Formular-Frust – Online Bewerbungen im Selbsttest

von in Bewerbung, HR, Jobsuche am Mittwoch, 10. August 2011 um 10:37

Online-Bewerbungen sind ein Thema bei dem die Meinungen weit auseinander gehen. Von manchen Personalern hoch geschätzt, sind sie bei Bewerbern eher gefürchtet. Was hat es mit diesen anonymen Eingabemasken auf sich? Sind sie ein Grund, um potenzielle Kandidaten vor einer Bewerbung tatsächlich zurückschrecken zu lassen? karriere.at hat den Selbstversuch gemacht und 20 Online-Formulare österreichischer Firmen getestet, um die eine entscheidende Frage zu beantworten: Wie benutzerfreundlich sind Österreichs Online-Formulare?

Viele Großunternehmen, aber auch manche KMUs bevorzugen beim Bewerbungsprozess zunehmend standardisierte Online-Formulare statt der klassischen Bewerbung per E-Mail oder Post. Die Vorteile für Unternehmen und Personaler liegen klar auf der Hand: Durch die Standardisierung wird der Aufwand im Unternehmen stark minimiert! Sämtliche Bewerbungen werden in internen Datenbanken abgespeichert und können dort schnell bearbeitet werden. Was dem Unternehmen Zeit und Organisationsaufwand spart, verschreckt allerdings so manchen Bewerber.

„Ich habe aufgehört mich bei Firmen zu bewerben, die nur Online-Bewerbungsmasken anbieten“, kommentierte kürzlich ein Leser im karriere.blog.

Die Top 6 Begründungen, warum Online-Formulare bei Bewerber unbeliebt sind:

  1. Redundante Pflichtfelder
    Eingaben wie beispielsweise Ausbildung oder beruflicher Werdegang werden häufig doppelt verlangt. Teilweise verlangen Online-Masken sowohl die manuelle Eingabe in die Formularfelder, als auch das Uploaden eines Lebenslaufes. Hier kommt es zu Überschneidungen, die Bewerber ärgern.
  2. Fehlerhafte Systeme
    Besonders ärgerlich sind Online-Systeme, die beim Versenden der Unterlagen eine Fehlermeldung zurückgeben. Daraufhin sind alle getätigten Eingaben weg und man kann mit der Eingabe von vorne beginnen.
  3. Sehr persönliche Angaben
    In manchen Formularen wird man nicht nur nach dem eigenen Werdegang gefragt, sondern auch nach dem Werdegang des Partners. „Wozu diese Auskunft?“ fragen sich da so manche Bewerber.
  4. Registrierung erforderlich
    Manche Systeme erlauben eine Bewerbung nur jenen Nutzern, die sich auch schon auf der Seite registriert haben. Was mit den gesammelten Daten passiert wird nicht erläutert.
  5. Keine Browseranpassung
    Manche Online-Masken lassen sich nicht auf kleine Bildschirme skalieren oder erlauben keine mehrzeiligen Eingaben. Wie soll man sich also von seiner besten Seite zeigen, wenn es das System nicht zulässt?
  6. Ewig langes Warten
    Die Eingaben sind schnell getätigt nur scheint es teilweise eine Ewigkeit zu dauern, bis alle Daten abgespeichert sind. Fehlt hier auch noch die Navigation, die zeigt, an welcher Stelle man sich gerade befindet, verliert man schnell die Motivation den Prozess fortzusetzen.

karriere.at macht den Selbsttest

Die karriere.at Redaktion ist diesen Punkten auf den Grund gegangen und testete die Online-Formulare von 20 zufällig ausgewählten Unternehmen in Österreich auf Herz und Nieren. Die Tests erfolgten nach folgenden Kriterien:

  1. Dauer
  2. Navigation
  3. Information
  4. Fehlerfreiheit

Die Ausgangslage: Es wurden bei jedem Formular die gleichen Angaben gemacht, soweit das System dies zuließ. So wurden beim Punkt Ausbildung zwei Ausbildungsstationen genannt und beim Punkt beruflicher Werdegang drei Referenzen angegeben. Die restlichen Punkte wurden – je nach Anforderung – wahrheitsgetreu beantwortet. Sowohl der vorbereitete Lebenslauf, als auch das Anschreiben waren standardisierte Vorlagen. Die Ergebnisse sind überraschend, denn der Großteil der Formulare schnitt mit kleinen Schönheitsfehlern besser ab als erwartet.

Die Ergebnisse dieses Selbsttests im Überblick:


Durchschnittlich dauerte eine Bewerbung mittels Online-Formular 13 Minuten und 40 Sekunden. Am längsten benötigten wir für das Formular eines Unternehmens aus der Modeindustrie, dessen Abarbeitung exakt 25 Minuten und 36 Sekunden in Anspruch nahm. Das schnellste Formular lag bei 2 Minuten und 35 Sekunden.

Bei einer Zeitdifferenz von 23 Minuten und 1 Sekunde wird schnell klar, dass Unternehmen unterschiedliche Anforderungen an den Bewerber stellen. Beim schnellsten Formular mussten lediglich die persönlichen Daten eingegeben werden und der Lebenslauf sowie das Anschreiben auf den Server der Seite geladen werden. Das aufwendigste Formular (des bereits erwähnten Modeunternehmens) enthielt konkrete Fragen zu Zukunftsvorstellungen, den Weiterbildungswünschen sowie den Karrierezielen. Weiters wurde der Bewerber gebeten, ein Foto seines Lieblings-Outfits zur Verfügung zu stellen.

Die Abfolge der Online-Formulare war größtenteils übersichtlich umgesetzt.

Die übliche Reihenfolge bei den getesteten Unternehmen war:

Registrierung – Datenschutzerklärung – persönliche Daten – Ausbildung – Berufserfahrung – Qualifikationen (besuchte Kurse) – zusätzliche Kenntnisse (Sprachen) – Anlagen 

Bei 40 Prozent der getesteten Unternehmen musste man sich zunächst für das System registrieren. Dazu forderte das System eine E-Mail Adresse und ein Benutzerpasswort. Was mit den eingegebenen Daten passiert und wie lange diese gespeichert werden, konnte der Datenschutzerklärung entnommen werden.

Zwei Unternehmen befragten den Bewerber nach persönlichen Vorlieben und Informationen zum Lebenspartner. Die Firmenposition und das Unternehmen des Partners waren Pflichtfelder und mussten daher angegeben werden. Hier stellt sich die Frage, wozu diese Daten bei einem Vorauswahl-Prozess benötigt werden?

Vier Formulare waren fehlerhaft oder funktonierten im Browser nicht. Drei dieser vier Formulare erschwerten die Eingabe der Daten, da sie teilweise die Daten willkürlich wieder löschten oder beim Versenden der Daten ein Fehler auftrat. Lediglich ein Bewerbungsprozess musste nach 4 Minuten und 38 Sekunden abgebrochen werden, da die Eingabe von mehrzeiligen Texten im Formularfeld nicht möglich war.

Unser Fazit: Jene Formulare, die Fehlermeldungen produzierten, waren älter. Junge Unternehmen konnten allesamt mit einwandfreien Online-Formularen überzeugen. Sowohl grafisch, als auch von der Bedienbarkeit waren diese Formulare auf einem hohen Niveau. Der Bewerber wird durch die verschiedenen Abschnitte gelotst, ohne dabei das Gefühl zu haben Informationen doppelt einzugeben.

Vorteile für Unternehmen und Personaler, aber was ist mit dem Bewerber?

Auch Sie als Bewerber können von diesen Online-Tools profitieren. Natürlich muss Ihnen bewusst sein, dass all Ihre Daten und Angaben von den Personalverantwortlichen auf Herz und Nieren geprüft werden. Jedoch ergeben sich durch die Eingabe von Daten in einer Online-Maske auch einige Vorteile:

  • Sie müssen nicht spontan sein
    Erstellen Sie ein Profil unter falschem Namen und sehen Sie sich alle kommenden Fragen genau an. Sie können zu jeder Frage schon vorab einen kurzen aber prägnanten Text erstellen und diesen dann in das Eingabefeld kopieren. So vermeiden Sie eventuelle Rechtschreib- oder Grammatikfehler in den wichtigen Angaben.
  • Keine Formatierung notwendig
    Da in den Datenbanken Formatierungen verloren gehen und Inhalte standardisiert ausgegeben werden, ersparen Sie sich in vielen Fällen das mühevolle Formatieren. Wer trotzdem aus der Masse hervorstechen will, kann durch gute Inhalte punkten. Erklären Sie kurz und knapp, warum gerade Sie der/die Richtige für den Job sind. Diese Angaben erwarten sich Personaler meistens im Feld „Bemerkung/Kommentar“.
  • Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche
    Formulare bieten häufig keine Möglichkeit zusätzliche Qualifikationen anzuführen. Und das ist gut so! So sparen Sie Zeit und Geld, denn weder müssen Sie die Qualität der Dokumente soweit herunterschrauben, dass Sie diese uploaden können, noch müssen Sie Zeugnisse kopieren und dann auch noch Porto für den Versand zahlen. Wenn Personaler sich für Ihre Zusatzqualifikationen interessieren, werden Sie entweder aufgefordert diese Dokumente nachzureichen, oder können diese beim Bewerbungsgespräch aufs Tapet bringen.
  • Vielleicht beim nächsten Mal
    Durch die Speicherung der Bewerbung in der Datenbank können Personaler immer wieder auf Ihre Daten zurückgreifen. Vielleicht kommen Sie für eine andere Stelle in Frage, für die Sie sich gar nicht beworben haben.
  • Nutzen Sie Online-Tools
    Wussten Sie, dass es bereits Programme gibt, die Formulare automatisch für Sie ausfüllen? Gerade Felder wie Name, Anschrift und E-Mail Adresse werden von diesen Programmen mit einem Maus-Klick ausgefüllt. Googlen Sie einfach mal das Wort Formularausfüller und Sie werden überrascht sein!

Lasst uns Freunde sein!

Warum sollte man sich gegen ein System wehren, das auch Vorteile bieten kann? Die lange Dauer ist kein ausreichendes Argument. Auch das Erstellen von Anschreiben nimmt viel Zeit in Anspruch. Das bei mehreren Bewerbungen notwendige mehrfache Ausfüllen der Formulare geht mitunter auf die Nerven – aber immerhin sollten Anschreiben & Co bei jeder Bewerbung sowieso individualisiert werden.

Freuen Sie sich, dass Sie sich nicht mehr um die korrekte Formatierung kümmern müssen und konzentrieren Sie sich dafür auf konkrete Aussagen. Über die Fehleranfälligkeit haben auch wir uns teilweise geärgert. Machen Sie das Unternehmen darauf aufmerksam und bitten Sie den verantwortlichen Personaler, Ihre Bewerbung in anderer Form entgegenzunehmen. Wenn Sie eine Stelle wirklich haben wollen, werden Sie auch nicht vor der Nutzung des Online-Formulars zurückschrecken. Zeigen Sie sich von Ihrer besten (digitalen) Seite!

Haben Sie Erfahrungen mit schlechten Online-Formularen gemacht, die wir nicht genannt haben? Welche Erfahrungen haben Sie gesammelt?

Redaktion

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