Ich weiß, was du nicht weißt! – Ansätze für erfolgreiches Wissensmanagement

von in HR, Social am Dienstag, 9. August 2011 um 10:19

Wissen ist Kapital! In diesem Sinne ist Wissensmanagement in erfolgreichen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Fachkräfte sind heutzutage hart umkämpft und schwer in Unternehmen zu halten. Wie kann man also von ihrem Wissen profitieren und auch künftigen Mitarbeitern diese Erfahrungen weitergeben? Wissensweitergabe hilft nicht nur neuen Mitarbeitern bei der Einarbeitung, sondern erleichtert auch interne Firmenprozesse. Firmen-Wikis und Foren waren die ersten Instrumente, die das Wissensmanagement in Unternehmen unterstützten, aber welche Methoden sind für Unternehmen tatsächlich relevant?

Mag. Monika Maroscher

Mag. Monika Maroscher, Expertin für operatives Wissensmanagement

Angesichts der viel zitierten Informationsflut ist sinnvolles Erwerben, Archivieren, Nutzen und Weitergeben von Wissen von größter ökonomischer Bedeutung. „Das Ziel lautet, die Effizienz und Kreativität des Unternehmens zu erhöhen – hin zum Idealbild der lernenden Organisation“, sagt Mag. Monika Maroscher, Bildungsberaterin des MBA Lehrgang „Angewandtes Wissensmanagement“ an der JKU und Expertin für operatives Wissensmanagement im Unternehmen.

In Unternehmen wird Wissensmanagement dabei nicht nur zur Entwicklung und Weitergabe von Wissen genutzt, sondern vor allem auch zur Identifizierung von Kundenwünschen, Generierung von innovativen Produkten und Optimierung von Geschäftsprozessen. „Mithilfe von Wissensmanagement kann im operativen Tagesgeschäft nachhaltig erfolgreicher, kostengünstiger und schneller gearbeitet werden“, erklärt Maroscher.

Ein Praxisbeispiel liefert das IT-Unternehmen Ecomplexx Austria. „In der Vergangenheit wurde Wissensmanagement in unserem Unternehmen eher passiv betrieben“, sagt Stefan Pauzenberger, Regional Marketing Manager bei Ecomplexx Austria. „Es gab eine allgemein zugängliche digitale Ablage für Dokumente und vereinzelt auch Wikis bzw. Sammlungen von Wissen zu bestimmten Themen.“ Eine Mitarbeiter-Umfrage brachte die entscheidenden Ergebnisse. „Die Mitarbeiter erkannten den Bedarf an mehr aktiven Mitteln zur Unternehmenskommunikation und Weitergabe bzw. Speicherung von Wissen.“

Wissen für jeden?

„Wir haben viele Mitarbeiter, die viel Wissen mit in die Firma bringen und hier auch weiter ausbauen“, berichtet Pauzenberger. „Das macht das Thema Wissensmanagement natürlich auch extrem wichtig für uns. Allerdings ist es extrem schwierig dieses Wissen effizient, komplett und für jedermann leicht zugänglich zu machen.“ Pauzenberger bringt damit das Dilemma rund um das Thema Wissensmanagement in Unternehmen auf den Punkt. Bisher hatten Unternehmen zwei Möglichkeiten ihr Wissen zu managen:

  1. Wissen digital abspeichern (Wikis, Foren, Handbücher, Datenbanken)
  2. Wissen persönlich austauschen (Expertenrunden, Schulungen)

Das Problem: Beide Methoden sind nur scheinbar zielführend. Es fehlt die gemeinsame Kommunikationsbasis. Social Software bringt in diesem Konflikt die Wende. „Gerade der Social Media-Bereich forciert die Weitergabe des Wissens und den Trend hin zum lernenden Unternehmen nachhaltig“, so Maroscher.

Dann führen wir halt ein Wiki ein!

Am Beispiel von Firmen-Wikis wird sichtbar, woran Wissensmanagement in Unternehmen scheitert: Wer soll das implementieren? Gerade im stressigen Unternehmensalltag fallen Wikis und Foren dem hohen Zeitmangel zum Opfer. Auch wenn die Möglichkeit zur Wissensdokumentation besteht, keiner sieht sich dafür in der Verantwortung. Dazu gehört eine Unternehmenskultur, die das fördert und ermöglicht. T-Systems hat sich mit dem Thema Wissensmanagement in Unternehmen beschäftigt und bringt es in seiner dreiteiligen Serie „Die Problematik von Wissensmanagement in Unternehmen“, auf den Punkt.

Die Folien zeigen, welche Herausforderung Wissensmanager in Unternehmen meistern müssen. Durch Social Software wurden zwar zahlreiche Tools erworben, die bei der Wissensvermittlung behilflich sein können, aber sie sind kein Garant für Erfolg. Um Wissen erfolgreich in Unternehmen zu vermitteln, erfordert es eine Integration von Wissensmanagement in die Unternehmenskultur. Nur wenn auch das Unternehmen dahinter steht und die Einführung unterstützt, kann Wissensmanagement erfolgreich sein.

Unternehmenskultur als Nährboden für erfolgreiches Wissensmanagment

Stefan Pauzenberg, Ecomplexx Austria

Stefan Pauzenberger, Ecomplexx Austria

Auch Ecomplexx hat diese Tatsache verstanden und versucht als Unternehmen die Wissbegierde seiner Mitarbeiter zu unterstützen: „Viele Mitarbeiter kommen von sich aus mit dem Wunsch sich in bestimmte Richtungen weiterbilden zu wollen, was natürlich stetig neues Wissen ins Unternehmen bringt. Als erster abgeleiteter Schritt aus unserer Umfrage wird die passive Dokumentenablage gerade durch ein neues System ersetzt, welches auch sehr stark aktiv auf Kommunikation und Kollaboration innerhalb der Teams und des gesamten Unternehmens setzt.“

Der zweite Teil der Wissensmanagement-Serie zeigt, wie Wissensmanagement erfolgreich sein kann und vor allem wie das „neue Wissensmanagement“ aussieht. Social Software zur Verfügung zu haben, ist natürlich ein Vorteil. Jedoch ist die Kombination aus Online- und Offline-Werkzeugen entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz von Wissensmanagement.

Jedes Unternehmen ist anders

Wissensmanagement muss nicht nur auf Social Software beruhen. Erfolgreiche Unternehmen haben bereits ihren eigenen Weg gefunden, Wissen zu vermitteln. „Durch regelmäßig durchgeführte Schulungen und Meetings von Mitarbeitern für Mitarbeiter, den sogenannten Technology Meetings, konnte in unserer Wachstumsphase mit einer fast Verdreifachung der Mitarbeiteranzahl die Kommunikation zwischen alten und neuen Kolleginnen und Kollegen massiv gefördert werden. Im Zuge dessen wurde natürlich auch ein intensiver und nachhaltiger Wissensaustausch ermöglicht, wodurch sich kürzere Einarbeitungszeiten für neue Mitarbeiter ergaben“, schildert Pauzenberger aus dem Unternehmensalltag.

Wissensmanagement ist individuell und kann daher nicht verallgemeinert werden. Was bei einem Unternehmen funktioniert, kann bei einem anderen scheitern. Wie soll man also erkennen, welche Methode für das eigene Unternehmen die Richtige ist? Der dritte und letzte Teil der Wissensmanagement-Serie befasst sich mit der Entwicklung der individuellen Wissensstrategie.

Methode des Wissensmanagements

Es ist ­schwierig eine pauschale Vorgehensweise bei der Einführung von Wissensmanagement in Unternehmen vorzugeben. „Es kommt immer darauf an, was man mit Wissensmanagement im Unternehmen erreichen will bzw. welche Herausforderungen es im Unternehmen zu bewältigen gilt“, sagt Maroscher. Je nach Herangehensweise eignen sich unterschiedliche Methoden. Grundsätzlich würde sich für die Einführung von Wissensmanagement anbieten, erst einmal das Wissen im Unternehmen zu erheben. „Methoden wie World Café, Commuities of Practice, Critical Incident Technik und Story Telling können mit relativ geringem Aufwand durchgeführt werden und verbessern die Kommunikation im Unternehmen erheblich. ‚Know How‘ im Unternehmen wird somit gesichert und weitergegeben“, rät Maroscher.
  • World Café
    Ein World Café dauert zwischen 45 Minuten und drei Stunden. Vier bis acht Teilnehmer sitzen im Raum verteilt an Tischen, die mit beschreibbarem Papier beklebt sind. Stifte und Marker werden an allen Tischen bereitgestellt. Ein „Gastgeber“, der an jedem Tisch gewählt wird, übernimmt in den folgenden Runden immer die Funktion eines Moderators. Im Verlauf werden zwei bis drei unterschiedliche Fragen in Gesprächsrunden von 15 bis 30 Minuten an allen Tischen ausgearbeitet. Zwischen den Gesprächsrunden verteilen sich die Gesprächspartner immer wieder neu. Nur die Gastgeber bleiben immer auf Ihren Tischen und begrüßen die neuen Gäste. Sie wiederholen kurz das vorherige Gespräch und bringen die Diskussion erneut in Gang. Abgeschlossen wird mit einer Reflexionsphase aller Ergebnisse.
  • Critical Incident Technik
    Bei dieser Methode werden Kunden des Unternehmens nach besonders negativen Erfahrungen mit dem Unternehmen befragt. Der Kunde wird aufgefordert sich über seine Erlebnisse, beispielsweise mit Verkäufern oder Managern des Unternehmens, zu äußern und zu berichten, welche negativen oder positiven Konsequenzen bestimmte Unternehmensabläufe gehabt haben. Die Informationen werden in einem mehrstufigen Verfahren ausgewertet und verschiedenen Kategorien zugeordnet.
  • Story Telling
    Mit dieser Methode wird Wissen von Mitarbeitern über bestimmte Ereignisse im Unternehmen (wie beispielsweise eine Reorganisation, Zusammenführungen, ein Pilotprojekt) aus unterschiedlichsten Perspektiven der Mitarbeiter durch Interviews erfasst, ausgewertet und in Form von gemeinsamen Erfahrungsberichten aufbereitet. Ziel ist, die gemachten Erfahrungen, Tipps und Tricks zu dokumentieren und damit für das gesamte Unternehmen übertragbar und nutzbar zu machen.
  • Communities of Practice
    Ziel dieser Methode ist es, Mitarbeiter zusammenzubringen, die ähnliche Aufgabenstellungen lösen müssen oder an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Innerhalb der Treffen kann dann nützliches Erfahrungswissen ausgetauscht werden. Dazu wird ein Personenkreis ausgewählt, der in regelmäßigen Zeitabständen miteinander in Kontakt tritt (hier kommt Social Software ins Spiel) und Erfahrungen zu einem Thema austauscht.

Investition ins Firmenimage

„Zu oft sehen Unternehmen die Ausbildung junger Absolventen oder die Qualifizierung ihrer MitarbeiterInnen als Kostenfaktor statt als Investition“, kommentiert Maroscher. Dabei ist interne Wissensweitergabe meist kostenlos. Unternehmen, die sich langfristig mit dem Thema Wissensmanagement befassen, investieren in die eigene Zukunft. Ganz nach dem Motto: Ein Unternehmen ist immer nur so gut wie seine Mitarbeiter.

Redaktion

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