So bitte nicht! Der E-Mail-Knigge und die gängigsten No-Gos
E-Mails sind schnell und unkompliziert - sollte man meinen. In der täglichen Praxis sorgen sie aber oft für Missverständnisse, Unklarheiten oder andere Tritte in kleine und große Fettnäpfchen. Unser E-Mail-Knigge hilft euch weiter. Wenn ihr diese fünf Dinge beim Schreiben von E-Mails beachtet, seid ihr fein raus:
Wer beruflich mit E-Mails zu tun hat, hat sich bestimmt schon einmal eine dieser Fragen gestellt: Warum bekomme ich diese E-Mail? Was will mir der Absender damit sagen? Soll das ein Arbeitsauftrag sein oder nur eine Info? Und hat sie mich da gerade beleidigt?
Für jede Form der Kommunikation gelten bestimmte Regeln, E-Mails sind davon nicht ausgenommen. Die schriftliche Korrespondenz sorgt aber nicht immer für Freude. Missverständliche Formulierungen, versehentliches Absenden an die falschen Empfänger, gutgemeintes Weiterleiten von Informationen an unbeteiligte Kollegen - nur ein paar Klassiker aus der täglichen E-Mail-Flut in heimischen Büros. Sehen wir uns an, welche Fehler und Unachtsamkeiten so manche E-Mail zum Ärgernis machen:
#1 LG, MFG, LOL #
Die gängigen Online-Abkürzungen sind in E-Mails unter Freunden oder Kollegen, die sich gut kennen, natürlich kein Problem. Vorsicht aber vor dem Gebrauch in geschäftlicher Korrespondenz. "LG" ist als Grußformel nett gemeint, kann beim Empfänger jedoch für Unmut sorgen: Nimmt sich der Absender etwa nicht die Zeit, um "Liebe Grüße" auch zu tippen? Gleiches gilt auch für die Anrede: "Sg. Hr. Mayer" - hat es da jemand eilig?
#2 Nur ein großer Verteiler ist ein guter Verteiler! #
Die E-Mail einfach an das ganze Team schicken, das ist natürlich bequem. Sicher ist sicher! Wen es nicht betrifft, der kann die Mail ja löschen, oder? Große Verteiler und die daraus entstehende Flut an E-Mails sorgen oft für Ärger und Missverständnisse. Tut euch und eurem Team einen Gefallen und reduziert den Empfängerkreis auf jene Personen, die es auch wirklich betrifft.
#3 CC, BCC? #
Die CC- und BCC-Funktion ermöglicht es, eine E-Mail an mehrere Empfänger schicken. Klingt einfach, wird im Joballtag aber immer wieder falsch verwendet. CC - also die "Carbon Copy" - ist dazu gedacht, neben dem Hauptadressat einer E-Mail weitere Empfänger über den Inhalt in Kenntnis zu setzen. Streng genommen ergeben sich daraus weder Handlungs- noch Arbeitsauftrag. Sieht in der Realität natürlich oft anders aus: "Ich habe dir die E-Mail doch CC geschickt - warum hast du nichts gemacht?"
Noch ein Wort zu Privatsphäre und Datenschutz: Wer z.B. keinen Wert darauf legt, dass seine E-Mail-Adresse an andere Personen weitergegeben wird, hat vermutlich wenig Freude, wenn er sich mit 25 anderen Adressen im CC-Feld wiederfindet. Wer also nicht möchte, dass alle Empfänger einer E-Mail alle Adressen sehen können, muss auf die BCC-Funktion ("Blind Carbon Copy") zurückgreifen. So bleibt die Privatsphäre aller Beteiligten gewahrt. Außerdem ist es manchmal sinnvoll, wenn sich der Empfängerkreis eines Schreibens nicht allen offenbart.
#4 Lesebestätigungen anfordern #
Technisch ist es möglich, für E-Mails eine Lesebestätigung anzufordern - doch wozu? Rechtlich können sich Absender nicht darauf berufen, in der Praxis sagt die Lesebestätigung nichts darüber aus, ob der Empfänger die E-Mail auch tatsächlich gelesen hat. Er könnte sie kurz geöffnet und dann gar nicht gelesen haben - oder den Versand der Bestätigung überhaupt ablehnen. Ihr erhaltet vielleicht eine Lesebestätigung und dann - nichts. Und jetzt? Nachtelefonieren? Noch eine E-Mail schicken? Fragen, warum der Empfänger die E-Mail öffnet und sich dann nicht mehr meldet? Die Chance, dass das Anfordern einer Lesebestätigung bei eurem Gegenüber für Unmut sorgt, ist gegeben. Ob ihr trotzdem eine anfordern möchtet, bleibt natürlich euch überlassen.
#5 Unpassende Formulierungen #
In der schriftlichen Kommunikation fehlen zentrale Dinge, die im persönlichen Gespräch ganz selbstverständlich wahrgenommen und bewertet werden: Mimik, Gestik, Körpersprache und Tonalität. Denn es zählt nicht nur, was man sagt, sondern auch wie man es sagt. Außerdem müsst ihr den Empfänger der E-Mail mitdenken. Freunden und guten Kollegen schreibt man ganz anders bzw. direkter als Kunden oder Geschäftspartnern, mit denen man noch nie oder bisher erst wenig zu tun hatte. Daher im Zweifelsfall: Lieber extra höflich bleiben, damit kann nichts schiefgehen. Außerdem aufpassen vor dem Gebrauch von Emojis und beim Erstkontakt besser auf die freundlichen Smileys verzichten.
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