Assistenz der Geschäftsführung / Office Management m/w/d

Wir sind das Sozial- und Wirtschaftsinstitut der österreichischen Apotheker*innen - ein verlässlicher Arbeitgeber mit einem starken Team und einem sicheren, modernen Arbeitsumfeld.

Zur Verstärkung unseres Direktionssekretariats suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit, die organisatorische Stärke, Genauigkeit und ein freundliches Auftreten vereint.

Assistenz der Geschäftsführung /
Office Management

m/w/d, 30-40 Wochenstunden

Ihre Aufgaben

• Professionelles und selbständiges Office-Management (Post, Terminverwaltung, Telefonie,...)
• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten
• Organisation des Sitzungswesens: Koordination der Termine, inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung, Erstellung von Sitzungsprotokollen
• Personaladministration (Zeiterfassung, Dienstverträge, On- und Offboarding,...)
• Bestellwesen und Reisekostenabrechnungen

Ihre Kompetenzen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
• Multitasking liegt Ihnen, Sie setzen Prioritäten souverän und behalten stets den Überblick
• Kommunikativ, serviceorientiert und sicher im Umgang mit Menschen auf allen Hierarchieebenen
• Sorgfältige, genaue Arbeitsweise sowie hohe Verlässlichkeit
• Teamplayer*in mit Eigeninitiative, Organisationstalent und Weitblick
• Ausgezeichnete Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie sehr gute MS-Office-365- Kenntnisse
• Offen, lernbereit und interessiert an neuen digitalen Tools

Unser Angebot

• Sicherer Arbeitsplatz in einer etablierten Institution mit Sitz in 1090 Wien
• Abwechslungsreiches, verantwortungsvolles Aufgabengebiet
• Das Bruttomonatsgehalt beträgt mindestens EUR 2.710,- (Vollzeit, mit Matura). Je nach anrechenbaren einschlägigen Vordienstzeiten ist eine höhere Einstufung möglich.
• Gleitzeitregelung
• Bezahlte Mittagspause, Essenszuschuss & betriebliche Gesundheitsförderung
• Familienzulagen

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevanten Zeugnissen per smart bewerben.