Remote Onboarding: Mit diesen Tipps gelingt es!

Das Internet ist doch eine herrliche Erfindung – miteinander in Verbindung treten können, egal, wie viel Distanz zwischen uns liegt. In der Arbeitswelt ermöglichte uns die digitale Kommunikation, das Daily Business am Laufen zu halten. Manche Recruiter*innen kannten sie schon, andere mussten sich erst herantasten: Tools wie Zoom oder Whereby haben im vergangenen Jahr gewährleistet, dass Bewerbungsgespräche remote genauso effektiv ablaufen konnten wie damals, als man sich noch persönlich gegenübersaß.

Während der Corona-Krise sahen sich zudem viele HR-Abteilungen und Führungskräfte gezwungen, sogar das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen auf Distanz zu koordinieren und durchzuführen. Klingt schwierig – muss es aber nicht sein. Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie neue Fachkräfte sowohl ihre Aufgaben als auch die Firmenkultur aus dem Homeoffice heraus näherbringen können.

Neue Mitarbeiternde in ein Team zu integrieren, das sie noch nie in Fleisch und Blut gesehen haben, ist eine Herausforderung. Denn die Kommunikation durch den Bildschirm ist einfach nicht vergleichbar mit einem persönlichen Kennenlernen. Wichtig ist, die fehlende Nähe vor allem in der Anfangszeit so gut wie möglich zu kompensieren, indem Sie neue Teammitglieder von Beginn an einbinden. Zur Begrüßung eignet sich ein gemeinsames Video-Meeting mit dem restlichen Team, damit man sich in Ruhe vorstellen und kennenlernen kann.

Ein kleines (im Idealfall gebrandetes) Willkommenspaket steigert nicht nur das Zugehörigkeitsgefühl und bereitet Freude, sondern vermittelt gleichzeitig ein Stück von der Unternehmenskultur. Ein paar Ideen, womit Sie das Paket befüllen können:

Damit neue Mitarbeiter*innen in ihrem neuen Job durchstarten können, brauchen sie zunächst detaillierte Infos zum Unternehmen, seiner Kultur und zu Arbeitsabläufen. Ein Mitarbeitendenhandbuch, in welchem das Unternehmen, seine Struktur und Werte vorgestellt und auch grundsätzliche Dinge wie der beispielsweise Ablauf von Krankmeldungen erklärt werden, hilft der neuen Mitarbeiter*in, sich schneller mit den neuen Gegebenheiten vertraut zu machen.

Ideal wäre es, wenn Ihr Unternehmen über ein digitales Social Intranet oder ein unternehmensinternes Netzwerk verfügt, über welches alle Mitarbeiter*innen auf die wichtigsten Dokumente zurückgreifen können. Dort können Sie alle Onboarding-Inhalte sammeln und neuen Kolleg*innen zur Verfügung stellen. Diese haben dadurch die Möglichkeit, sich das nötige Wissen selbst zu erarbeiten, ohne dafür persönlich im Büro anwesend sein zu müssen. Etwaige Fragen oder Unklarheiten können im Rahmen eines Video-Calls besprochen werden.

Damit Arbeitnehmer*innen aus dem Homeoffice heraus effizient arbeiten können, braucht es die richtige Ausstattung. Gehen Sie sicher, dass zum Einstiegszeitpunkt notwendige Utensilien wie zum Beispiel ein Arbeitslaptop oder -handy bereitstehen und dem*r neue*n Mitarbeiter*in übergeben werden können.

Des Weiteren ist darauf zu achten, dass Sie kommunizieren, welche digitalen Tools zum Arbeiten und Vernetzen im Unternehmen zum Einsatz kommen. Unterstützen Sie die Mitarbeiter*in bei der Einrichtung neuer Konten und erklären Sie –zum Beispiel über die Funktion, den eigenen Bildschirm zu teilen – wie die verwendeten Tools funktionieren. Klären Sie auch ab, ob alle benötigten Zugänge freigeschaltet sind.

Das Homeoffice stellt alle Betroffenen vor neue Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, dass in Ihrem Unternehmen die Erwartungen, die an Mitarbeiter*innen gestellt werden, offen kommuniziert werden – gerade bei Neulingen, damit diese sich im neuen Arbeitsalltag zurechtfinden können.

Deshalb sollten Sie bereits möglichst früh im Onboarding-Prozess klären, welche Arbeitszeiten im Homeoffice gelten und wie es sich mit Pausen verhält. Stellen Sie unbedingt klar, innerhalb welchen Zeitrahmens Sie Erreichbarkeit erwarten – aber betonen Sie gleichzeitig, dass E-Mails nicht zu allen Tages- oder Nachtzeiten beantwortet werden müssen. Im Homeoffice können die Grenzen zwischen beruflich und privat schnell verschwimmen. Viele Arbeitnehmer*innen tun sich dann schwer, nach der Arbeit abzuschalten. In der Folge häufen sich die Überstunden, was zur Überbelastung der Mitarbeiter*innen führen kann und im schlimmsten Fall zum Burnout.

Ermutigen Sie neue Kolleg*innen daher, die Work-Life-Balance im Homeoffice gezielt zu forcieren und nur dann erreichbar zu sein, wenn es auch wirklich notwendig und vom Unternehmen vorgeschrieben ist.

Gerade am Anfang kann es ein bisschen einschüchternd sein, mit neuen Kolleg*innen ins Gespräch zu kommen und Anschluss zu finden. In vielen Unternehmen ist es bereits Usus, neuen Mitarbeitenden eine Mentor*in zur Seite zu stellen. Dabei übernehmen Mitarbeitende, die schon länger Teil des Teams sind, die Rolle einer Ansprechpartner*in und stehen vor allem zu Beginn bei Fragen und Herausforderungen zur Stelle.

Wenn das Onboarding digital durchgeführt werden muss, kann ein Mentor*innen- oder Partner*innenprogramm noch sinnvoller sein. Aus dem Homeoffice heraus kann es schnell passieren, dass sich Neulinge isoliert fühlen und noch mehr Probleme damit haben, sich in ein bestehendes Team einzufügen. Forcieren Sie die Verwendung von digitalen Kommunikationstools und Video-Calls, damit sich neue Mitarbeitende unkompliziert mit ihrer Mentor*in vernetzen können.

Manche Arbeitgeber versuchen, zumindest den Starttag von neuen Mitarbeiter*innen im Büro zu ermöglichen. So haben diese die Möglichkeit, den Standort oberflächlich kennenzulernen und sich ein näheres Bild davon zu machen. Falls Ihr Unternehmen über ein Mentoren- oder Patenprogramm verfügt, können Sie auf diesem Weg einen kurzen Rundgang arrangieren und gleichzeitig ein persönliches Kennenlernen zwischen den Kolleg*innen ermöglichen – während Corona unter Einbezug der geltenden Schutzmaßnahmen, versteht sich.

Sollte es nicht möglich sein, das Unternehmen vor Ort zu besichtigen, kann eine virtuelle Führung eine gute Option sein. Hierzu bitten Sie eine erfahrene Mitarbeiter*in, sich digital mit dem Neuling zu vernetzen und über einen Video-Call eine schnelle Runde durchs Büro zu drehen. Alternativ bietet sich auch das Herzeigen von Fotos oder Videoaufnahmen an. Machen Sie sich damit aber keinen unnötigen Druck: Eine virtuelle Unternehmenstour muss nicht zu 100 Prozent professionell sein. Vielmehr kommt es auf die Geste an sich an.

Manche Teams befinden sich seit Beginn der Corona-Pandemie bereits im Homeoffice. Dass zehrt nicht nur an den Nerven jedes einzelnen, sondern kann unter Umständen den Teamzusammenhalt schädigen. Denn: Aus den Augen, aus dem Sinn, wie man so schön sagt. Wenn der Kontakt zu den Kolleg*innen fehlt, leidet das Zugehörigkeitsgefühl und Isolationserscheinungen treten an seine Stelle.

Damit das nicht passiert, empfehlen wir regelmäßige Video-Calls mit dem gesamten Team. Idealerweise organisieren Sie tägliche, gemeinsame Pausen, zum Beispiel zum Kaffeetrinken, damit der ungezwungene, persönliche Austausch nicht auf der Strecke bleibt. Mystery-Lunches stellen ebenfalls eine gute Maßnahme dar. Dabei treffen sich zwei oder drei Mitarbeiter*innen zu einem virtuellen Mittagessen. Die Zuteilung sollte zufällig erfolgen.

Insbesondere wenn neue Mitarbeiter*innen zum Team stoßen, ist es wichtig, diese rasch einzubinden und die Kolleg*innen bekannt zu machen. Durch Maßnahmen wie regelmäßige Video-Calls haben Neulinge zudem die Möglichkeit, den Umgang miteinander kennenzulernen. Schriftliche Kommunikation ist zwar schön und gut. Aber Mimik und Augenkontakt sind wesentliche Faktoren, wenn es um die Interpretation von Aussagen geht.

Während, aber auch nach dem Onboarding sollten Sie neue Mitarbeiter*innen regelmäßig dazu ermuntern, ehrliches Feedback zum Prozess zu geben. Gibt es Herausforderungen, bei denen spezielle Unterstützung notwendig war oder ist? Sind Führungskräfte bei Unsicherheiten und Problemen greifbar genug? Fühlten oder fühlen sie sich mit ihren Aufgaben alleingelassen?

Den digitalen Onboarding-Prozess kontinuierlich zu evaluieren und anzupassen ist wichtig, damit dieser reibungslos funktionieren kann und stets aktuell bleibt. Wenn Ihre digitale Kommunikation Mängel aufweist, müssen Sie diese unbedingt beseitigen. Ansonsten kann es passieren, dass das digitale Onboarding auf beiden Seiten als frustrierend wahrgenommen wird.

Recruiter*innen und Führungskräfte wissen: Ein guter Start legt das Fundament für eine langjährige, produktive Zusammenarbeit. Während des Onboarding-Prozesses bauen Sie Schritt für Schritt eine Beziehung zu neuen Mitarbeiter*innen auf und geben darauf Acht, dass sie sowohl im Team als auch im Unternehmen selbst gut integriert werden. Ihre zukünftigen Mitarbeiter*innen werden es Ihnen nicht nur, aber auch mit einer höheren Leistungsbereitschaft und Unternehmenstreue danken. Und auch nach außen hin können Sie mit einem effizienten Onboarding-Prozess eine gute Figur machen und in Ihre Employer Brand einzahlen.