Effizient statt einschläfernd: 10 Regeln für bessere Meetings

Kampf den Zeitfressern im Besprechungsraum

Ein paar Besprechungen, damit ist der Arbeitstag auch schon gelaufen. Wenn der Blick auf den Kalender offenbart, dass Meetings auf der Agenda stehen, kann man sich von einem produktiven Arbeitstag meist schon verabschieden. Das müsste nicht sein, wenn Besprechungen effizient ablaufen würden. Zehn Tipps, wie Besprechungen vom Zeitfresser zum wertvollen Arbeitsinstrument werden:

1. Tagesordnung erstellen: Derjenige, der das Meeting einberuft, erstellt eine kurze Tagesordnung und schickt sie im Vorfeld an alle Teilnehmer aus. Je nach erforderlicher Vorbereitungszeit wird die Agenda rund zwei bis drei Tage vor der Besprechung ausgeschickt. Großes No-Go: Termineinladungen verschicken und darin nicht erwähnen, worum es überhaupt gehen wird und was besprochen werden soll.
2. Der Meetingowner trägt die Verantwortung: Wer die Besprechung einberuft und Teilnehmer dazu einlädt, ist als Meetingowner verantwortlich dafür, dass die Tagesordnung eingehalten wird, ein Besprechungsraum reserviert und der Termin in einem Zeitrahmen stattfindet, der realistischerweise auch einhaltbar ist.
3. Nur Personen einladen, die wirklich mitarbeiten können: Klingt so selbstverständlich, sieht in der Realität aber meist anders aus: Die Frage "Was mache ich hier eigentlich?" hat sich so mancher Meetingteilnehmer schon einmal gestellt, wenn er unnötigerweise zu einer Besprechung eingeladen wurde.
4. Firmeninterne Meetings evaluieren: Manche Meetings haben sich über die Jahre fix in die Kalender geschlichen: Jour-fixe, jede Woche, zwei Stunden. Über längere Zeiträume verändern sich vielleicht Teams oder Zuständigkeiten und alte Besprechungsrahmen sind überholt - die Meetingagenda passt sich daran aber nicht an. Deshalb regelmäßig evaluieren: Welche Meetings sind in welchem Rahmen noch notwendig?
5. Familienfreundliche Meetingzeiten einführen: Besprechungen um 8 Uhr morgens oder kurz vor Dienstende bringen Eltern mit Betreuungspflichten schnell in Schwierigkeiten. Eine lange Besprechung und dann noch das Kind von der Schule abholen? Fehlanzeige. Führungskräfte die darauf Rücksicht nehmen und Besprechungen nicht unbedingt zu Randzeiten planen, sammeln bei Eltern sicher Pluspunkte.
6. Fixen Zeitrahmen festlegen: Kurzes Meeting oder halbtägiger Besprechungsmarathon? Am Erstellen eines Zeitplans scheitert es selten, häufig jedoch am Einhalten. Wer Meetings ständig überzieht, zeigt wenig Respekt gegenüber der Arbeitszeit seiner Kollegen. Wer möchte, kann die einzelnen Tagesordnungspunkte innerhalb der Besprechung nochmals in kleinere Zeitportionen zerteilen und diese kommunizieren: Wir besprechen jetzt die Verkaufszahlen, das wird rund 20 Minuten in Anspruch nehmen.
7. Ausreichend Pausen einplanen: Bevor allen Meetingteilnehmern die Luft ausgeht: Ausreichend Pausen einplanen, Raum durchlüften und alle mit Kaffee und Wasser versorgen.
8. Meeting bei Bedarf abbrechen: Nur weil eine Besprechung für zwei Stunden angesetzt ist, bedeutet das nicht, dass man die komplette Zeit auch absitzen muss. Wenn sich herausstellt, dass man in einer Sackgasse steckt, jemand unzureichend vorbereitet ist oder wichtige Entscheidungsträger eigentlich fehlen: Meeting abbrechen und vertagen.
9. Protokoll verfassen: Es reicht eine kurze Zusammenfassung über die wichtigsten Punkte und Ergebnisse, die alle Teilnehmer nach dem Meeting erhalten.
10. Meet: Regeln, auf die man als Arbeitgeber besonderen Wert legt, kann man in einem Meeting Kodex schriftlich festlegen. Unseren Kodex von karriere.at gibt's als Inspirationsquelle hier zum kostenlosen Download.

3 Tipps für bessere Meetings

• Zeitrahmen bewusst kürzen: Unter leichtem Druck arbeitet es sich manchmal sogar etwas besser, als wenn massig Zeit zur Verfügung steht. Es lohnt sich auszuprobieren, ob in einer straff organisierten Besprechung vielleicht mehr weitergeht, als in lockerem Zeitrahmen.
• Raus aus dem Besprechungsraum: Weg vom Tisch, raus in die Natur, auf die Dachterrasse oder andere, ungewöhnliche Meetingorte. Vor allem für Kreativmeetings bietet es sich an, sich nicht im Besprechungszimmer zu treffen sondern ein anderes Umfeld zu wählen.
• Stehen statt sitzen: Damit man es sich im Sessel nicht zu bequem macht: Kurze Meetings im Stehen absolvieren.