Inbox Zero: So kommst du zu einem leeren Posteingang

Mit einem fertig abgearbeiteten Posteingang in den Urlaub, Feierabend oder das Wochenende starten – eine schöne Vorstellung. Die Realität sieht meist anders aus: Viele ungelesene E-Mails und Nachrichten, die kurz überflogen wurden und deren Erledigung man danach im Hinterkopf mit sich herumschleppt. Der Weg zu einem geordneten Postfach kann über Inbox Zero führen. Die Methode ist sehr viel mehr, als nur ein leerer Posteingang am Ende des Tages.

Kleine Anleitung für Inbox Zero

Auf dem Weg zu einer leeren Inbox wirst du vor einer mehr oder weniger großen Anzahl an E-Mails stehen, die du sortieren, löschen oder bearbeiten musst. Je nach „Sammelleidenschaft“ kannst du dich Jahre zurück klicken und in alten „Das hebe ich lieber mal auf“-Gedanken schwelgen oder alles nicht mehr Wichtige gleich in den Papierkorb befördern. Diese Schritte helfen dir, deine E-Mails in den Griff zu bekommen:

Das Projekt beginnt sofort!

Auch, wenn sich hunderte E-Mails in eurer Mailbox befinden und ihr von Inbox Zero noch weit entfernt seid: Beginnt sofort damit, neu eintreffende Post gleich abzuarbeiten. Das bedeutet nicht, dass du in der Sekunde, in der sie eintrudelt, reagieren musst. Das führt nur unnötigerweise zu digitalem Stress. Besser ist, du hast fixe Zeiten für die Bearbeitung deiner Mails eingeplant, zum Beispiel einmal am Vormittag und einmal am Nachmittag.

Unter Inbox Zero-Fans hat sich folgendes System bewährt:

• Jede E-Mail wird nur ein einziges Mal „angegriffen“: Beantworten, löschen, ins Archiv schieben oder daraus eine neue Aufgabe generieren.
• E-Mails, deren Bearbeitung unter 2 Minuten beansprucht, sofort beantworten oder weiterleiten.
• Nachrichten, denen ihr mehr Zeit widmen müsst, legt ihr als neue Aufgabe an. Ihr könnt die E-Mail in ein Organisationssystem wie Evernote verschieben, als Termin in euren Kalender übertragen oder in einen eigenen Ordner (z. B. „Heute erledigen“) verschieben – den allerdings wirklich am Ende des Tages bearbeiten und komplett leeren!
• Unwichtige Nachrichten sofort löschen.

Sinnvolle Ordnerstruktur schaffen

Manche E-Mails müssen auch nach ihrer Beantwortung bzw. Erledigung noch aufgehoben werden. Der Posteingang ist dafür aber nicht der richtige Ort. Legt euch eine sinnvolle Archiv-Ordner-Struktur an, in die E-Mails nach ihrer Beantwortung verschoben werden. Ihr könnt sie nach Projekten, Datum oder Ansprechpartnern archivieren. So habt ihr Zugriff auf alte Korrespondenz – schön geordnet und abseits des eigentlichen Posteingangs.

E-Mails sichten – mit System

Wenn ihr sehr viele E-Mails aufarbeiten müsst, hilft folgende Strategie: Alle E-Mails zuerst nach Absender zu sortieren – das ist besonders sinnvoll, wenn viele Newsletter oder automatisierte Nachrichten eines Absenders eintrudeln. Auf einen Rutsch lassen sich so z. B. eine ganze Menge Werbe-E-Mails oder alte Google-Alerts löschen.

Newsletter und Notifications checken

Hand aufs Herz: Welche Newsletter liest du wirklich gerne und regelmäßig? Diese dürfen bleiben. Alle anderen Abos bei nächster Gelegenheit kündigen. Das gleiche gilt für Notifications diverser Social Media Accounts: Benachrichtigungen über neue YouTube-Videos, Tweets oder Facebook-Postings einer kritischen Prüfung unterziehen und ggf. abbestellen. Wenn ihr trotzdem viele Newsletter und Benachrichtigungen bekommen möchtet, könnt ihr sie über den Service unroll.me auch bündeln: Dieser Dienst bündelt viele Newsletter in einer einzigen E-Mail.

Zeitfenster für die Bearbeitung festlegen

Im Kampf gegen die E-Mail-Flut helfen fixe Zeitpunkte für die Bearbeitung aller eingetroffenen Nachrichten – auch dann, wenn ihr nicht auf Inbox Zero setzt. Außerhalb dieser Zeitfenster schließt ihr das Mail-Programm und stellt alle Notifications aus. Ständig einen Blick auf neu eintreffende Nachrichten zu werfen holt euch ständig aus Aufgaben, an denen ihr gerade arbeitet. Wenn die Stunde der E-Mails schlägt, arbeitet ihr dafür umso konzentrierter euer Postfach ab. Wie oft ihr eure Mails checkt, hängt natürlich von eurer Tätigkeit ab – im Kundenservice mit viel Mail-Kontakt müsst ihr sicher öfter ran, als in einem Job, wo schriftliche Korrespondenz nicht unbedingt zeitnah erledigt werden muss.

YouTube-Tutorial: Inbox Zero

Wenn ihr euch in diese Methode noch weiter vertiefen möchtet, hilft euch diese Schritt-für-Schritt-Anleitung (auf Englisch) weiter:

Wenn ihr nach eurem Postfach auch gleich noch einen aufgeräumten Schreibtisch haben wollt, bekommt ihr in diesem Video auf unserem YouTube-Kanal einfache Tipps dazu.

Bildnachweis: shutterstock/Marie Maerz, ra2studio