­dem müs­sen Sie wäh­rend der Bil­dungs­ka­renz weder das Gehalt aus­be­zah­len noch irgend­wel­che Son­der­leis­tun­gen zah­len – für Sie fal­len also kei­ne Kos­ten an. In gewis­ser Wei­se spa­ren Sie sogar – denn wenn sich der Mit­ar­bei­ter selbst­stän­dig fort­bil­det, müs­sen Sie für kei­ne Wei­ter­bil­dungs­maß­nah­men aufkommen.

Ähn­lich wie bei der Karenz wird auch bei der Bil­dungs­ka­renz das Dienst­ver­hält­nis ruhend gestellt. Den­noch besteht die Mög­lich­keit, dass der jewei­li­ge Mit­ar­bei­ter neben­bei gering­fü­gig im Unter­neh­men tätig ist. Das und alle ande­ren Details wer­den am bes­ten in einem per­sön­li­chen Gespräch geklärt. Und hier gilt eben­falls: Blei­ben Sie mit dem Mit­ar­bei­ter in Kon­takt und infor­mie­ren Sie ihn über die wich­tigs­ten Ereig­nis­se im Unter­neh­men. Klä­ren Sie auch den Wie­der­ein­stieg nach Ende der Bil­dungs­ka­renz.

Die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen zur Bildungskarenz:

  • Sie sind als Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Bildungskarenz zu erlauben.

  • Das Dienstverhältnis muss (ununterbrochen) mindestens sechs Monate bestanden haben. Für Saisonarbeiter gelten Sonderregelungen.

  • Die Mindestdauer beträgt zwei Monate, zwölf Monate sind das Maximum.

  • Die Teilnahme muss mindestens 20 Wochenstunden beanspruchen und nachgewiesen werden können.

  • Wird ein Studium absolviert, müssen acht ECTS-Punkte bzw. vier Semesterwochenstunden nachgewiesen werden.

  • Während der Bildungskarenz besteht für den Arbeitnehmer kein Kündigungsschutz.

  • Alle Gegenstände, die vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wurden, können Sie für die Dauer der Bildungskarenz zurückverlangen.

Sabbatical

Das Sab­ba­ti­cal erfreut sich gro­ßer Beliebt­heit bei Arbeit­neh­mern – ein­fach ein­mal eine Aus­zeit neh­men und Abstand gewin­nen vom All­tag, damit man spä­ter wie­der mit vol­lem Elan los­le­gen kann. Damit wer­den jedoch vie­le Fra­gen auf­ge­wor­fen: Wer über­nimmt die zurück­blei­ben­den Auf­ga­ben? Abhän­gig von der Dau­er des Sab­ba­ti­cals macht es manch­mal kei­nen Sinn, einen Ersatz ein­zu­stel­len. Ergo müs­sen die Kol­le­gen ran.

Wenn Mit­ar­bei­ter mit dem Wunsch nach einer län­ge­ren Abwe­sen­heit zu Ihnen kom­men, sind Sie recht­lich nicht ver­pflich­tet, Ihre Erlaub­nis zu ertei­len. Ein Sab­ba­ti­cal bringt trotz­dem vie­le Vor­tei­le mit sich, von denen auch Sie als Arbeit­ge­ber profitieren:

  • Krankheitsprävention (z. B. Burn-out)

  • Energiereserven werden aufgetankt

  • Wichtige Erfahrungen werden gesammelt

  • Erhöhte Motivation

  • Mitarbeiterbindung

In der Regel dau­ert ein Sab­ba­ti­cal zwi­schen drei und zwölf Mona­ten – auch eine dar­über hin­aus­ge­hen­de Aus­zeit ist mög­lich, doch je län­ger der Mit­ar­bei­ter nicht ins Unter­neh­men ein­ge­bun­den ist, des­to schwie­ri­ger gestal­tet sich spä­ter die Wie­der­ein­glie­de­rung. Klei­ne­re Unter­neh­men haben teil­wei­se auch Schwie­rig­kei­ten, Sab­ba­ti­cals zu ermög­li­chen, weil ihnen dadurch benö­tig­te Arbeits­kraft abhan­den­kommt. Die gute Nach­richt: Es gibt ver­schie­de­ne Model­le, die die Kapa­zi­tä­ten eines Unter­neh­mens berücksichtigen.

Sabbatical durch Sonderurlaub
Dieses Modell ist das unkomplizierteste. Dabei vereinbaren Sie mit dem jeweiligen Mitarbeiter eine vierwöchige Auszeit, bei der er zwar frei hat, aber kein Gehalt ausbezahlt bekommt. Weil das Beschäftigungsverhältnis bestehen bleibt, ist er weiter sozialversichert. Werden die vier Wochen überschritten, gilt das Beschäftigungsverhältnis als unterbrochen und der Beschäftigte ist nicht länger sozialversichert. Ein kleiner Trick: Konsumiert der Mitarbeiter seinen gesamten Jahresurlaub auf einmal und nimmt sich zusätzlich vier Wochen unbezahlten Sonderurlaub, lässt sich sein Sabbatical auf zwei Monate verlängern.
Sabbatical durch unbezahlte Freistellung
Bei diesem Modell ruhen sämtliche Rechten und Pflichten sowohl von Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Es handelt sich dabei um einen unbezahlten Urlaub, der ebenfalls vier Wochen dauern kann. Wird diese Grenze überschritten, muss sich der Mitarbeiter selbst um die Sozialversicherung kümmern.
Sabbatical durch Arbeitszeitguthaben
Wenn Sie sich auf dieses Modell einigen, müssen das beide Seiten schriftlich festhalten. Der Mitarbeiter nutzt die sogenannte Ansparphase, um Überstunden aufzubauen, die dann im Rahmen des Sabbaticals abgebaut werden. Dadurch zahlen Sie ihm weiter Gehalt aus, doch wie hoch dieses ausfällt, ist von der Anzahl der Überstunden abhängig. Der Mitarbeiter bleibt aufgrund der Gehaltszahlung weiter sozialversichert. Ein Sabbatical dieser Art lässt sich allerdings nur in einem Unternehmen umsetzen, das die Arbeitszeit über Zeitkonten erfasst. Gilt Vertrauensarbeitszeit, kann niemand die tatsächliche Stundenanzahl kontrollieren.
Sabbatical durch Zeitwertguthaben
Hier richten Sie für den Mitarbeiter ein Langzeitkonto ein, auf dem Sie Überstunden, Boni, Weihnachtsgeld oder offene Urlaubstage gutschreiben. Dieses Modell ist für Sie als Arbeitgeber also nur geeignet, wenn Sie Ihren Arbeitnehmern entsprechende Zusatzleistungen bezahlen. Auch hier ist eine schriftliche Vereinbarung Pflicht. Für den Zeitraum, den sich der Mitarbeiter im Sabbatical befindet, wird das Guthaben in Gehalt umgewandelt und ausbezahlt. So bleibt die Sozialversicherung Ihres Mitarbeiters bestehen.
Sabbatical durch Lohnverzicht
Diese Vereinbarung sieht vor, dass der Mitarbeiter zwar Vollzeit arbeitet, dafür aber nur einen Teil seines Gehalts bekommt. Der Rest wird während des Sabbaticals ausbezahlt. Wenn dieses Modell über drei Jahre läuft, kann der Beschäftigte im vierten Jahr bei gleichem Lohn pausieren.
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