Die EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI) sucht eine:n engagierte:n und proaktive:n Rezeptionist:in für die Betreuung unseres Empfangsbereichs.
Position: Teilzeit – Rezeptionist:in (Morgenschicht) & Operations Assistant
Wochenstunden: 20 Stunden/Woche, Montag – Freitag (08:00 – 13:00 Uhr)
Dienstort: Wien, Österreich
Arbeitgeber: EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI)
Über den Arbeitgeber Die EHF Services & Infrastructure GmbH (EHF SI) ist ein Tochterunternehmen der Europäischen Handball Föderation (EHF) und verantwortlich für die operative Exzellenz, das technische Management sowie die langfristige Nachhaltigkeit des Hauptsitzes („Home of Handball“) in Wien. Wir bieten ein internationales, dynamisches Sportumfeld, das von Professionalität und kollaborativem Teamgeist geprägt ist.
Position & Aufgabenbereich
Wir suchen eine:n zuverlässige:n, organisierte:n und proaktive:n Rezeptionist:in & Operations Assistant (Teilzeit) für den Empfangsbereich sowie für administrative Back-Office-Aufgaben in den Morgenstunden. In der Arbeitszeit von 08:00 bis 13:00 Uhr sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Gäste, unterstützen den täglichen Büroablauf und arbeiten eng mit internen Teams bei Themen wie VIP-Transporten, Meeting-Catering und europäischer Logistik zusammen. Die letzte Stunde (12:00–13:00 Uhr) dient der gezielten Übergabe an die/den Rezeptionist:in der Nachmittagsschicht, um einen nahtlosen Ablauf zu gewährleisten.
Hauptaufgaben
- Empfang & Gästebetreuung: Pünktliche Eröffnung der Rezeption um 08:00 Uhr; Empfang internationaler Besucher:innen, Bearbeitung zentraler Telefon- und E-Mail-Anfragen sowie Erhalt eines ordentlichen Empfangsbereichs.
- Schichtübergabe: Enger Austausch mit der/dem Nachmittags-Rezeptionist:in zwischen 12:00 und 13:00 Uhr zur nahtlosen Abstimmung von Kalendereinträgen, Posteingängen und Gästeankünften.
- Post & Lieferungen: Abwicklung des täglichen Postein- und -ausgangs, Paketversands und von Einschreiben.
- Rechnungsbearbeitung & Einkaufssupport: Erfassung eingehender Rechnungen, Unterstützung bei grundlegenden Aufgaben in der Rechnungslegung sowie Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterialien, Getränken etc. (z. B. via Merkur direkt, office direct).
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit:
- Catering-Koordination: Zusammenarbeit mit internen Fachabteilungen bei der Organisation von externem Catering für Meetings sowie Betreuung der Getränkestationen.
- VIP- & Executive-Transporte: Abstimmung mit den zuständigen internen Ansprechpartner:innen bezüglich lokaler Transporte und Flughafentransfers für Führungskräfte und Gäste.
- Equipment-Transporte & Zoll: Unterstützung des zuständigen Teams bei der Koordination von Material- und Equipment-Transporten in verschiedene europäische Länder, inklusive der Bearbeitung erster Telefon- und E-Mail-Anfragen bezüglich Zollformalitäten.
Anforderungsprofil
- Pünktlichkeit & Zuverlässigkeit: Hervorragendes Zeitmanagement ist unerlässlich, um die Einsatzbereitschaft am Empfang ab 08:00 Uhr sicherzustellen.
- Erfahrung & EDV-Kenntnisse: Vorkenntnisse im Rezeptions- oder Verwaltungsbereich. Sicherer Umgang mit Microsoft-Betriebssystemen und -Anwendungen (Outlook-Kalender, Word, Excel).
- Kommunikationsstärke: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) für den Austausch mit internationalen Stakeholdern und lokalen Lieferanten.
- Teamgeist: Freude an der Zusammenarbeit mit spezialisierten internen Abteilungen für einen reibungslosen Ablauf von Event-Caterings und internationaler Logistik.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 20 Stunden
Dienstort
- Wien 3. Bezirk (Landstraße)
Erforderliche Kenntnisse
- Telefonzentrale
- Buchungssysteme
- Kundenabrechnung
- Terminverwaltung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Microsoft Office
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Detaillierte Angaben zur Stelle
Teilzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 20 Stunden
Dienstort
- Wien 3. Bezirk (Landstraße)
Erforderliche Kenntnisse
- Telefonzentrale
- Buchungssysteme
- Kundenabrechnung
- Terminverwaltung
Nice-To-Have Kenntnisse
- Microsoft Office
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Gehalt
Mindestgehalt: EUR 1.500,00 brutto pro Monat (auf Basis von 20 Stunden/Woche, 14-mal jährlich gemäß den österreichischen arbeitsrechtlichen Standards), mit der Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung.
Benefits
-
Firmennotebook
-
Gute Anbindung
-
Verkehrsmittelzuschuss
-
Firmennotebook
-
Gute Anbindung
-
Verkehrsmittelzuschuss
Alle Infos zur Bewerbung
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Marsha Brown
Corporate Liaison
Die EHF SI sucht eine qualifizierte Persönlichkeit ab sofort. Wenn Sie an dieser Position interessiert sind, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben bis zum 30. September 2026 an application@eurohandball.com.
