Recruiting-Prozesse: Diese Maßnahmen und Instrumente müssen Sie kennen!

Neue Fachkräfte suchen und finden ist das täglich Brot jedes Personalverantwortlichen. Doch wie ist ein effizienter Recruiting-Prozess aufgebaut und welche Tools und Maßnahmen gibt es, um diesen zu verschlanken? Wir haben die Antwort.

Zielgruppe definieren
Die Erstellung von Candidate Personas hilft Ihnen dabei, Ihren gesamten Recruiting-Prozess möglichst zielgruppenorientiert zu gestalten. Um die richtigen Kandidat*innen zu finden müssen Sie wissen, über welche Kanäle Sie diese erreichen und welche Tonalität in der Ansprache angemessen ist.

Bewerbungsprozess verschlanken
In unserer Studie „Candidate Journey – Wie Sie Bewerber beeindrucken“ haben wir herausgefunden, dass 4 von 10 Österreicher*innen bereits einen Bewerbungsprozess abgebrochen haben – unter anderem, weil dieser zu aufwändig oder langwierig war. Auf die Frage, wie lange der ideale Bewerbungsprozess dauert, gaben die Teilnehmer 21 Tage zur Antwort.

Gehen Sie den Bewerbungsweg in Ihrem Unternehmen einfach einmal selbst durch und hinterfragen Sie dabei jeden Schritt kritisch. Was kann weg, was muss bleiben und lässt sich eventuell irgendetwas automatisieren? Überlegen Sie, wo Sie Zeit sparen können, ohne Qualität einbüßen zu müssen.

Respektvolle Kommunikation
Etwa 70 Prozent der befragten Arbeitnehmer*innen in unserer Studie gaben an, eine freundliche und rasche Kontaktaufnahme vonseiten des Unternehmens als motivierend zu empfinden. Schnelle Reaktionszeiten auf eingegangene Bewerbung bzw. eine respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe sollten in der HR-Abteilung selbstverständlich sein.

Zeitgemäßes Recruiting praktizieren
Die Digitalisierung hat auch im Recruiting zu wesentlichen Veränderungen geführt. In dieser schnelllebigen Zeit Schritt zu halten, ist vielleicht nicht immer einfach, lohnt sich aber auf Dauer. Bewerbendenmanagement-Systeme wie unser bewerber.manager liefern Ihnen strukturierte Bewerbendendaten, die Sie schnell sichten und untereinander vergleichen sowie unkompliziert an die zuständigen Führungskräfte weitergeben können.

Zusätzlich können Sie die ganze Bewerbendenkommunikation darin abwickeln und müssen nicht länger zwischen Outlook und Excel hin und her springen. Ein weiterer Pluspunkt, der für den bewerber.manager spricht: Er ermöglicht dank Einbindung einer Datenschutzerklärung die Abwicklung von DGSVO-konformen Bewerbungsprozessen, ohne dass für Sie ein Mehraufwand entsteht.

Manchmal ist es gar nicht notwendig, auf der Suche nach der idealen Besetzung für eine offene Stelle großartig die Fühler auszustrecken. Ihr Unternehmen strotzt dank Ihrer Mitarbeitenden vor fachlicher Expertise. Warum diese nicht gezielt nutzen?

Interne Stellenausschreibung
Viele Unternehmen nehmen auf der Suche nach einer perfekten Besetzung erstmal die aktuelle Belegschaft unter die Lupe. Gibt es Mitarbeitende, die sich beruflich nach neuen Perspektiven sehnen? Möglicherweise können Sie Ihnen genau das durch einen internen Jobwechsel bieten. Der Nachteil: Die alte Stelle des Mitarbeitenden muss neu besetzt werden. Interne Stellenausschreibungen werden üblicherweise über das eigene Intranet oder andere Kommunikationstools geteilt.

Mitarbeitenden-Empfehlungen
Sie wollen Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Recruiting-Prozess einbinden? Mithilfe eines Mitarbeitenden-Empfehlungsprogramme ist das möglich. Mit Aussicht auf eine Prämie bei erfolgreicher Anwerbung werden bestehende Mitarbeitende dazu motiviert, in ihrem eigenen Umfeld die Augen nach passenden neuen Kolleg*innen offen zu halten und Stellenanzeigen auf ihren privaten Social Media Kanälen zu teilen.

Personalentwicklung
Die Weiterentwicklung von Mitarbeitenden zu fördern, rechnet sich nicht nur wirtschaftlich, sondern hilft Ihnen auch, wichtige Stellen in Ihrem Unternehmen schneller zu besetzen. Ziehen Sie bei fachlicher und persönlicher Eignung einer Mitarbeiter*in die Option in Betracht, diesen gezielt aufzubauen, sodass er in der Zukunft zum Beispiel auch Führungsaufgaben übernehmen kann. Auch hier muss die vorherige Position der Mitarbeiter*in nachbesetzt werden.

Versetzung von Mitarbeitenden
Sie wollen eine Mitarbeiter*in örtlich versetzen, in eine andere Abteilung eingliedern oder seinen Aufgabenbereich erweitern, weil es Umstrukturierungen nötig machen? Dann sprechen Sie offen mit der betroffenen Person über Ihre Gedanken! Keine Mitarbeiter*in sollte das Gefühl haben, dass über seinen Kopf hinweg Entscheidungen getroffen werden, die mit seinen eigenen Wünschen und Vorstellungen nicht vereinbar sind. Die Versetzung einer Mitarbeiter*in hat ebenfalls eine Nachbesetzung als Konsequenz.

Neue Menschen bringen frische Ideen – deswegen suchen Arbeitgeber auch gerne außerhalb ihres Unternehmens nach neuen Mitarbeitenden. HR-Abteilungen haben dafür unterschiedliche Optionen. Unterschieden wird dabei zwischen aktiven und passiven Recruiting-Maßnahmen.

Karrierewebsite
Ihre Karrierewebsite bildet nicht nur das Fundament Ihres Recruitings, sondern ist gleichzeitig das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Im Rahmen unserer „Candidate Journey“-Studie haben wir erhoben, dass 39 Prozent der Bewerbenden die Karrierewebsite heranziehen, um sich über einen interessanten Arbeitgeber zu informieren.

Eine Karrierewebsite muss ansprechend gestaltet sein. Verwenden Sie aussagekräftige Bilder und Grafiken und stellen Sie sämtliche Infos bereit, die Bewerbende brauchen. Dazu gehören beispielsweise Details zum Unternehmen und zum Bewerbungsprozess sowie Einblicke in die Unternehmenskultur. Wir empfehlen außerdem die Einrichtung einer eigenen Teamseite. So können sich Bewerbende einen Eindruck von ihren potenziellen neuen Kolleg*innen machen.

Jobbörse
Arbeitgeberprofile auf Jobbörsen pushen Ihre Reichweite im Internet zusätzlich. Unterscheiden kann man dabei zwischen spezialisierten und generalistischen Plattformen. Welche sich für Ihr Recruiting besser eignet, ist von Ihrer Zielgruppe abhängig. Ein Arbeitgeberprofil erfüllt einen ähnlichen Zweck wie die eigene Karrierewebsite – es dient als Informationsquelle für Kandidat*innen. Dort können Sie ebenso Bilder und Videos einbinden, alle offenen Stellen angeben und Angaben zu Benefits und Zusatzleistungen machen.

Karrieremessen und Hochschulmarketing
Die Talente von morgen sprechen Sie am besten direkt dort an, wo sie zu finden sind: am Campus! Karrieremessen sind eine gute Gelegenheit, um sich jungen Menschen persönlich zu präsentieren und mit ihnen ins Gespräch zu kommen.

Social Media
Soziale Medien zählen zwar nicht per se als Recruiting-Instrument, aber sie eignen sich hervorragend, um potenzielle Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen und zahlen wesentlich ins Employer Branding ein. Über solche Kanäle können sie am einfachsten und günstigsten demonstrieren, welche Art von Arbeitgeber Sie sind.

Mitarbeitende werben Mitarbeitende
Wenn Mitarbeitende in ihrem Umfeld aktiv über offene Positionen sprechen und Sie als Arbeitgeber empfehlen, ziehen Sie daraus zweierlei Vorteile. Zum einen kostet Ihnen dieses Recruiting-Instrument nichts. Und zum anderen verbessert sich die Qualität der Bewerber, denn Ihre Mitarbeitenden werden Ihnen nur jene Personen empfehlen, von denen sie wissen, dass sie gute Arbeit leisten und ins Unternehmen passen.

Der Fachkräftemangel hat den Arbeitsmarkt gehörig umgekrempelt und bis zu einem gewissen Grad sind es nun die Arbeitnehmer*innen, die den Ton angeben. Ihre Ausbildung und ihr Know-how erlauben es ihnen, bei der Suche nach einem neuen Job wählerisch zu sein. Hinzu kommt, dass sich Menschen nach einer besseren Work-Life-Balance sehnen und die Sinnhaftigkeit eines Jobs mitunter mehr schätzen als das Gehalt, das sie dafür bekommen.

In folgenden Punkten ist ein Umdenken vonseiten der Recruiter*innen heute unerlässlich: