Hilfe, Deadlines! So gewinnst du den Kampf gegen den Termindruck

von in Arbeitsleben am Freitag, 25. November 2016 um 11:24

Unter Stress arbeite ich am besten! Wer das von sich sagt, läuft kurz vor Deadlines zu Höchstformen auf. Ein näher rückender Termin kann sich zwar positiv auf die Produktivität auswirken, dauerhafter Druck kann aber auch ins Gegenteil umschlagen: Wenn eine Deadline die nächste jagt ist es Zeit, etwas gegen den Stress zu unternehmen.

Auch, wenn es nicht um Leben oder Tod geht: Deadline, Galgenfrist – die Sprache impliziert bereits, dass das Nichteinhalten solcher Fristen unangenehme Folgen haben kann. Kein Wunder, dass die näher rückende Deadline oft Stress und Unbehagen auslöst.

Abgabetermine und der zeitliche Druck, unter dem wir kurz davor stehen, haben grundsätzlich etwas Gutes – denn sie machen unheimlich produktiv. Mit limitierten zeitlichen Ressourcen arbeiten wir plötzlich höchst effizient. Unterschiedliche Deadlines haben aber verschiedene Qualitäten: Selbst gesetzte Termine, zu machbaren Zeitpunkten, können förderlich sein – Druck von außen, plötzlich vorverlegte Termine oder immer wieder kehrende Deadlines sorgen aber für Stress.

Darum werden Deadlines zum Verhängnis

  1. Falsche Einschätzung über die Zeit, die du für die Erledigung der Aufgabe brauchen wirst
  2. Arbeit ohne Prioritätensetzung oder Sinn dafür, was dringend oder wichtig ist
  3. Die Perfektionismusfalle: An Kleinigkeiten solange feilen, bis die Zeit für das große Ganze nicht mehr reicht
  4. Nur mal schnell auf Facebook schauen: Vor lauter Prokrastination die Deadline aus den Augen verlieren
  5. Viele Deadlines gleichzeitig und alles muss fertig werden

Wenn du Termindruck reduzieren möchtest, versuch es mit folgenden Schritten:

1. Organisieren – evaluieren – delegieren

Nicht alle Termine und Fristen hast du selbst in der Hand. Je mehr termingebundene Aufgaben auf deinem Schreibtisch landen, desto wichtiger ist es, den Überblick zu behalten und sich zu fragen: Was ist schaffbar? Manches landet vielleicht aus reiner Gewohnheit nach wie vor bei dir, könnte aber auch von jemand anderem erledigt werden. Jetzt wäre ein guter Zeitpunkt, um die Aufgabenverteilung im Team neu durchzusprechen. Falls du dich verschätzt und sich abzeichnet, dass du die Deadline nicht einhalten kannst, gib so früh wie möglich Bescheid. Ein Team kann immer noch retten, was zu retten ist.

2. Zeithorizont realistisch einschätzen

Bei immer wiederkehrenden Tasks sehr einfach, bei einmaligen Aufgaben vielleicht etwas schwieriger zu sagen: Wie lange brauche ich dafür? Ein Blick auf vergangene Projekte ist dabei hilfreich. Ebenfalls ein Augenöffner: Über eine oder zwei Wochen tracken, in welche Tätigkeiten am meisten Arbeitszeit fließt.

3. Pausen machen

Keine Zeit für Pause! Die kurzen Auszeiten fallen den stressigen Zeiten zuerst zum Opfer. Ideen für kurze Pausen haben wir an dieser Stelle bereits gesammelt. Falls sich eine Pause überhaupt nicht ausgeht, wechsle wenigstens zu einfachen Tasks oder erledige Routineaufgaben.

4. Dein Arbeitstag – dein Rhythmus

Die meisten Menschen sind morgens und am Vormittag besonders produktiv, haben dann ihr Nachmittagstief und vielleicht noch einen kurzen Produktivitätspeak kurz vor Feierabend. Lerne deinen Arbeitsrhythmus kennen und arbeite dann an zeitsensiblen Projekten, wenn du am meisten Energie hast.

5. Lerne Techniken für mehr Produktivität kennen

Je produktiver und effizienter du arbeitest, desto mehr verlieren Deadlines an Schrecken. Such dir eine Methode aus, die gut zu deinem Arbeitstag und deinen Tätigkeiten passt. Ein paar Ideen gibt es in dieser Infografik:

Infografik Produktivität

Bildnachweis: XiXinXing/Shutterstock; NFIB

Martina Kettner

Martina hat zwei Leidenschaften: Schreiben und Fotografieren. Für karriere.at macht sie Ersteres und bloggt am liebsten über alles, was den Arbeitsalltag schöner und Karriereplanung einfacher macht.

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