Bei NXAI schlägt unser Herz für Visionär:innen, die Lust haben, gemeinsam mit uns die nächste Ära der KI einzuläuten. In unserem Linzer Office arbeiten wir an der Speerspitze der KI-Entwicklung – schnell wachsend, international vernetzt und immer in Bewegung.
Als einer der führenden Hubs für KI-Innovation überführen wir fortschrittliche, bahnbrechende Forschung in reale industrielle Anwendungen und fokussieren uns dabei auf xLSTM-Modelle der nächsten Generation.
Deine Aufgaben
Die Rolle des Executive Assistant & Office Management (w/m/d) ist dein Einstieg ins operative Herz eines wachsenden KI-Unternehmens. In dieser High-Impact-Position orchestrierst und managst du alle administrativen und organisatorischen Workflows, um die operative Exzellenz des Teams zu gewährleisten. Mit zunehmender Erfahrung wirst du schrittweise in zentrale Abläufe hineinwachsen und damit zu einer tragenden Säule für die operative Exzellenz bei NXAI.
- Du bist die treibende Kraft hinter unserem reibungslosen Office-Management und sorgst für perfekt getaktete Abläufe von der Terminplanung bis zur Dokumentation.
- Im Bereich Finance bist du Trusted Advisor für unsere externen Partner und übernimmst die Vorbereitung und Steuerung für folgende Themen:
- Du organisierst Rechnungen und Belege für die Buchhaltung.
- Du koordinierst und wickelst Zahlungen ab.
- Du unterstützt das Reporting und hältst das Budget-Tracking sowie Spesenabrechnungen im Griff.
- Bei unseren Förderungs-Projekten bist du der operative Anker: Du koordinierst die Erarbeitung von Förderanträgen und befüllst diese mit den nötigen Daten aus der Organisation und unterstützt die Kommunikation mit Fördergebern.
- Du übernimmst das Event-Management und organisierst unsere internen und externen Veranstaltungen, von Workshops bis zu Community-Meetups.
- Du managst unsere Community Relations und sorgst für den aktiven Austausch mit externen Netzwerken, wichtigen Industriepartnern und führenden akademischen Köpfen.
Was dich auszeichnet
- Du bringst bereitsErfahrung als Executive Assistant oder einer vergleichbaren Rolle mit, idealerweise im IT-, Tech- oder Consulting-Umfeld und hast dein Studium in BWL, Wirtschaftswissenschaften oder einer ähnlichen Richtung erfolgreich abgeschlossen.
- Starke organisatorische Skills sind dein Ding: Du organisierst mehrere Aufgaben gleichzeitig, setzt Prioritäten effektiv, behältst Deadlines im Blick und bringst eine hohe Souveränität im Umgang mit komplexen Themen und Stakeholdern mit.
- Du kommunizierst ausgezeichnet – schriftlich wie mündlich – fließend in Deutsch und Englisch. Der Umgang mit internen Teams, Kunden und Partnern ist dir vertraut und du behandelst sensible Informationen mit höchster Diskretion.
- Du zeigst echtes Interesse an Forschungs- und Technologieumgebungen mit sowie Initiative, antizipierst Anforderungen frühzeitig und schlägst praktische Lösungen vor.
- Tägliche Routine mit allen relevanten Produktivitäts- und Kollaborationstools (Google Workspace, MS Office, Projektmanagement-Tools) ist bei dir gesetzt.
Was wir dir bieten
- Eine stabile Position mit hoher Verantwortung am operativen Kern von NXAI.
- Die Möglichkeit, vom ersten Tag an Verantwortung im Bereich Office- und Projektmanagement in einem professionellen, wachstumsorientierten Umfeld in einem der aufstrebenden KI-Forschungszentren Österreichs zu übernehmen.
- Direkte Zusammenarbeit mit dem Führungsteam und einem diversen, hochqualifizierten Team, bei dem Exzellenz und Innovationsfreude an erster Stelle stehen und immer wieder neue Maßstäbe gesetzt werden.
- Wir unterstützen deinen individuellen Karrierepfad. Nach Wunsch kannst du Schritt für Schritt mehr Verantwortung übernehmen und dich perspektivisch auch in andere Richtungen weiterentwickeln.
- Ein marktkonformes, auf deine Erfahrung zugeschnittenes Gehaltspaket sowie individuell abgestimmte Benefits.
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Linz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Kalenderverwaltung
- Terminplanung
- Korrespondenz
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Detaillierte Angaben zur Stelle
Vollzeit (Festanstellung)
- Montag bis Freitag
- 38,5 Stunden
Dienstort
- Linz
Erforderliche Kenntnisse
- Büroorganisation
- Kalenderverwaltung
- Terminplanung
- Korrespondenz
Erforderliche Sprachen
- Deutsch C2
- Englisch C1
Gehalt
Das Mindestgehalt liegt bei 3.175 € brutto pro Monat (auf 38,5 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.
Benefits
-
Getränke
-
Firmennotebook
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Obst
-
Snacks
-
Verkehrsmittelzuschuss
-
Parkplatz
-
Team-Events
-
Barrierefreiheit
-
Getränke
-
Firmennotebook
-
Flexible Arbeitszeiten
-
Obst
-
Snacks
-
Verkehrsmittelzuschuss
-
Parkplatz
-
Team-Events
-
Barrierefreiheit
Alle Infos zur Bewerbung
Bewerbungsprozess
-
Schritt 1
Wir lernen dich kennen
-
Sende uns deine Bewerbung und zeig uns, wer du bist! Wir sind neugierig auf deine Talente, deine Ideen und das, was dich ausmacht.
-
Schritt 2
Lerne uns kennen
-
In einem Telefonat oder Video-Call tauschen wir uns über deine Vorstellungen aus, beantworten deine Fragen und entdecken, ob wir zueinanderpassen.
-
Schritt 3
Gemeinsamer Deep-Dive
-
Im gemeinsamen Follow-Up tauchen wir tiefer ein, idealerweise im persönlichen Gespräch. Ein umfassender Austausch, bei dem sich Kompetenz und Persönlichkeit begegnen.
-
Schritt 4
Der finale Feinschliff
-
Gemeinsam besprechen wir letzte Details, klären offene Fragen und legen den perfekten Start für dich fest.
-
Schritt 5
Willkommen
-
Wir sorgen dafür, dass du dich schnell angekommen fühlst und freuen uns darauf, gemeinsam mit dir Großes zu bewegen.
Gewünschte Bewerbungsunterlagen:
- Lebenslauf
- Motivationsschreiben
Ansprechperson
Carola Bachmaier, BSc
Talent Recruitment
Bist du bereit, die Zukunft der KI aktiv mitzugestalten und gemeinsam mit uns die nächste Stufe der KI-Revolution zu erreichen? Bewirb dich jetzt - Wir freuen uns darauf, zukunftsorientierte Köpfe kennenzulernen, die die Zukunft der KI mitgestalten möchten und mit dir ins Gespräch zu kommen.
