Job ID: 11430

Backoffice-Profi (m/w/d) mit Herz & Rückgrat, stark im Kundenkontakt | Vollzeit

Arbeitszeit: Vollzeit | Ort: Wien

Du bist die Person, die den Überblick behält, wenn draußen die Techniker unterwegs sind und drinnen Arbeitsscheine, Anfragen und To-dos zusammenlaufen. Du bleibst freundlich, klar und lösungsorientiert - und du hast das Standing, immer die richtige Antwort und den passenden Schlüssel für unterschiedliche Persönlichkeiten zu finden.

Für ein wirtschaftlich stabiles Technikunternehmen im südlichen Raum Wiens (Teil einer größeren Unternehmensgruppe) suchen wir genau so eine Persönlichkeit. Du bist die Schnittstelle zwischen Kunden-Team und Geschäftsführung, hältst Themen zusammen und sorgst dafür, dass Abläufe rund laufen.

Dein Job im Alltag

Du kontrollierst die Tagesberichte und Arbeitsscheine der Monteure und Servicemitarbeiter. Du klärst Rückfragen, wenn etwas fehlt, und sorgst dafür, dass Unterlagen vollständig sind. Du erstellst Rechnungen für Arbeitsscheine und Projekte und behältst dabei Zahlen, Zeiten und Leistungen im Blick. Du erstellst Angebote und hältst die Korrespondenz mit Kund:innen am Laufen.

Du bist die erste Anlaufstelle im Büro. Du hebst ab, beantwortest E-Mails, sortierst Post und hältst die Office-Organisation sauber. Du legst Eingangsrechnungen der Geschäftsführung vor und kümmerst dich um Bestellungen von Büro- und Verbrauchsmaterial.

Du führst die OP-Liste und besprichst sie regelmäßig mit der Geschäftsführung. Du verschickst Mahnschreiben und greifst auch zum Telefon, wenn es nötig ist. Wenn externe Stellen eingebunden werden (z. B. KSV), bereitest du die Unterlagen vor und hältst die Korrespondenz ordentlich.

Du arbeitest täglich in einem ERP-System. Du pflegst Daten, hältst Informationen aktuell und nutzt das System als Grundlage für Fakturierung, Nachverfolgung und Zusammenarbeit.

Du hältst Urlaubs- und Krankenstandslisten aktuell, pflegst Personalakten und unterstützt bei Lehrverträgen. Du hilfst bei der Inventur, erfasst Daten aus Zähllisten im System, prüfst Einkaufspreise und hältst laufende Lagerlisten und Entnahmen im Blick. Und wenn die Serviceleitung auf Urlaub ist, übernimmst du organisatorisch die Vertretung.

Was wir uns wünschen (Anforderungen)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Technische Affinität und Freude an einem handfesten Umfeld
• Technische Ausbildung/Vorerfahrung (z. B. Bau/Handwerk/Service/Technik-naher Innendienst) von Vorteil, aber nicht erforderlich
• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z. B. Auftragsmanagement, Innendienst, Fakturierung, Backoffice, Office-Management, Service-Administration)
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (du arbeitest täglich im ERP)
• Zahlenaffinität und ein gutes Auge für Vollständigkeit und Qualitätskontrolle
• Kommunikationsstark, kundenorientiert, lösungsorientiert, strukturiert und zuverlässig
• Persönlichkeit mit Herz & Rückgrat: freundlich, mit Standing, du findest den passenden Zugang zu unterschiedlichen Persönlichkeiten

Was die Position bietet (Angebot)

• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wirtschaftlich stabilen Unternehmen
• Ausgezeichnetes Betriebsklima und ein kleines Team mit echtem „Wir"
• Moderne Ausstattung
• Jährlicher Bonus als zusätzlicher Benefit
• Vollzeitstelle (38,5 h/Woche)
• Mindestgehalt: EUR 3.200 brutto/Monat - Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich

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Lindlpower Personalmanagement GmbH
Frau Jacqueline-Ljubow Sudnischnikowa
HR-Management
Goldschmiedgasse 6
1010 Wien
Tel: +43 1 5138822 266