Neue Fachkräfte suchen und finden ist das täglich Brot eines jeden Recruiters. Doch wie ist ein effizienter Recruiting-Prozess aufgebaut und welche Tools und Maßnahmen gibt es, um diesen zu verschlanken? Wir haben die Antwort.

Allgemeines über erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen

Zielgruppe definieren
Die Erstellung von Candidate Personas hilft Ihnen dabei, Ihren gesamten Recruiting-Prozess möglichst zielgruppenorientiert zu gestalten. Um die richtigen Kandidaten zu finden müssen Sie wissen, über welche Kanäle Sie diese erreichen und welche Tonalität in der Ansprache angemessen ist.

Bewerbungsprozess verschlanken
In unserer Studie „Candidate Journey – Wie Sie Bewerber beeindrucken“ haben wir herausgefunden, dass 4 von 10 Österreicher bereits einen Bewerbungsprozess abgebrochen haben – unter anderem, weil dieser zu aufwändig oder langwierig war. Auf die Frage, wie lange der ideale Bewerbungsprozess dauert, gaben die Teilnehmer 21 Tage zur Antwort.

Gehen Sie den Bewerbungsweg in Ihrem Unternehmen einfach einmal selbst durch und hinterfragen Sie dabei jeden Schritt kritisch. Was kann weg, was muss bleiben und lässt sich eventuell irgendetwas automatisieren? Überlegen Sie, wo Sie Zeit sparen können, ohne Qualität einbüßen zu müssen.

Respektvolle Kommunikation
Etwa 70 Prozent der befragten Arbeitnehmer in unserer Studie gaben an, eine freundliche und rasche Kontaktaufnahme vonseiten des Unternehmens als motivierend zu empfinden. Schnelle Reaktionszeiten auf eingegangene Bewerbung bzw. eine respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe sollten in der HR-Abteilung selbstverständlich sein.

Zeitgemäßes Recruiting praktizieren
Die Digitalisierung hat auch im Recruiting zu wesentlichen Veränderungen geführt. In dieser schnelllebigen Zeit Schritt zu halten, ist vielleicht nicht immer einfach, lohnt sich aber auf Dauer. Bewerbermanagement-Systeme wie unser bewerber.manager liefern Ihnen strukturierte Bewerberdaten, die Sie schnell sichten und untereinander vergleichen sowie unkompliziert an die zuständigen Führungskräfte weitergeben können.

Zusätzlich können Sie die ganze Bewerberkommunikation darin abwickeln und müssen nicht länger zwischen Outlook und Excel hin und her springen. Ein weiterer Pluspunkt, der für den bewerber.manager spricht: Er ermöglicht dank Einbindung einer Datenschutzerklärung die Abwicklung von DGSVO-konformen Bewerbungsprozessen, ohne dass für Sie ein Mehraufwand entsteht.

Der Recruiting-Prozess in 5 Phasen

Stellenanzeige
Damit eine offene Stelle erfolgreich mit der richtigen Person besetzt werden kann, müssen sich Personal- und Fachabteilung zunächst einmal darüber einig werden, wen sie überhaupt suchen. Daher wird im ersten Schritt gemeinsam ein Anforderungsprofil erarbeitet, in dem geklärt wird, was der Kandidat können muss und welche Aufgaben ihm zufallen. Anschließend wird eine Stellenanzeige verfasst, in der sich sämtliche definierte Kriterien widerspiegeln.
Kandidatensuche
Die Stellenanzeige wird auf unterschiedlichen relevanten Kanälen veröffentlicht. Das ist zum einen die eigene Website, aber auch auf sozialen Netzwerken und Jobbörsen sollte sie platziert werden. Unter Umständen kann es auch notwendig sein, Active-Sourcing-Maßnahmen zu ergreifen.
Vorauswahl
Die eingegangenen Bewerbungen werden anhand von eindeutig definierten Kriterien gesichtet und sortiert. Diese Arbeit übernimmt die Personalabteilung. Oftmals kommen Tools wie Bewerbermanagement-Systeme zum Einsatz, um diesen Arbeitsschritt noch effektiver und schneller zu gestalten.
Bewerbungsgespräche
Die ausgewählten Bewerber werden ins Unternehmen für ein Gespräch und gegebenenfalls auch Assessment Center eingeladen. Eine zweite Bewerbungsrunde ist eine gute Gelegenheit, den Kandidaten mit dem bestehenden Team bekanntzumachen und abzuschätzen, ob der Cultural Fit gegeben ist.
Bewerberevaluation
Nach Gesprächen und etwaigen Tests werden die Kandidaten von Personal- und Fachabteilung bewertet. Jener Bewerber, der am meisten überzeugen konnte, wird identifiziert und über die Entscheidung benachrichtigt.
Vertragsunterzeichnung
Dem Bewerber wird ein Angebot gemacht. Wenn übers Gehalt nicht schon im Bewerbungsgespräch diskutiert wurde, wird spätestens jetzt darüber gesprochen. Sind beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden, kommt es zur Zusage durch den Kandidaten. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, beginnt der Onboarding-Prozess.

Interne Recruiting-Maßnahmen

Manchmal ist es gar nicht notwendig, auf der Suche nach der idealen Besetzung für eine offene Stelle großartig die Fühler auszustrecken. Ihr Unternehmen strotzt dank Ihrer Mitarbeiter vor fachlicher Expertise. Warum diese nicht gezielt nutzen?

Interne Stellenausschreibung
Viele Unternehmen nehmen auf der Suche nach einer perfekten Besetzung erstmal die aktuelle Belegschaft unter die Lupe. Gibt es Mitarbeiter, die sich beruflich nach neuen Perspektiven sehnen? Möglicherweise können Sie Ihnen genau das durch einen internen Jobwechsel bieten. Der Nachteil: Die alte Stelle des Mitarbeiters muss neu besetzt werden. Interne Stellenausschreibungen werden üblicherweise über das eigene Intranet oder andere Kommunikationstools geteilt.

Mitarbeiterempfehlungen
Sie wollen Ihre Mitarbeiter aktiv in den Recruiting-Prozess einbinden? Mithilfe eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms ist das möglich. Mit Aussicht auf eine Prämie bei erfolgreicher Anwerbung werden bestehende Mitarbeiter dazu motiviert, in ihrem eigenen Umfeld die Augen nach passenden neuen Kollegen offen zu halten und Stellenanzeigen auf ihren privaten Social Media Kanälen zu teilen.

Personalentwicklung
Die Weiterentwicklung von Mitarbeitern zu fördern, rechnet sich nicht nur wirtschaftlich, sondern hilft Ihnen auch, wichtige Stellen in Ihrem Unternehmen schneller zu besetzen. Ziehen Sie bei fachlicher und persönlicher Eignung eines Mitarbeiters die Option in Betracht, diesen gezielt aufzubauen, sodass er in der Zukunft zum Beispiel auch Führungsaufgaben übernehmen kann. Auch hier muss die vorherige Position des Mitarbeiters nachbesetzt werden.

Versetzung von Mitarbeitern
Sie wollen einen Mitarbeiter örtlich versetzen, in eine andere Abteilung eingliedern oder seinen Aufgabenbereich erweitern, weil es Umstrukturierungen nötig machen? Dann sprechen Sie offen mit der betroffenen Person über Ihre Gedanken! Kein Mitarbeiter sollte das Gefühl haben, dass über seinen Kopf hinweg Entscheidungen getroffen werden, die mit seinen eigenen Wünschen und Vorstellungen nicht vereinbar sind. Die Versetzung eines Mitarbeiters hat ebenfalls eine Nachbesetzung als Konsequenz.

Externe Recruiting-Maßnahmen

Neue Menschen bringen frische Ideen – deswegen suchen Arbeitgeber auch gerne außerhalb ihres Unternehmens nach neuen Mitarbeitern. HR-Abteilungen haben dafür unterschiedliche Optionen. Unterschieden wird dabei zwischen aktiven und passiven Recruiting-Maßnahmen.

Aktive Recruiting-Maßnahmen

  • Stellenanzeige: Die Stellenanzeige ist DAS Recruiting-Werkzeug schlechthin. Sie wird in sozialen Netzwerken, auf Jobbörsen oder der eigenen Karriereseite in der Hoffnung geteilt, dass möglichst viele Menschen sie zu Gesicht bekommen.

  • Active Sourcing: Beim Active Sourcing wird die HR-Abteilung aktiv und macht sich zusätzlich zur geschalteten Stellenanzeige auf die Suche nach einem passenden Kandidaten. Hierzu werden berufliche Online-Netzwerke abgegrast oder Karrieremessen und ähnliche Veranstaltungen besucht.

  • Headhunter: Wenn alle Stricke reißen und Kandidaten auf herkömmliche Maßnahmen einfach nicht anbeißen wollen, wird ein Headhunter beauftragt. Dieser ist darauf spezialisiert, Fachkräfte von anderen Unternehmen abzuwerben. Meistens kommen sie zum Einsatz, wenn wichtige Führungspositionen besetzt werden müssen.

Passive Recruiting-Maßnahmen

  • Talentpool: Die Einrichtung eines Talentpools hat viele Vorzüge. So behalten Sie engagierte Praktikanten oder interessante Bewerber, für die zu einem früheren Zeitpunkt kein Platz war, besser im Gedächtnis und können sie leichter kontaktieren, sobald sich eine geeignete Stelle auftut.

    • Employer Branding: Bekannte und vor allem beliebte Unternehmen genießen im Kampf um die besten Fachkräfte einen signifikanten Vorteil. Daher verwundert es kaum, dass sich Arbeitgeber in puncto Arbeitgebermarke besonders in Zeug legen.
  • Netzwerke: Die Pflege von sozialen Kontakten zahlt sich auch in der HR-Welt aus. Eine lange Liste an Kontakten auf Online-Netzwerken vergrößert die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen automatisch und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie potenzielle Kandidaten erreichen.

  • Initiativbewerbung: Employer-Branding-Maßnahmen sowie Netzwerkpflege führen im Idealfall zu einem erhöhten Eingang an Initiativbewerbungen. Für eine HR-Abteilung ist das insofern erfreulich, als dadurch eine hohe Grundmotivation vonseiten des Bewerbers nachgewiesen werden kann. Das wiederrum ist eine gute Voraussetzung für eine langfristige Zusammenarbeit!

Die wichtigsten Recruiting-Instrumente im Überblick

Karrierewebsite
Ihre Karrierewebsite bildet nicht nur das Fundament Ihres Recruitings, sondern ist gleichzeitig das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Im Rahmen unserer „Candidate Journey“-Studie haben wir erhoben, dass 39 Prozent der Bewerber die Karrierewebsite heranziehen, um sich über einen interessanten Arbeitgeber zu informieren.

Eine Karrierewebsite muss ansprechend gestaltet sein. Verwenden Sie aussagekräftige Bilder und Grafiken und stellen Sie sämtliche Infos bereit, die Bewerber brauchen. Dazu gehören beispielsweise Details zum Unternehmen und zum Bewerbungsprozess sowie Einblicke in die Unternehmenskultur. Wir empfehlen außerdem die Einrichtung einer eigenen Teamseite. So können sich Bewerber einen Eindruck von ihren potenziellen neuen Kollegen machen.

Jobbörse
Arbeitgeberprofile auf Jobbörsen pushen Ihre Reichweite im Internet zusätzlich. Unterscheiden kann man dabei zwischen spezialisierten und generalistischen Plattformen. Welche sich für Ihr Recruiting besser eignet, ist von Ihrer Zielgruppe abhängig. Ein Arbeitgeberprofil erfüllt einen ähnlichen Zweck wie die eigene Karrierewebsite – es dient als Informationsquelle für Kandidaten. Dort können Sie ebenso Bilder und Videos einbinden, alle offenen Stellen angeben und Angaben zu Benefits und Zusatzleistungen machen.

Karrieremessen und Hochschulmarketing
Die Talente von morgen sprechen Sie am besten direkt dort an, wo sie zu finden sind: am Campus! Karrieremessen sind eine gute Gelegenheit, um sich jungen Menschen persönlich zu präsentieren und mit ihnen ins Gespräch zu kommen.

Social Media
Soziale Medien zählen zwar nicht per se als Recruiting-Instrument, aber sie eignen sich hervorragend, um potenzielle Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen und zahlen wesentlich ins Employer Branding ein. Über solche Kanäle können sie am einfachsten und günstigsten demonstrieren, welche Art von Arbeitgeber Sie sind.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter in ihrem Umfeld aktiv über offene Positionen sprechen und Sie als Arbeitgeber empfehlen, ziehen Sie daraus zweierlei Vorteile. Zum einen kostet Ihnen dieses Recruiting-Instrument nichts. Und zum anderen verbessert sich die Qualität der Bewerber, denn Ihre Mitarbeiter werden Ihnen nur jene Personen empfehlen, von denen sie wissen, dass sie gute Arbeit leisten und ins Unternehmen passen.

Worauf kommt es im Recruiting heute an?

Der Fachkräftemangel hat den Arbeitsmarkt gehörig umgekrempelt und bis zu einem gewissen Grad sind es nun die Arbeitnehmer, die den Ton angeben. Ihre Ausbildung und ihr Know-how erlauben es ihnen, bei der Suche nach einem neuen Job wählerisch zu sein. Hinzu kommt, dass sich Menschen nach einer besseren Work-Life-Balance sehnen und die Sinnhaftigkeit eines Jobs mitunter mehr schätzen als das Gehalt, das sie dafür bekommen.

In folgenden Punkten ist ein Umdenken vonseiten der Recruiter heute unerlässlich:

Persönlicher werden
Mit persönlicher Kommunikation auf Augenhöhe können Sie bei jedem Bewerber punkten. Die menschliche Komponente ist unersetzlich – scheuen Sie sich also nicht, Ihre Persönlichkeit durchscheinen zu lassen.
Datenbezogen arbeiten
Auch das beste Recruiting kann es sich nicht leisten, auf Daten zu verzichten. Kennzahlen wie die Time-to-hire, Cost-per-hire oder Fluktuationsrate sind aufschlussreich und bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Prozess über einen längeren Zeitraum hinweg zu optimieren.
Cultural Fit
Eine Zusammenarbeit kann nur dann wirklich fruchten, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer dieselben Werte vertreten. Und auch in den Teams müssen sich die jeweiligen Mitarbeiter gegenseitig riechen können. Achten Sie also darauf, Menschen zu rekrutieren, die wirklich in Ihr Unternehmen passen.
hamburger-x
Overlay 2x