art:phalanx ist eine Agentur im 7. Wiener Bezirk, die sich mit Themen der Stadtentwicklung, Architektur, Kunst und Kultur beschäftigt. Das Leistungsspektrum umfasst Kommunikations-Services und Consulting, Projektentwicklung und Kulturmanagement, Audio- und Videoproduktion sowie konzeptionelle Arbeit (z.B. Nutzungskonzepte für Räume und Stadtquartiere). Die Bandbreite der Kund*innen reicht von der freien Kunst- und Kulturszene, über Architektur- und Designbüros bis hin zu größeren Wirtschaftsunternehmen und öffentlichen Auftraggeber*innen.

Für unsere Agentur suchen wir eine*n engagierte*n Mitarbeiter*in, der/die u.a. als wichtige Schnittstelle zwischen Kund*innen und Projektteam fungiert, die Geschäftsführung unterstützt und das daily business betreut.

Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung

Aufgaben

• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung
• Selbstständiges und effizientes Office Management (Abläufe, Ablage, Struktur, Organisation, Datenpflege)
• Korrespondenz und Dokumentenmanagement
• Durchführen von Betriebsmittelbeschaffungen und Betreuung der Büroinfrastruktur
• Koordination von Meetings, Reisen, Firmenveranstaltungen und Terminen
• Verantwortlich für Rechnungslegung, Belegwesen und Kassaführung (vorbereitende BH)
• Mitwirkung im Reporting (Projektabrechnung, Projektkostenverfolgung)
• Key User der Organisationssoftware & Schnittstelle zur externen IT Betreuung
• Betreuung der Office Infrastruktur
• Betreuung von Volontariaten
• Empfang von Gästen

Anforderungen

• Abgeschlossene kfm. Ausbildung auf Maturaniveau oder Hochschulstudium
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich und Büroorganisation
• Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (MS-Office)
• Buchhaltungskenntnisse
• Eigenverantwortliches Arbeiten und Organisationsgeschick
• Flexibilität & Belastbarkeit
• Sicheres Auftreten, Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an Kommunikation mit Kunden, Partnern, Team
• Kenntnisse über und Interesse für das Kunst- und Kulturleben in Österreich sind von Vorteil

Angebot

art:phalanx bietet ein interessantes Arbeits- und Projektumfeld mit vielen Gestaltungsmöglichkeiten. Die Tätigkeit ist auf Vollzeit- oder Teilzeitbasis angesetzt. Arbeitsbeginn ab April oder Mai 2026.

Gehalt

Das Bruttogehalt lt. Kollektivvertrag liegt bei Vollzeit bei 2.633,91 EUR. Ein höheres Gehalt ist je nach Qualifikation und Erfahrung verhandelbar. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Über den Job

Anstellungsart: Vollzeit (Festanstellung), Teilzeit (Festanstellung)

Gehalt: ab 2.633,91 EUR monatlich

Positionsebene: Berufserfahrung

Arbeitsmodell: On-site

Dienstort: Wien 7. Bezirk (Neubau)

Berufsfelder: Assistenz, Verwaltung

Eintrittsdatum: Stelle verfügbar ab 01.04.2026

Offene Stellen: 1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber: art:phalanx Kommunikationsagentur GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl: 11 - 30 Mitarbeiter*innen

Standorte: Wien

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 38,5 Stunden

Teilzeit (Festanstellung)

• Montag bis Donnerstag
• 30 Stunden

Dienstort

• Wien 7. Bezirk (Neubau)

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Kalenderverwaltung
• Rechnungsstellung
• Kostenmanagement

Nice-To-Have Kenntnisse

• Reiseplanung

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungszeitraum: Bis 16.03.2026

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf

Ansprechperson

Johanna Raunig