Onboarding – so gelingt der perfekte Start neuer Mitarbeiter*innen
Onboarding bedeutet mehr als Einarbeitung: Es hilft neuen Mitarbeiter*innen, ihre Aufgaben schnell zu erledigen und sich gut ins Team einzuleben. Ein klarer Plan für die erste Zeit gibt ihnen Sicherheit und Motivation. Das entscheidet oft darüber, ob jemand bleibt oder das Unternehmen wieder verlässt.
Unternehmen, die Onboarding gut planen, halten neue Mitarbeiter*innen deutlich länger und sparen dadurch sogar Geld. Eine Deloitte-Studie zeigt: Jede Kündigung kostet ein Unternehmen im Durchschnitt 15.000 EUR. Onboarding ist also keine Nebensache, sondern ein wichtiger Baustein für den Erfolg eines Unternehmens.
Was ist Onboarding und welches Ziel verfolgt es? #
Onboarding beschreibt alle Schritte, mit denen ein Unternehmen neue Mitarbeiter*innen einarbeitet. Das betrifft die zu erledigende Arbeit, das Team und die Firmenkultur. Ziel ist, dass sich neue Mitarbeitende schnell zurechtfinden, ihre Aufgaben gut erledigen und sich dem Unternehmen verbunden fühlen.
Ein gelungenes Onboarding besteht grundlegend aus zwei wichtigen Teilen:
| Die Einarbeitung | Hier lernen Mitarbeiter*innen ihre Aufgaben, die Arbeitsabläufe und wichtige Tools kennen. |
| Die soziale Einbindung | Hier bauen sie Kontakt zu Kolleg*innen auf und lernen die Kultur des Unternehmens kennen. |
👉 Kurz gesagt: Onboarding verbindet Wissen, Kultur und Kommunikation. Dies ist die Grundlage für Produktivität und schafft eine starke Bindung zum Unternehmen.
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Warum Onboarding über den Erfolg neuer Mitarbeiter*innen entscheidet #
Ein professionelles Onboarding hilft dir, neue Kolleg*innen im Team gut einzuarbeiten, und zwar fachlich, sozial und kulturell. Ohne eine klare Struktur fühlen sich neue Mitarbeitende oft unsicher, sind überfordert oder bekommen zu viele Informationen auf einmal. Mit einem bewährten Prozess erreichst du gleich mehrere Ziele:
- Neue Mitarbeitende arbeiten schneller selbstständig
- Sie fühlen sich von Anfang an wertgeschätzt
- Sie fühlen sich stärker mit dem Unternehmen verbunden
- Sie kündigen seltener in der Probezeit
- Ihre Motivation steigt und sie empfehlen das Unternehmen gerne weiter
Die drei Ebenen eines erfolgreichen Onboardings #
💡 Tipp
Plane für jede Ebene passende Maßnahmen. So wird das Onboarding mehr als eine reine Einarbeitung.
Ein starkes Onboarding funktioniert auf drei Ebenen, die einander ergänzen:
1. Fachliche Integration
Hier geht es um Wissen, Tools und Arbeitsabläufe. Neue Mitarbeitende benötigen einen klaren Einarbeitungsplan, Schulungen für die Praxis und feste Ansprechpartner*innen. So arbeiten sie schnell selbstständig und fühlen sich sicherer in ihren Aufgaben.
2. Soziale Integration
Auf dieser Ebene entscheidet sich, ob sich jemand als Teil des Teams fühlt. Gemeinsame Mittagessen, Teamrunden oder ein Buddy-System stärken das Vertrauen und fördern das Gefühl, dazuzugehören. Laut Haufe-Studie (2020) stärkt die soziale Integration die Bindung an das Unternehmen deutlich.
3. Werteorientierte Integration
Neue Kolleg*innen müssen verstehen, wofür dein oder das Unternehmen steht. Wenn sie die Ziele, Werte und Vision kennen, gibt ihnen das eine klare Orientierung. Dann passen die Entscheidungen und ihr Verhalten neuer Mitarbeitender besser zur Kultur des Unternehmens.
Welche Phasen hat ein Onboarding und welche Schritte gehören dazu? #
Ein vollständiges Onboarding gliedert sich in drei Phasen: Preboarding, Orientierung und Integration. Jede Phase erfüllt dabei ein Ziel und schließt bestimmte Aufgaben ein. Dazu zählen die organisatorische Vorbereitung, das Ankommen im Team sowie die vollständige Eingliederung ins Unternehmen.
1. Preboarding – alles beginnt vor dem ersten Tag
Das Preboarding startet mit der Vertragsunterschrift. Hier legst du den Grundstein für einen gelungenen Start:
Wichtige Schritte:
- Unternehmensinfos schicken (Leitbild, Organigramm, Produkte)
- Ansprechpartner*innen, Dresscode und erste Termine klären
- Arbeitsplatz vorbereiten (Hardware, Software, Zugänge)
- Team informieren und Zuständigkeiten festlegen
- Willkommensmail oder kleines Begrüßungspaket verschicken
„Neue Mitarbeiter*innen sollen spüren: „Ich bin willkommen, und alles ist vorbereitet."“
2. Orientierungsphase – ankommen und verstehen
Diese Phase dauert von der ersten Woche bis etwa zum dritten Monat. Hier lernt das neue Teammitglied die Aufgaben, die Kolleg*innen und die Kultur des Unternehmens kennen.
Praxisbeispiele:
- Begrüßung durch HR und Führungskraft
- Vorstellung im Team und Rundgang durchs Unternehmen
- Einführung in Tools, Prozesse und Projekte
- Zuweisung einer Buddy- oder Mentor*innenrolle
- Erste Aufgaben mit begleitendem Feedback
„Dein neues Teammitglied weiß jetzt, was zu tun ist, wen es bei Fragen anspricht und wo sein Platz im Team ist.“
Beispielhafte Mini-Checkliste für den ersten Arbeitstag:
| Aufgabe | Verantwortlich | Erledigt |
| Begrüßung an der Rezeption / am Eingang | HR | ☐ |
| Arbeitsplatz & Zugänge bereitstellen | IT | ☐ |
| Vorstellung im Team | Führungskraft | ☐ |
| Gemeinsames Mittagessen | Buddy/Team | ☐ |
| Erste Aufgaben erklären | Führungskraft | ☐ |
| Feedbackgespräch am Tagesende | Führungskraft | ☐ |
3. Integrationsphase – Vertrauen und Verantwortung aufbauen
Diese Phase dauert vom dritten Monat bis ungefähr zum Ende des ersten Jahres. Jetzt entscheidet sich, ob die neue Person ein fester Teil des Teams wird.
Wichtige Maßnahmen:
- Schrittweise Übernahme der Hauptaufgaben
- Regelmäßige Feedbackgespräche
- Teilnahme an Teamprojekten und Meetings
- Austausch über persönliche Ziele und Weiterentwicklung
- Reflexion: Was lief gut? Wo braucht es Unterstützung?
„Neue Teammitglieder übernehmen Verantwortung, fühlen sich als Teil des Teams und leben die Unternehmenskultur.“
Leitfaden für ein erfolgreiches Feedbackgespräch
Niemand ist perfekt und Fehler passieren. Im Arbeitsleben sollte der Fokus daher nicht auf dem liegen, was schiefgelaufen ist, sondern auf möglichen Lösungen und Strategien, um Fehltritte künftig zu vermeiden. Dafür braucht es Feedbackgespräche. Wie man als Führungskraft oder Personalverantwortliche*r motivierendes und verständliches Feedback gibt, zeigen wir anhand eines Leitfadens.
Wie sieht eine Onboarding-Checkliste für die ersten 90 Tage aus? #
Eine gute Onboarding-Checkliste gliedert den Einstieg vom Preboarding über den ersten Arbeitstag bis zu den ersten 90 Tagen. Sie enthält alle wichtigen Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten. Sie beantwortet Fragen wie:
- Wer bereitet den Arbeitsplatz vor?
- Wann findet das erste Feedbackgespräch statt?
- Welche Unterlagen oder Zugänge benötigt die neue Person?
So behältst du den Überblick und sorgst für einen guten Start.
Onboarding-Checkliste (Kurzfassung):
| Wichtigste Aufgaben | Ziel | |
| Vor dem Start (Preboarding) | Arbeitsplatz vorbereiten, Zugänge anlegen, Team informieren, Willkommenspaket schicken | Alles ist startklar, wenn der*die Neue beginnt. |
| Erster Arbeitstag | Begrüßung, Einführung in Tools & Team, Buddy oder Pat*in vorstellen, Feedback am Tagesende | Orientierung und Willkommen schaffen. |
| Erste 90 Tage | Regelmäßige Feedbackgespräche, Schulungen, Integration in Projekte, Zielvereinbarung | Einarbeitung abschließen, Motivation und Bindung stärken. |
👉 Lade hier unsere vollständige Onboarding-Checkliste als PDF herunter – mit allen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen im Detail:
Vollständige Onboarding-Checkliste zum Download
-
Checkliste fürs Onboarding von neuen Mitarbeiter*innen
Datei herunterladen
53 kb
Wie funktioniert Onboarding im Remote- oder Hybrid-Setup? #
💡 Tipp
Auch Remote-Onboarding funktioniert, wenn es menschlich bleibt. Kamera an, Interesse zeigen, Feedback geben – so entsteht Bindung auch auf Distanz.
Remote- oder Hybrid-Onboarding gelingt, wenn du den Ablauf und den persönlichen Kontakt gut planst. Digitale Treffen ersetzen den Rundgang durchs Büro, ein Buddy oder Pat*in begleitet den Einstieg virtuell und regelmäßige kurze Gespräche per Video schaffen Sicherheit. Ergänze dies durch klare Dokumentation – wie einen Online-Einarbeitungsplan – und feste Rituale wie ein wöchentliches Team-Update. So fühlen sich neue Mitarbeitende auch aus der Ferne ins Team eingebunden und starten sicher in ihre Rolle.
1. Kommunikation intensivieren
- Tägliche kurze Check-ins per Video oder Chat
- Regelmäßige 1:1-Gespräche mit der Führungskraft
- Virtuelle Kaffeepausen oder Team-Lunches
2. Digitale Tools gezielt nutzen
- Onboarding-Plattformen oder Learning-Management-Systeme einsetzen
- Gemeinsame Dokumente und Roadmaps in Tools wie Notion oder Teams pflegen
- Self-Service-Bereiche für administrative Aufgaben schaffen
3. Rituale schaffen
- Virtuelles Willkommensfrühstück oder Online-Vorstellungsrunde
- Digitale Teamevents
- Wöchentliche „Check-in-Runden“ für soziale Nähe
Welche typischen Fehler passieren beim Onboarding und wie kannst du sie vermeiden? #
Viele Probleme beim Onboarding entstehen durch fehlende Vorbereitung, zu viele Informationen auf einmal oder weil niemand sie persönlich betreut. Wenn neue Mitarbeitende einen schlechten Start haben, fühlen sie sich unsicher oder kündigen schnell wieder. Eine klare Struktur, feste Zuständigkeiten und regelmäßiges Feedback verhindern diese häufigen Fehler.
| Folge | Lösung | |
| Mangelnde Vorbereitung | Arbeitsplatz ist nicht bereit, niemand fühlt sich zuständig. | Checkliste nutzen und Verantwortlichkeiten für HR, IT und Führungskraft klar festlegen. |
| Informationsüberflutung | Neue Mitarbeiter*innen sind überfordert und verlieren den Überblick. | Inhalte portionieren – Grundlagen zuerst, Fachthemen schrittweise vermitteln. |
| Keine klaren Zuständigkeiten | Unklar, an wen man sich wenden kann. | Buddy-System einführen und feste Ansprechpartner*innen benennen. |
| Fehlende soziale Integration | Neue Kolleg*innen fühlen sich nicht zugehörig. | Gemeinsame Mittagessen, Teamevents oder Rituale planen. |
| Kein Feedback | Unsicherheit über Erwartungen und Leistung. | Regelmäßige Feedbackgespräche führen – nach 1 Tag, 1 Woche, 1 Monat, 3 und 6 Monaten. |
Wie kannst du den Erfolg deines Onboardings messen? #
💡 Tipp
Ergänze diese Zahlen durch persönliches Feedback. Frage neue Mitarbeitende zum Beispiel nach drei und sechs Monaten in einer Umfrage nach ihrer Meinung.
Unternehmen, die ein Konzept für ein Onboarding erstellen, möchten natürlich auch wissen, ob es funktioniert. Dafür benötigen sie messbare Kennzahlen. Sie zeigen, wie schnell neue Mitarbeiter*innen produktiv werden, ob sie bleiben und wie zufrieden sie sind. Mit diesen KPIs kannst du den Erfolg deines Prozesses objektiv bewerten und gezielt verbessern.
- Übernahmequote nach Probezeit: zeigt, wie gut Integration gelingt
- Zeit bis zur vollen Leistungsfähigkeit: misst Produktivität
- Frühfluktuation (Abgänge < 6 Monate): zentraler Indikator für Bindung
- Anzahl der Feedbackgespräche pro Neuanstellung: misst Kommunikationsqualität
- Kosten pro frühzeitiger Kündigung: Ø 15 000 € pro Stelle (Quelle: Deloitte Studie)
Fazit: Gutes Onboarding zahlt sich aus #
Onboarding ist nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiges Mittel für Motivation, Produktivität und Bindung. Wenn du neue Mitarbeitende willkommen heißt, sie begleitest und ihr Feedback ernst nimmst, baust du Vertrauen auf, welches die Grundlage für eine lange Zusammenarbeit ist.
👉 Dein nächster Schritt: Erstelle ein eigenes Onboarding-Konzept, das Preboarding, Orientierung und Integration klar beschreibt. Nutze dazu unsere Onboarding-Checkliste.
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