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Richtig Woche planen

Mehr Zeit für dich: Darum solltest du deine Woche richtig planen

Produktivität Erstellt am: 17. Februar 2020 3 Min.

Planung ist das halbe Leben, sagt man. Denn mit einem gut durchdachten Wochenplan arbeitest du nicht nur effektiver, du gewinnst auch mehr Zeit für die Dinge, die dir am Herzen liegen. Aber wie schafft man es, die Woche realistisch zu konzipieren und Ziele einzuhalten? Hier sind einige Tipps für dich:

Sonntagabend: die schlimmste Zeit der Woche. In Gedanken gehst du schon die Aufgaben der nächsten Woche durch und fragst dich, wie du das alles schaffen sollst. An erholsamen Schlaf ist nicht zu denken. Völlig übermüdet schleppst du dich also am Montagmorgen in die Arbeit, kämpfst dich durch die Flut an E-Mails, die sich übers Wochenende angestaut haben und weißt nicht, ob du die Absender für ihren sams- und sonntäglichen Arbeitseifer verfluchen oder bewundern sollst. Kennst du? Damit bist du in guter Gesellschaft, denn die Angst vor dem Montag belastet viele Menschen. Dabei gibt es Möglichkeiten, den Montag lieben zu lernen: Eine gute Wochenplanung ist eine davon.

Der richtige Zeitpunkt für die Wochenplanung

Statt dir am Sonntag bereits den Kopf über die kommende Woche zu zerbrechen, solltest du versuchen, noch nicht an die Arbeit zu denken. Triff dich lieber mit Freunden, geh spazieren oder ins Kino – bis zum Arbeitsbeginn am Montag bleiben deine Gedanken frei von Arbeitsthemen. Gerade wenn du weißt, dass am Wochenende wichtige Infos eintrudeln, ist der Montag auch der optimale Tag für deine Wochenplanung. Stehen im Laufe des Vormittags Jour-Fixes oder Meetings an, solltest du dir am Nachmittag Zeit dafür nehmen, die Woche in geordnete Bahnen zu lenken. Auch der Freitag kann ein toller Tag für die Planung der kommenden Woche sein. Ein Pluspunkt: Du startest viel entspannter ins Wochenende und sparst dir den Stress am Montag.

Die richtige Methode, um deine Woche zu planen

Bevor du an die konkrete Planung gehst, solltest du zuerst klären, wie du deine Termine und Aufgaben im Überblick behalten willst: auf deinem Kalender, verschiedenfarbigen Post-Its, einer To-do-Liste, digital oder ausgedruckt? Wichtig dabei ist, dass du dich möglichst für eine Variante entscheidest, sonst wirds unübersichtlich. Die Gestaltung deiner Listen oder deines Kalenders kann dabei übrigens erfolgsentscheidend sein. Denn was schön aussieht, sehen wir gern an. Also keine Scheu vor Farben! Ganz im Gegenteil: Farbig markierte Tasks können ein Wegweiser durch Prioritäten oder Arten von Aufgaben sein.

Termine eintragen: Alles zu seiner Zeit

Sobald du deine Planungsmethode gewählt hast, wird es Zeit, deine Termine zu strukturieren. Wichtig ist dabei, dass du sowohl deine beruflichen als auch deine privaten Termine und Aufgaben als gleichwertig wahrnimmst. Ein guter Wochenplan soll dir schließlich dabei helfen, mehr Zeit für deine Lieblingsbeschäftigungen zu haben. Dazu befolgst du am besten folgende Schritte:

  1. Fixtermine eintragen: Meetings, Arztbesuche, Kurse oder Proben …
  2. Flexible Termine priorisieren: Recherchen, Sporteinheiten, Hausarbeit …
  3. Flexible Termine eintragen
  4. Relevante Termine in gemeinsame/öffentliche Kalender eintragen oder Zeitfenster blockieren
Woche planen

Ein guter Wochenplan ist wichtig.

Planung ist das halbe Leben

Bei aller Euphorie, die beim Planen entstehen kann, darfst du die wichtigste Regel nie außer Acht lassen: 50 Prozent deiner Zeit bleibt frei. Diese Zeit nützt du für Pausen, unvorhersehbare Dinge, wenn Aufgaben länger dauern als gedacht, oder – und vielleicht am wichtigsten – für das, worauf du gerade Lust hast.

Den Plan durchziehen: So gelingts

Nachdem der Plan steht, ist es an dir, ihn auch umzusetzen. Dabei helfen dir einerseits die im Team-Kalender für dich reservierten Zeitfenster, andererseits aber vor allem deine Willensstärke:

„Ein klares Nein ist wahrscheinlich das wichtigste Wort für die erfolgreiche Umsetzung deiner Pläne.“

Dabei hast du stets deinen Plan im Blick: Unvorhergesehene Aufgaben kannst du solange annehmen, bis du maximal drei Viertel deiner Zeit verplant hast. Ein Viertel deiner Woche sollte dir als unverplante Zeit übrig bleiben – Sporteinheiten, Hobbys und Haushalt bereits abgezogen. So hast du genug Luft zum Durchatmen, Abschalten und Auftanken für die nächste Woche.

Bildnachweis: shutterstock/Arturs Budkevics, Andrey_Popov


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