Wir wachsen weiter - und suchen eine engagierte, serviceorientierte Persönlichkeit, die unsere Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen unterstützt. In dieser vielseitigen Position behalten Sie stets den Überblick, denken mit und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

Executive Assistant (m/w/d)

Aufgaben

• Eigenverantwortliche Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen und organisatorischen Bereich
• Selbstständiges Termin- und Kalendermanagement inklusive Reiseplanung
• Organisation und Koordination persönlicher und geschäftlicher Agenden
• Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, internen Teams (z. B. HR, Marketing) sowie externen Partner:innen
• Planung, Vorbereitung und Betreuung von Meetings, Vorträgen und Veranstaltungen
• Unterstützung im Projektmanagement und bei laufenden Sonderaufgaben

Anforderungen

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position - idealerweise in einer Rechtsanwaltskanzlei oder im Professional-Services-Umfeld
• Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Verantwortungsbewusstsein
• Organisationstalent, Flexibilität und die Fähigkeit, Prioritäten richtig zu setzen
• Diskretion, souveränes Auftreten und ein sicheres Gespür für Kommunikation
• Versierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Humor, Empathie und Teamgeist runden Ihr Profil ab

Angebot

• Einstieg ab sofort, Vollzeit (40 Std./Woche)
• Moderne Kanzlei-Infrastruktur und ausgezeichnete öffentliche Anbindung
• Snacks und Getränke sind für uns Selbstverständlich
• Ein kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eigenverantwortliche Tätigkeiten, Raum für persönliche Entwicklung
• Regelmäßige Teamevents, Firmenevents und ein gelebter Teamspirit

Gehalt

Das Mindestgehalt liegt bei 3.200 EUR brutto pro Monat (auf 40 Stunden Basis), das tatsächliche Gehalt ist abhängig von Qualifikation und Erfahrung. Das Gehalt wird 14-mal jährlich ausbezahlt.

Über den Job

Anstellungsart

Vollzeit (Festanstellung)

Gehalt

ab 3.200 EUR monatlich

Positionsebene

Berufserfahrung

Arbeitsmodell

On-site

Dienstort

Wien 9. Bezirk (Alsergrund)

Berufsfelder

Assistenz, Verwaltung

Offene Stellen

1 Stelle offen für diese Position

Über das Unternehmen

Arbeitgeber

Schiefer Rechtsanwälte GmbH

Mitarbeiter*innenanzahl

31 - 50 Mitarbeiter*innen

Standorte

Wien, Graz, Salzburg, Linz

Detaillierte Angaben zur Stelle

Vollzeit (Festanstellung)

• Montag bis Freitag
• 40 Stunden

Dienstort

• Wien 9. Bezirk (Alsergrund)

Erforderliche Kenntnisse

• Büroorganisation
• Geschäftsreiseplanung
• Kalenderverwaltung
• Korrespondenzführung
• Protokollführung

Erforderliche Sprachen

• Deutsch C2
• Englisch C1

Alle Infos zur Bewerbung

Bewerbungsprozess

• Schritt 1: Prüfung der Unterlagen
  Nach Erhalt Ihrer Unterlagen werden diese von uns geprüft.
• Schritt 2: Erstgespräch
  Im Erstgespräch lernen Sie neben HR die zweite Executive Assistant kennen. Sollten die Rahmenbedingungen für Sie und uns passen geht es in die nächste Runde.
• Schritt 3: Kennenlernen mit der Geschäfsführung
  Im 2. persönlichen Gespräch lernen Sie die Geschäftsführung kennen.
• Schritt 4: Rückmeldung
  Nach der internen Entscheidung erhalten Sie von uns zeitnah eine Rückmeldung. Wir versuchen unsere Schritte so kurz und effizient wie möglich zu halten und sehen von langen Bewerbungsprozessen ab.

Gewünschte Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf

Ansprechperson

Carina Wittig
HR Managerin