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Richtiges onboarding checkliste

Onboarding-Checkliste: So professionell erleichtert man neuen Mitarbeitern den Start

Unternehmenskultur Erstellt am: 09. Juni 2020 4 Min.

Onboarding - das umfasst weit mehr als bloßes Einschulen eines neuen Mitarbeiters und beginnt schon lange vor dessen erstem Tag im Job. Die Einarbeitungsphase muss also professionell geplant sein, denn die ersten Tage und Wochen sind ausschlaggebend dafür, ob sich Arbeitnehmer im Unternehmen wohlfühlen, sie schnell produktiv sind und nicht schon während der Probezeit wieder die Flucht ergreifen. Als kleine Starthilfe für gelungenes Onboarding erklären wir in diesem Artikel die wichtigsten Phasen und stellen eine Checkliste als PDF zur Verfügung.

Es könnte so einfach sein: Der neue Arbeitnehmer betritt an seinem ersten Arbeitstag das Unternehmen, die Belegschaft ist informiert, der Arbeitsplatz eingerichtet. In der Realität sieht es oft anders aus - am Empfang weiß keiner Bescheid, am Schreibtisch ist weit und breit kein PC in Sicht und die Kollegen suchen krampfhaft nach Beschäftigung für den neuen Kollegen, von dessen Existenz sie erst mit seinem Eintrudeln erfahren haben.

„Neuer Mitarbeiter? Wusste gar nicht, dass wir wen suchen ...“

Dass ein guter Start in den neuen Job anders aussieht, sollte klar sein. Um neuen Mitarbeitern die erste Zeit so angenehm wie möglich zu gestalten, ist professionelles Onboarding unverzichtbar. Das beginnt schon weit vor dem ersten Tag und inkludiert von Beginn an das gesamte Team.

Das leistet gutes Onboarding

Eine gut geplante Onboardingphase erfüllt nicht nur Wohlfühlzwecke. Wer als Mitarbeiter eine schlimme oder schlecht geplante erste Woche im neuen Job erlebt, verabschiedet sich im schlimmsten Fall noch während seiner Probezeit. Arbeitnehmer, die von Beginn an gut integriert werden, identifizieren sich auch mit der Kultur und den Werten des Unternehmens, können möglichst schnell produktiv arbeiten und zum Firmenerfolg beitragen. Gut geplantes Onboarding spart Zeit, Geld und schont die Nerven aller Beteiligten - die perfekten Voraussetzungen für langfristige Mitarbeiterbindung.

Als Starthilfe für den eigenen Prozess gibt es hier ein PDF zum kostenlosen Download.

Profesionelle onboarding checkliste

Drei Phasen, die neue Mitarbeiter durchlaufen

  • Vor dem Eintritt
  • Erster Arbeitstag/erste Arbeitswoche
  • Integrationsphase: die ersten drei bis sechs Monate

Die Betreuung des neuen Arbeitnehmers beginnt bereits vor dem ersten Tag im Unternehmen. Denn den ersten Eindruck von seinem potenziellen Arbeitgeber erhält der Kandidat ja schon in der Bewerbungsphase - Stichwort Candidate Experience. Je nach Unternehmensgröße kann es hilfreich sein, dem neuen Kollegen bereits vorab Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Finden zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn Events mit dem Team, Geschäftspartnern oder Kunden statt? Dann ist es eine nette Geste, den Mitarbeiter dazu einzuladen. So können bereits vorab Kontakte in lockerem Rahmen geknüpft werden. Rechtzeitig vor Dienstantritt muss notwendige Infrastruktur besorgt werden: Arbeitsplatz, PC, Telefon, Schlüssel(karte), Visitenkarten, eventuell Dienstkleidung, Firmenhandy oder Dienstwagen.

Patensystem: Starthilfe im neuen Job

Wird neuen Kollegen am ersten Tag ein Pate oder Buddy zur Seite gestellt, muss dieser rechtzeitig informiert werden. Als Mentor ist er dabei nicht der Ansprechpartner für fachliche Fragen zum Arbeitsgebiet, sondern hilft bei der Eingewöhnung und dem Kennenlernen des neuen Arbeitgebers: Wen rufe ich bei Problemen mit der IT an? Wo essen wir zu Mittag? Wer verwaltet den Fuhrpark? Über den Arbeitsstart neuer Kollegen wird natürlich auch das betreffende Team bzw. die gesamte Belegschaft so früh wie möglich unterrichtet, damit sich alle drauf einstellen und denn Neuling an seinem ersten Tag herzlich willkommen heißen können.

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Ein nett dekorierter Schreibtisch heißt den neuen Mitarbeiter herzlich willkommen.

Der erste Tag bzw. die erste Woche im neuen Job dient vorranging der Eingewöhnung. Langsam macht man sich mit der Firmenkultur, den neuen Kollegen und dem Arbeitsgebiet bekannt. Ein Unternehmensrundgang dient der ersten Orientierung und dem Kennenlernen aller Abteilungen. Die erste Woche sollte aber möglichst nicht komplett mit Schulungen und Meetings zupgeflastert werden. Gut gemeint ist nicht immer gut gemacht. Mit Werten und Umgangsformen im Team bzw. Unternehmen kann man neue Kollegen gleich anfangs vertraut machen. Dann müssen diese nicht mühsam herausfinden, ob das Du-Wort angebracht ist, gemeinsames Mittagessen auf dem Programm steht, wie man sich Kunden oder Lieferanten gegenüber verhält oder ob eine Kaffeepause nachmittags in Ordnung geht.

Ein erstes kurzes Feedbackgespräch nach einem Monat ist sehr empfehlenswert. Wenn es eine einmonatige Probezeit gibt, sollte das Gespräch kurz davor stattfinden, um herauszufinden, ob beide Seiten bislang zufrieden waren und man den Arbeitsweg gemeinsam weitergehen möchte. Dieses kann als Reflexionsgespräch zwischen Führungskraft und neuem Arbeitnehmer durchgeführt werden, zusätzlich sollte auch immer ein Vier-Augen-Gespräch mit dem zuständigen Personalverantwortlichen, als der ersten Ansprechperson aus der Bewerbungsphase, eingeplant werden. Das kann beliebig oft wiederholt werden, zum Beispiel am Ende der befristeten Anstellung oder der Einschulungsphase, und wird dann von den (halb-)jährlichen Mitarbeitergesprächen abgelöst.

Strategisches Onboarding spart Zeit und Geld

Das Rad muss man nicht mit jedem neuen Arbeitnehmer neu erfinden. Wer seinen Onboardingprozess einmal erarbeitet hat, kann das standardisierte Verfahren für jeden neuen Mitarbeiter anwenden, es sei denn, man muss auf Remote Onboarding umstellen. Sinnvoll ist natürlich die Evaluierung des Prozesses in regelmäßigen Abständen. Dazu lohnt es sich, Feedback von jenen Mitarbeitern einholen, die sich bereits drei bis sechs Monate im Unternehmen befinden und noch gut wissen, was ihnen geholfen hat, was zu viel und was zu wenig im Prozess enthalten war. Ein gut ausgearbeitetes Onboarding ist nicht zuletzt wichtiger Baustein im Zuge von erfolgreichem Employer Branding.

Bildnachweis: shutterstock/fizkes; karriere.at


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