Inbox Zero: So kommt ihr zu einem leeren Posteingang

Kleine Anleitung für Inbox Zero

Auf dem Weg zu einer leeren Inbox werdet ihr vor einer mehr oder weniger großen Anzahl an E-Mails stehen, die ihr sortieren, löschen oder bearbeiten müsst. Je nach „Sammelleidenschaft“ könnt ihr euch Jahre zurück klicken und in alten „Das hebe ich lieber mal auf“-Gedanken schwelgen. Diese Schritte helfen euch, eure E-Mails in den Griff zu bekommen:

Das Projekt beginnt sofort!

Auch, wenn sich hunderte E-Mails in eurer Mailbox befinden und ihr von Inbox Zero noch weit entfernt seid: Beginnt sofort damit, neu eintreffende Post gleich abzuarbeiten. Unter Inbox Zero-Fans hat sich folgendes System bewährt:

• Jede E-Mail wird nur ein einziges Mal „angegriffen“: Beantworten, löschen, ins Archiv schieben oder daraus eine neue Aufgabe generieren.
• E-Mails, deren Bearbeitung unter 2 Minuten beansprucht, sofort beantworten oder weiterleiten.
• Nachrichten, denen ihr mehr Zeit widmen müsst, legt ihr als neue Aufgabe an. Ihr könnt die E-Mail in ein Organisationssystem wie Evernote verschieben, als Termin in euren Kalender übertragen oder in einen eigenen Ordner (z.B. „Heute erledigen“) verschieben – den allerdings wirklich am Ende des Tages bearbeiten und komplett leeren!
• Unwichtige Nachrichten sofort löschen.

Sinnvolle Ordnerstruktur schaffen

Manche E-Mails müssen auch nach ihrer Beantwortung bzw. Erledigung noch aufgehoben werden. Der Posteingang ist dafür aber nicht der richtige Ort. Legt euch eine sinnvolle Archiv-Ordner-Struktur an, in die E-Mails nach ihrer Beantwortung verschoben werden. Ihr könnt sie nach Projekten, Datum oder Ansprechpartnern archivieren. So habt ihr Zugriff auf alte Korrespondenz – schön geordnet und abseits des eigentlichen Posteingangs.

E-Mails sichten – mit System

Wenn ihr sehr viele E-Mails aufarbeiten müsst, hilft folgende Strategie: Alle E-Mails zuerst nach Absender zu sortieren – das ist besonders sinnvoll, wenn viele Newsletter oder automatisierte Nachrichten eines Absenders eintrudeln. Auf einen Rutsch lassen sich so z.B. eine ganze Menge Werbe-E-Mails oder alte Google-Alerts löschen.

Newsletter und Notifications checken

Hand auf’s Herz: Welche Newsletter liest du wirklich gerne und regelmäßig? Diese dürfen bleiben. Alle anderen Abos bei nächster Gelegenheit kündigen. Das gleiche gilt für Notifications diverser Social Media Accounts: Benachrichtigungen über neue YouTube-Videos, Tweets oder Facebook-Postings einer kritischen Prüfung unterziehen und ggf. abbestellen. Wenn ihr trotzdem viele Newsletter und Benachrichtigungen bekommen möchtet, könnt ihr sie über den Service unroll.me auch bündeln: Dieser Dienst bündelt viele Newsletter in einer einzigen E-Mail.

Zeitfenster für die Bearbeitung festlegen

Im Kampf gegen die E-Mail-Flut helfen fixe Zeitpunkte für die Bearbeitung aller eingetroffenen Nachrichten – auch dann, wenn ihr nicht auf Inbox Zero setzt. Außerhalb dieser Zeitfenster schließt ihr das Mail-Programm und stellt alle Notifications aus. Ständig einen Blick auf neu eintreffende Nachrichten zu werfen holt euch ständig aus Aufgaben, an denen ihr gerade arbeitet. Wenn die Stunde der E-Mails schlägt, arbeitet ihr dafür umso konzentrierter euer Postfach ab. Wie oft ihr eure Mails checkt, hängt natürlich von eurer Tätigkeit ab – im Kundenservice mit viel Mail-Kontakt müsst ihr sicher öfter ran, als in einem Job, wo schriftliche Korrespondenz nicht unbedingt zeitnah erledigt werden muss.

Google Tech Talk: Inbox Zero

Wenn ihr euch in diese Methode noch weiter vertiefen möchtet, hilft euch dieser Google Tech Talk von Merlin Mann weiter:

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