Neue Fach­kräf­te suchen und fin­den ist das täg­lich Brot eines jeden Recrui­ters. Doch wie ist ein effi­zi­en­ter Recrui­t­ing-Pro­zess auf­ge­baut und wel­che Tools und Maß­nah­men gibt es, um die­sen zu ver­schlan­ken? Wir haben die Antwort.

Allgemeines über erfolgreiche Recruiting-Maßnahmen

Ziel­grup­pe defi­nie­ren
Die Erstel­lung von Can­di­da­te Per­so­nas hilft Ihnen dabei, Ihren gesam­ten Recrui­t­ing-Pro­zess mög­lichst ziel­grup­pen­ori­en­tiert zu gestal­ten. Um die rich­ti­gen Kan­di­da­ten zu fin­den müs­sen Sie wis­sen, über wel­che Kanä­le Sie die­se errei­chen und wel­che Tona­li­tät in der Anspra­che ange­mes­sen ist.

Bewer­bungs­pro­zess ver­schlan­ken
In unse­rer Stu­die Can­di­da­te Jour­ney – Wie Sie Bewer­ber beein­dru­cken“ haben wir her­aus­ge­fun­den, dass 4 von 10 Öster­rei­cher bereits einen Bewer­bungs­pro­zess abge­bro­chen haben – unter ande­rem, weil die­ser zu auf­wän­dig oder lang­wie­rig war. Auf die Fra­ge, wie lan­ge der idea­le Bewer­bungs­pro­zess dau­ert, gaben die Teil­neh­mer 21 Tage zur Ant­wort.

Gehen Sie den Bewer­bungs­weg in Ihrem Unter­neh­men ein­fach ein­mal selbst durch und hin­ter­fra­gen Sie dabei jeden Schritt kri­tisch. Was kann weg, was muss blei­ben und lässt sich even­tu­ell irgend­et­was auto­ma­ti­sie­ren? Über­le­gen Sie, wo Sie Zeit spa­ren kön­nen, ohne Qua­li­tät ein­bü­ßen zu müssen.

Respekt­vol­le Kom­mu­ni­ka­ti­on
Etwa 70 Pro­zent der befrag­ten Arbeit­neh­mer in unse­rer Stu­die gaben an, eine freund­li­che und rasche Kon­takt­auf­nah­me von­sei­ten des Unter­neh­mens als moti­vie­rend zu emp­fin­den. Schnel­le Reak­ti­ons­zei­ten auf ein­ge­gan­ge­ne Bewer­bung bzw. eine respekt­vol­le Kom­mu­ni­ka­ti­on auf Augen­hö­he soll­ten in der HR-Abtei­lung selbst­ver­ständ­lich sein.

Zeit­ge­mä­ßes Recrui­t­ing prak­ti­zie­ren
Die Digi­ta­li­sie­rung hat auch im Recrui­t­ing zu wesent­li­chen Ver­än­de­run­gen geführt. In die­ser schnell­le­bi­gen Zeit Schritt zu hal­ten, ist viel­leicht nicht immer ein­fach, lohnt sich aber auf Dau­er. Bewer­ber­ma­nage­ment-Sys­te­me wie unser bewerber.manager lie­fern Ihnen struk­tu­rier­te Bewer­ber­da­ten, die Sie schnell sich­ten und unter­ein­an­der ver­glei­chen sowie unkom­pli­ziert an die zustän­di­gen Füh­rungs­kräf­te wei­ter­ge­ben können.

Zusätz­lich kön­nen Sie die gan­ze Bewer­ber­kom­mu­ni­ka­ti­on dar­in abwi­ckeln und müs­sen nicht län­ger zwi­schen Out­look und Excel hin und her sprin­gen. Ein wei­te­rer Plus­punkt, der für den bewerber.manager spricht: Er ermög­licht dank Ein­bin­dung einer Daten­schutz­er­klä­rung die Abwick­lung von DGS­VO-kon­for­men Bewer­bungs­pro­zes­sen, ohne dass für Sie ein Mehr­auf­wand entsteht. 

Der Recruiting-Prozess in 5 Phasen

Stellenanzeige
Damit eine offene Stelle erfolgreich mit der richtigen Person besetzt werden kann, müssen sich Personal- und Fachabteilung zunächst einmal darüber einig werden, wen sie überhaupt suchen. Daher wird im ersten Schritt gemeinsam ein Anforderungsprofil erarbeitet, in dem geklärt wird, was der Kandidat können muss und welche Aufgaben ihm zufallen. Anschließend wird eine Stellenanzeige verfasst, in der sich sämtliche definierte Kriterien widerspiegeln.
Kandidatensuche
Die Stellenanzeige wird auf unterschiedlichen relevanten Kanälen veröffentlicht. Das ist zum einen die eigene Website, aber auch auf sozialen Netzwerken und Jobbörsen sollte sie platziert werden. Unter Umständen kann es auch notwendig sein, Active-Sourcing-Maßnahmen zu ergreifen.
Vorauswahl
Die eingegangenen Bewerbungen werden anhand von eindeutig definierten Kriterien gesichtet und sortiert. Diese Arbeit übernimmt die Personalabteilung. Oftmals kommen Tools wie Bewerbermanagement-Systeme zum Einsatz, um diesen Arbeitsschritt noch effektiver und schneller zu gestalten.
Bewerbungsgespräche
Die ausgewählten Bewerber werden ins Unternehmen für ein Gespräch und gegebenenfalls auch Assessment Center eingeladen. Eine zweite Bewerbungsrunde ist eine gute Gelegenheit, den Kandidaten mit dem bestehenden Team bekanntzumachen und abzuschätzen, ob der Cultural Fit gegeben ist.
Bewerberevaluation
Nach Gesprächen und etwaigen Tests werden die Kandidaten von Personal- und Fachabteilung bewertet. Jener Bewerber, der am meisten überzeugen konnte, wird identifiziert und über die Entscheidung benachrichtigt.
Vertragsunterzeichnung
Dem Bewerber wird ein Angebot gemacht. Wenn übers Gehalt nicht schon im Bewerbungsgespräch diskutiert wurde, wird spätestens jetzt darüber gesprochen. Sind beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden, kommt es zur Zusage durch den Kandidaten. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, beginnt der Onboarding-Prozess.

Interne Recruiting-Maßnahmen

Manch­mal ist es gar nicht not­wen­dig, auf der Suche nach der idea­len Beset­zung für eine offe­ne Stel­le groß­ar­tig die Füh­ler aus­zu­stre­cken. Ihr Unter­neh­men strotzt dank Ihrer Mit­ar­bei­ter vor fach­li­cher Exper­ti­se. War­um die­se nicht gezielt nutzen?

Inter­ne Stel­len­aus­schrei­bung
Vie­le Unter­neh­men neh­men auf der Suche nach einer per­fek­ten Beset­zung erst­mal die aktu­el­le Beleg­schaft unter die Lupe. Gibt es Mit­ar­bei­ter, die sich beruf­lich nach neu­en Per­spek­ti­ven seh­nen? Mög­li­cher­wei­se kön­nen Sie Ihnen genau das durch einen inter­nen Job­wech­sel bie­ten. Der Nach­teil: Die alte Stel­le des Mit­ar­bei­ters muss neu besetzt wer­den. Inter­ne Stel­len­aus­schrei­bun­gen wer­den übli­cher­wei­se über das eige­ne Intra­net oder ande­re Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools geteilt.

Mit­ar­bei­ter­emp­feh­lun­gen
Sie wol­len Ihre Mit­ar­bei­ter aktiv in den Recrui­t­ing-Pro­zess ein­bin­den? Mit­hil­fe eines Mit­ar­bei­ter­emp­feh­lungs­pro­gramms ist das mög­lich. Mit Aus­sicht auf eine Prä­mie bei erfolg­rei­cher Anwer­bung wer­den bestehen­de Mit­ar­bei­ter dazu moti­viert, in ihrem eige­nen Umfeld die Augen nach pas­sen­den neu­en Kol­le­gen offen zu hal­ten und Stel­len­an­zei­gen auf ihren pri­va­ten Social Media Kanä­len zu teilen.

Per­so­nal­ent­wick­lung
Die Wei­ter­ent­wick­lung von Mit­ar­bei­tern zu för­dern, rech­net sich nicht nur wirt­schaft­lich, son­dern hilft Ihnen auch, wich­ti­ge Stel­len in Ihrem Unter­neh­men schnel­ler zu beset­zen. Zie­hen Sie bei fach­li­cher und per­sön­li­cher Eig­nung eines Mit­ar­bei­ters die Opti­on in Betracht, die­sen gezielt auf­zu­bau­en, sodass er in der Zukunft zum Bei­spiel auch Füh­rungs­auf­ga­ben über­neh­men kann. Auch hier muss die vor­he­ri­ge Posi­ti­on des Mit­ar­bei­ters nach­be­setzt werden.

Ver­set­zung von Mit­ar­bei­tern
Sie wol­len einen Mit­ar­bei­ter ört­lich ver­set­zen, in eine ande­re Abtei­lung ein­glie­dern oder sei­nen Auf­ga­ben­be­reich erwei­tern, weil es Umstruk­tu­rie­run­gen nötig machen? Dann spre­chen Sie offen mit der betrof­fe­nen Per­son über Ihre Gedan­ken! Kein Mit­ar­bei­ter soll­te das Gefühl haben, dass über sei­nen Kopf hin­weg Ent­schei­dun­gen getrof­fen wer­den, die mit sei­nen eige­nen Wün­schen und Vor­stel­lun­gen nicht ver­ein­bar sind. Die Ver­set­zung eines Mit­ar­bei­ters hat eben­falls eine Nach­be­set­zung als Konsequenz.

Externe Recruiting-Maßnahmen

Neue Men­schen brin­gen fri­sche Ideen – des­we­gen suchen Arbeit­ge­ber auch ger­ne außer­halb ihres Unter­neh­mens nach neu­en Mit­ar­bei­tern. HR-Abtei­lun­gen haben dafür unter­schied­li­che Optio­nen. Unter­schie­den wird dabei zwi­schen akti­ven und pas­si­ven Recruiting-Maßnahmen.

Aktive Recruiting-Maßnahmen

  • Stellenanzeige: Die Stellenanzeige ist DAS Recruiting-Werkzeug schlechthin. Sie wird in sozialen Netzwerken, auf Jobbörsen oder der eigenen Karriereseite in der Hoffnung geteilt, dass möglichst viele Menschen sie zu Gesicht bekommen.

  • Active Sourcing: Beim Active Sourcing wird die HR-Abteilung aktiv und macht sich zusätzlich zur geschalteten Stellenanzeige auf die Suche nach einem passenden Kandidaten. Hierzu werden berufliche Online-Netzwerke abgegrast oder Karrieremessen und ähnliche Veranstaltungen besucht.

  • Headhunter: Wenn alle Stricke reißen und Kandidaten auf herkömmliche Maßnahmen einfach nicht anbeißen wollen, wird ein Headhunter beauftragt. Dieser ist darauf spezialisiert, Fachkräfte von anderen Unternehmen abzuwerben. Meistens kommen sie zum Einsatz, wenn wichtige Führungspositionen besetzt werden müssen.

Passive Recruiting-Maßnahmen

  • Talentpool: Die Einrichtung eines Talentpools hat viele Vorzüge. So behalten Sie engagierte Praktikanten oder interessante Bewerber, für die zu einem früheren Zeitpunkt kein Platz war, besser im Gedächtnis und können sie leichter kontaktieren, sobald sich eine geeignete Stelle auftut.

    • Employer Branding: Bekannte und vor allem beliebte Unternehmen genießen im Kampf um die besten Fachkräfte einen signifikanten Vorteil. Daher verwundert es kaum, dass sich Arbeitgeber in puncto Arbeitgebermarke besonders in Zeug legen.
  • Netzwerke: Die Pflege von sozialen Kontakten zahlt sich auch in der HR-Welt aus. Eine lange Liste an Kontakten auf Online-Netzwerken vergrößert die Reichweite Ihrer Stellenanzeigen automatisch und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie potenzielle Kandidaten erreichen.

  • Initiativbewerbung: Employer-Branding-Maßnahmen sowie Netzwerkpflege führen im Idealfall zu einem erhöhten Eingang an Initiativbewerbungen. Für eine HR-Abteilung ist das insofern erfreulich, als dadurch eine hohe Grundmotivation vonseiten des Bewerbers nachgewiesen werden kann. Das wiederrum ist eine gute Voraussetzung für eine langfristige Zusammenarbeit!

Die wichtigsten Recruiting-Instrumente im Überblick

Kar­rie­re­web­site
Ihre Kar­rie­re­web­site bil­det nicht nur das Fun­da­ment Ihres Recrui­tings, son­dern ist gleich­zei­tig das Aus­hän­ge­schild Ihres Unter­neh­mens. Im Rah­men unse­rer Can­di­da­te Journey“-Studie haben wir erho­ben, dass 39 Pro­zent der Bewer­ber die Kar­rie­re­web­site her­an­zie­hen, um sich über einen inter­es­san­ten Arbeit­ge­ber zu informieren.

Eine Kar­rie­re­web­site muss anspre­chend gestal­tet sein. Ver­wen­den Sie aus­sa­ge­kräf­ti­ge Bil­der und Gra­fi­ken und stel­len Sie sämt­li­che Infos bereit, die Bewer­ber brau­chen. Dazu gehö­ren bei­spiels­wei­se Details zum Unter­neh­men und zum Bewer­bungs­pro­zess sowie Ein­bli­cke in die Unter­neh­mens­kul­tur. Wir emp­feh­len außer­dem die Ein­rich­tung einer eige­nen Team­sei­te. So kön­nen sich Bewer­ber einen Ein­druck von ihren poten­zi­el­len neu­en Kol­le­gen machen.

Job­bör­se
Arbeit­ge­ber­pro­fi­le auf Job­bör­sen pushen Ihre Reich­wei­te im Inter­net zusätz­lich. Unter­schei­den kann man dabei zwi­schen spe­zia­li­sier­ten und gene­ra­lis­ti­schen Platt­for­men. Wel­che sich für Ihr Recrui­t­ing bes­ser eig­net, ist von Ihrer Ziel­grup­pe abhän­gig. Ein Arbeit­ge­ber­pro­fil erfüllt einen ähn­li­chen Zweck wie die eige­ne Kar­rie­re­web­site – es dient als Infor­ma­ti­ons­quel­le für Kan­di­da­ten. Dort kön­nen Sie eben­so Bil­der und Vide­os ein­bin­den, alle offe­nen Stel­len ange­ben und Anga­ben zu Bene­fits und Zusatz­leis­tun­gen machen.

Kar­rie­re­mes­sen und Hoch­schul­mar­ke­ting
Die Talen­te von mor­gen spre­chen Sie am bes­ten direkt dort an, wo sie zu fin­den sind: am Cam­pus! Kar­rie­re­mes­sen sind eine gute Gele­gen­heit, um sich jun­gen Men­schen per­sön­lich zu prä­sen­tie­ren und mit ihnen ins Gespräch zu kommen.

Social Media
Sozia­le Medi­en zäh­len zwar nicht per se als Recrui­t­ing-Instru­ment, aber sie eig­nen sich her­vor­ra­gend, um poten­zi­el­le Kan­di­da­ten auf sich auf­merk­sam zu machen und zah­len wesent­lich ins Employ­er Bran­ding ein. Über sol­che Kanä­le kön­nen sie am ein­fachs­ten und güns­tigs­ten demons­trie­ren, wel­che Art von Arbeit­ge­ber Sie sind.

Mit­ar­bei­ter wer­ben Mit­ar­bei­ter
Wenn Mit­ar­bei­ter in ihrem Umfeld aktiv über offe­ne Posi­tio­nen spre­chen und Sie als Arbeit­ge­ber emp­feh­len, zie­hen Sie dar­aus zwei­er­lei Vor­tei­le. Zum einen kos­tet Ihnen die­ses Recrui­t­ing-Instru­ment nichts. Und zum ande­ren ver­bes­sert sich die Qua­li­tät der Bewer­ber, denn Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den Ihnen nur jene Per­so­nen emp­feh­len, von denen sie wis­sen, dass sie gute Arbeit leis­ten und ins Unter­neh­men passen.

Worauf kommt es im Recruiting heute an?

Der Fach­kräf­te­man­gel hat den Arbeits­markt gehö­rig umge­krem­pelt und bis zu einem gewis­sen Grad sind es nun die Arbeit­neh­mer, die den Ton ange­ben. Ihre Aus­bil­dung und ihr Know-how erlau­ben es ihnen, bei der Suche nach einem neu­en Job wäh­le­risch zu sein. Hin­zu kommt, dass sich Men­schen nach einer bes­se­ren Work-Life-Balan­ce seh­nen und die Sinn­haf­tig­keit eines Jobs mit­un­ter mehr schät­zen als das Gehalt, das sie dafür bekommen.

In fol­gen­den Punk­ten ist ein Umden­ken von­sei­ten der Recrui­ter heu­te unerlässlich:

Persönlicher werden
Mit persönlicher Kommunikation auf Augenhöhe können Sie bei jedem Bewerber punkten. Die menschliche Komponente ist unersetzlich – scheuen Sie sich also nicht, Ihre Persönlichkeit durchscheinen zu lassen.
Datenbezogen arbeiten
Auch das beste Recruiting kann es sich nicht leisten, auf Daten zu verzichten. Kennzahlen wie die Time-to-hire, Cost-per-hire oder Fluktuationsrate sind aufschlussreich und bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Recruiting-Prozess über einen längeren Zeitraum hinweg zu optimieren.
Cultural Fit
Eine Zusammenarbeit kann nur dann wirklich fruchten, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer dieselben Werte vertreten. Und auch in den Teams müssen sich die jeweiligen Mitarbeiter gegenseitig riechen können. Achten Sie also darauf, Menschen zu rekrutieren, die wirklich in Ihr Unternehmen passen.
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