Office Manager:in (m/w/d)

Europa liegt Ihnen am Herzen? Uns auch! Unterstützen Sie das Team des European Form Alpbach mit Ihrer persönlichen Expertise! Ab sofort suchen wir eine:n engagierte:n

OFFICE MANAGER:IN (m/w/d)

Für das Büro von Geschäftsführung undStiftungsvorstand, 38,5 Stunden/Woche

Seit über 80 Jahren bringt das European Forum Alpbach (EFA) in Österreich internationale Führungskräfte und Vordenker:innen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur und Zivilgesellschaft zusammen. Über Fachrichtungen, Generationen und Nationalitäten hinweg tauschen sie im einzigartigen Umfeld der Tiroler-Alpen Ideen aus und erarbeiten Lösungen für die Zukunft Europas. 2025 kamen 4.700 Teilnehmer:innen aus über 100 Nationen - darunter 500 junge Stipendiat:innen unter 30 Jahren - zum EFA. Als Team unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder mehr zu erfahren und bessere Entscheidungen zu treffen.

Was Sie verantworten:

• Administration für Geschäftsführung und Stiftungsvorstand: Korrespondenzen, Kontakt-, Termin- und Reisemanagement, Ablagen und Abrechnungen
• Administrative Schnittstelle zum Präsidenten und Vereinsvorstand des EFA
• Einladungsmanagement sowie Protokollführung bei internen Sitzungen (Board Meetings, Management-Team Meetings…)
• Koordination von Briefings sowie Zusammenstellung von Präsentationen und Berichten für den Stiftungsvorstand
• Planung und Umsetzung von internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation
• Zuständigkeit für Gestaltung der Büro-Räumlichkeiten
• Internes Bestellwesen (Büromaterialien…)
• Schnittstelle zu Dienstleistern und Behörden (Hausverwaltung, Arbeitsinspektion, Firmenbuch…)
• VIP-Betreuung beim EFA in Alpbach

Was Sie mitbringen:

• Mehrjährige, relevante Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf professionellem Niveau in Wort und Schrift
• Hohe Organisations- und Kommunikationskompetenz mit sehr guten MS Office Kenntnissen
• Große Leidenschaft für politische Prozesse und Europa
• Organisationsstärke und Selbständigkeit, auch unter Zeitdruck
• Effektive:r Projektmanagementmit serviceorientierter "hands-on"-Mentalität
• Verständnis für und Erfahrung aus politischen und Non-Profit-Organisationen
• Freude am Relationship Management
• Eigenständiges Arbeiten, Stressresistenz, Lösungsorientierung sowie ein professionelles und freundliches Auftreten

Was wir Ihnen bieten:

• Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team
• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten in einem internationalen, hochkarätigen Umfeld
• Einen sinnerfüllten Arbeitsplatz in zentraler Lage in Wien
• Strukturierte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Moderne IT- und Meeting Ausstattung
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten für Home-Office
• Bruttojahresentgelt EUR 49.000 bei 38,5 Std./Woche mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation
• Im August 2-3 Wochen Arbeit direkt beim EFA in Alpbach, Tirol

Bewerben Sie sich jetzt!

Bitte senden Sie ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite), sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) ausschließlich per smart bewerben an Jimena Quintana Suárez mit dem Betreff "Office Manager:in".

Wir laden Sie ein, sich auf unserer Jobs-Seite über aktuelle Stellenangebote beim Europäischen Forum Alpbach zu informieren: https://www.alpbach.org/de/ueber-uns/jobs und unseren Job-Newsletter zu abonnieren: https://www.alpbach.org/de/newsletter-signup-de