Die JP Immobilien Gruppe, ein etabliertes und dynamisches Immobilienunternehmen im Zentrum Wiens, sucht zum sofortigen Eintritt eine(n) Empfangs- und Teamassistent*in.
Zu Ihren Hauptaufgaben zählen unter anderem:
Empfang
Erste Anlaufstelle für Kunden und Partner
Bewirtung und Betreuung von Gästen
Weiterleitung eingehender Telefonate und Kundenanfragen
Weiterleitung der zentral eingehenden E-Mails
Posteingang, Postausgang und Postverteilung
Unterstützende Tätigkeiten für die Geschäftsführung und die Bereichsleiter
Boten- und Blumenbestellungen
Erledigungen, Botengänge, Recherchen
Erstellung von Kopien und Unterlagen
Schlüsselmanagement
Rechnungsvorerfassung (Überprüfung der Eingangsrechnungen auf formelle Richtigkeit, Zuordnung der Belege im digitalen Workflow)
Büroinstandhaltung und -Organisation
Bestellung, Aufteilung und Lagerung von Bürobedarfsmaterial
Verwaltung von Broschüren und Druckunterlagen im Empfangsbereich, Lounge und den Besprechungsräumen
Diverse Bestellungen für die Geschäftsführung
Aufrechterhaltung einer effizienten Ordnungsstruktur in den Besprechungszimmern, BackOffice-Räumlichkeiten und Maklerlager
EDV
Interne Ansprechperson für EDV-Angelegenheiten im Haus
Schnittstelle zwischen JP und unserer externen EDV-Firma
Bestellungen von jeglicher EDV-Hardware
Vorbereitung der Mediatechnik in den Besprechungsräumen
Rechnungskontrolle
Zutrittssystem – Keycards
Programmierung und Verwaltung des Zutrittskarten-Systems für das gesamte Haus
Störungsmeldungen, Austausch defekter Apparate
Betreuung bestehender und Programmierung neuer Apparate
Vertretung des Housekeeping
Kontrollrundgänge im gesamten Büro mit Hauptaugenmerk auf die Sauberkeit
Kontrolle der Suite-Reinigung
Bewässerung der Pflanzen
Zweimal in der Woche Einkauf von frischem Obst und Salat
Auffüllen und Nachschlichten von Getränken und Hygieneartikeln
Human Resources
Administrative Unterstützung bei On- & Offboarding-Prozessen:
Welcome Mails
EDV-Set Up
Arbeitsplatzeinteilung
Aktualisierung Mitarbeitermappe
Einteilung und Ansprechperson für Praktikanten
Erstellen und Verwalten von Stellenbeschreibungen + Organigrammen
Exit-Procedure
Einteilung und Ansprechperson für Praktikanten
Ihr Profil umfasst:
Berufserfahrung in einer ähnlichen Position
routinierter Umgang mit MS-Office
Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Wir bieten Ihnen:
eine langfristige Position in einem erfahrenen und erfolgreichen Team
4-Tage Woche (Montag-Donnerstag 09:30-18:00)
ein gutes Betriebsklima und kollegiales Umfeld
ein modernes und attraktives Büro im Zentrum Wiens
diverse Mitarbeiter-Benefits
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 32 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 32 Stunden
Dienstort
- Wien
Erforderliche Kenntnisse
- MS-Office
Gehalt
Für diese Position sehen wir je nach Qualifikation und Erfahrung ein Jahres-Bruttogehalt
ab EUR 25.000,- vor.
Ansprechperson
Jennifer Maslowski
Sind Sie an dieser Aufgabe interessiert und wollen Sie Teil unseres dynamischen Teams sein? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung inkl. Foto per E-Mail an Jennifer Maslowski per smart bewerben.
